Приветствую! В этой статье мы подробно рассмотрим, какие документы необходимо выдать сотруднику при увольнении, если у него электронная трудовая книжка. Важно соблюдать законодательство, чтобы избежать возможных споров и штрафов.
Основные положения
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат ведения трудовых records, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку.
- Обязанность выдачи СТД-Р – при увольнении сотруднику обязательно должна быть выдана сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника). Это и есть его электронная трудовая книжка.
- Бумажная трудовая книжка – если сотрудник ранее вел бумажную трудовую книжку и не отказывался от ее ведения, то при увольнении выдавать СТД-Р не нужно.
- Сроки выдачи документов – все документы должны быть выданы сотруднику в день увольнения.
Перечень документов, выдаваемых при увольнении с электронной трудовой книжкой
В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику следующие документы:
Трудовая книжка (если велась) – если сотрудник вел бумажную трудовую книжку, то она выдается вместе со сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р – это электронная трудовая книжка сотрудника. Она содержит информацию о периодах работы у данного работодателя, а также о других кадровых событиях.
Приказ об увольнении – должен быть оформлен в соответствии с требованиями ТК РФ.
Расчетный листок – с подробным перечнем начислений и выплат за последний день работы.
Выписка из формы РСВ (Расчетный листок по страховым взносам) – содержит информацию о страховых взносах, уплаченных за сотрудника.
Выписка из формы Персонифицированных сведений (ЕФС-1) – содержит сведения о страховом стаже сотрудника, а также о пенсионных накоплениях.
Справка 2-НДФЛ – для получения сотрудником дохода, начисленного за последний период работы.
Копии документов, связанных с работой (по запросу сотрудника) – например, копия приказа о приеме на работу, копия приказа об увольнении, копия трудового договора. Выдаются только по письменному заявлению сотрудника.
Особые случаи
- Увольнение по собственному желанию: Перечень документов остается прежним.
- Увольнение по инициативе работодателя (например, сокращение): Перечень документов остается прежним.
- Увольнение иностранного гражданина: Правила выдачи документов для иностранных граждан аналогичны правилам для граждан РФ.
- Совмещение работы: Если сотрудник работает как штатный, так и внутренний совместитель, то при увольнении необходимо выдать документы по обоим местам работы.
Важные моменты
- Заполнение СТД-Р: Работодатель обязан правильно заполнить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Сроки выдачи: Все документы должны быть выданы сотруднику в день увольнения.
- Отказ сотрудника от получения документов: Если сотрудник отказывается от получения документов, работодатель должен составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей.
- Электронная подпись (КЭП): При отправке СТД-Р по электронной почте работодатель должен использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).
- Заявление на выдачу копий документов: Если сотрудник хочет получить копии документов, связанных с работой, ему необходимо подать заявление на имя работодателя.
Ответственность за нарушение сроков и порядка выдачи документов
Нарушение сроков и порядка выдачи документов при увольнении может повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов.
Рекомендации
- Внимательно проверяйте все документы перед выдачей сотруднику.
- Соблюдайте сроки выдачи документов.
- В случае возникновения вопросов обращайтесь к юристам или в кадровый отдел.
- Ознакомьтесь с актуальными требованиями законодательства в области ведения трудовых records.
Выдача документов при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой – важный этап в трудовых отношениях. Соблюдение всех требований законодательства поможет избежать возможных проблем и споров. Надеюсь, эта статья была для вас полезной!