С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) процедура увольнения претерпела изменения. Главный принцип: работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности в день увольнения. Но что именно нужно «отдать» или «направить» сотруднику, если бумажный документ отсутствует? Разберем по порядку.
Законная основа
Регулируется следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1, 62, 77).
- Постановление Правительства РФ № 922н (об утверждении правил ведения ЭТК).
- Приказ Минтруда № 782н (об утверждении формы СТД-Р).
Что является основным документом при ЭТК?
Если работник полностью отказался от бумажной трудовой книжки в пользу электронной (подал заявление в ПФР), то основным документом является:
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), выданные работодателем в бумажном виде по заявлению работника.
Эти сведения формируются в личном кабинете работника на портале Госуслуг или через ПФР. Но на практике работодатель обязан направить эти сведения в ПФР в течение следующего рабочего дня после приказа о приеме/увольнении. Сам работник может получить их:
- Через личный кабинет на Госуслугах.
- Через отделение ПФР или МФЦ (по заявлению).
- В бумажном виде от работодателя (по его заявлению).
Какие документы выдает работодатель при увольнении (обязательный минимум)
Независимо от формы трудовой книжки, в день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать:
| № | Документ | Основание | Примечание для ЭТК |
|---|---|---|---|
| 1 | Трудовая книжка (бумажная) ИЛИ Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | ст. 84.1 ТК РФ | Если бумажная книжка не велась, выдается СТД-Р по заявлению. Если велась и сохранилась у работника — выдается она с внесенной записью об увольнении. |
| 2 | Расчетный листок (с подробной расшифровкой всех выплат и удержаний) | ст. 91 ТК РФ | Обязателен всегда. |
| 3 | Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) за текущий и предыдущий годы | ст. 230 НК РФ | Выдается по письменному заявлению работника, но на практике часто вручается вместе с другими документами при увольнении. |
| 4 | Справка о сумме заработка за последние 2 года (форма 182н) | Для расчета больничного | Выдается по заявлению. Особенно важна для работников, уволенных по собственному желанию. |
| 5 | Справка об отсутствии (наличии) задолженности по алиментам (при необходимости) | По запросу сторонних организаций | Не является обязательной по ТК, но часто требуется для оформления новых документов. |
Ключевые нюансы и частые ошибки
Если у работника есть ОБЕ книжки (бумажная и электронная)
Это возможно, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного носителя. В этом случае:
- Работодатель обязан внести запись об увольнении в БУМАЖНУЮ трудовую книжку (если она у него на руках) и выдать ее.
- Одновременно направить сведения об увольнении в ПФР для занесения в ЭТК.
- Работник может запросить у ПФР выписку из ЭТК (СТД-Р), если хочет иметь ее в бумажном виде.
Важно: Запись в бумажной книжке и электронной должны быть идентичны. Ошибка — внести запись только в ЭТК, если бумажная книжка у работника сохранилась.
Как оформить запись об увольнении в ЭТК (в СТД-Р)?
В поле «Основание прекращения трудового договора» указывается:
- Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
- Статья (часть) Трудового кодекса РФ, на основании которой расторгается договор (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — увольнение по собственному желанию).
- ФИО руководителя, подписавшего приказ.
Пример записи: «Расторжение трудового договора по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Приказ от № 123-к. Директор Иванов И.И.»
Сроки
Сведения об увольнении должны быть направлены в ПФР не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа об увольнении (п. 6 Правил № 922н).
Бумажный документ (трудовая книжка или СТД-Р) выдается в день увольнения (ст. 84;1 ТК РФ).
Алгоритм действий для работодателя при увольнении сотрудника с ЭТК
- Уточните у работника, какой вариант у него актуален: только ЭТК или ЭТК + бумажная книжка.
- Издайте приказ (распоряжение) об увольнении с указанием конкретного основания по ТК РФ.
- Внесите запись об увольнении:
- В бумажную трудовую книжку (если она есть и выдается).
- В форму СТД-Р (если работник запросил бумажный вариант).
- Направьте сведения в ПФР через сервис «Сведения о трудовой деятельности» (в течение 1 рабочего дня).
- В день увольнения выдайте работнику:
- Трудовую книжку (бумажную) ИЛИ СТД-Р (по его заявлению).
- Расчетный листок.
- Иные справки по заявлению (2-НДФЛ, 182н и т.д.).
- Все причитающиеся выплаты (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и др;).
- Обеспечьте подписание акта об отсутствии претензий (рекомендуется, но не обязательно по ТК).
Что делать работнику?
Если вы увольняетесь и у вас ЭТК:
- Уточните у кадровика, будут ли они вносить запись в вашу старую бумажную книжку (если она у вас есть).
- Если бумажной книжки нет, напишите заявление на получение СТД-Р в бумажном виде (если хотите иметь ее на руках).
- Проверьте запись в ЭТК через личный кабинет на Госуслугах в течение 3-5 рабочих дней после увольнения.
- Запросите все необходимые справки (2-НДФЛ, 182н) в отделе кадров или бухгалтерии;
При электронной трудовой книжке работодатель не «отдает» сам документ (его не существует в физическом виде), а направляет сведения в ПФР и/или выдает бумажный документ (СТД-Р) по заявлению. Ключевое — соблюдать сроки и полноту информации. Работник в любой момент может получить выписку из своей ЭТК через ПФР или Госуслуги.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом, так как судебная практика по отдельным аспектам ведения ЭТК продолжает формироваться.