В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) полностью заменяет бумажный аналог, но при увольнении работника остаётся ряд обязательных и опциональных документов, которые необходимо оформить и передать сотруднику. Ниже приведён подробный чек‑лист, который поможет работодателю не упустить ни одного пункта.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой архив сведений о трудовой деятельности работника, доступный через портал «Электронный персональный кабинет» (ЭПК). В ней фиксируются все записи о приёме на работу, переводах, повышениях, увольнениях и т.д. При увольнении запись об увольнении добавляется автоматически после подачи формы ЕФС‑1.

Обязательные документы, которые работник получает при увольнении

1. Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р) – форма Минтруда РФ от 10.11.22 № 713н.

   Выдаётся в двух случаях: по письменному заявлению сотрудника и при увольнении. В ней указаны периоды работы, должности и начисленные выплаты.

2. Расчётный листок с расшифровкой выплат – документ, подтверждающий размер заработной платы, налогов и отчислений за последний месяц работы.

   Он обязателен для всех увольняемых сотрудников.

3. Выписка из электронной трудовой книжки – копия записи об увольнении, выданная в электронном виде.

   Служит доказательством факта увольнения и может быть использована при дальнейшем трудоустройстве.

4. Выписка о пенсионных взносах – сведения о начисленных и уплаченных пенсионных взносах за весь период работы.

   Обязательна для всех сотрудников, уволенных по инициативе работодателя.

5. Письмо заказным письмом – подтверждение отправки всех вышеуказанных документов (если они выданы в бумажной форме).

   Заказное письмо гарантирует, что работник получил документы и может быть использовано в качестве доказательства в случае споров.

Дополнительные документы, выдаваемые по письменному заявлению

• Форма ЕФС‑1 – отчет о трудовой деятельности, подаётся работодателем в электронном виде.

  При увольнении она обязательна, но может быть выдана и по запросу сотрудника.

• Справка о начислениях заработной платы – детальная таблица всех начислений и удержаний за последний месяц.

  Выдаётся по запросу работника.

• Письмо о переходе в другую организацию – если сотрудник переводится по согласованию сторон.

  Содержит сведения о новой компании и сроке перехода.

• Письмо о переходе в другую организацию с согласия работника – аналогично предыдущему, но с дополнительным подтверждением согласия.

  Необходимо при переводе в другую организацию по инициативе работника.

Как правильно оформить пакет документов

Пакет документов при увольнении можно отдать в бумажной или электронной форме. Важно соблюсти порядок:

1. Подготовка документов – заполнить все формы в соответствии с действующим законодательством (СТД‑Р, ЕФС‑1, расчётный листок).
2. Проверка данных – убедиться, что все сведения о стаже, начислениях и отчислениях корректны.
3. Выдача в руки – передать сотруднику копии всех документов лично, подписать акт выдачи.
4. Заказное письмо – если документы выданы в бумажной форме, отправить их заказным письмом с подтверждением получения.
5. Электронная версия – загрузить все документы в ЭПК и предоставить сотруднику ссылку на доступ.

Как защитить организацию от возможных претензий

• Соблюдайте сроки выдачи – в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан выдать документы в течение 3 дней после увольнения.
• Храните копии – все документы, включая электронные, должны храниться в течение 10 лет.
• Подписывайте акты – наличие подписанного акта выдачи подтверждает, что сотрудник получил документы.
• Используйте электронные подписи – это повышает юридическую силу документов.

Пример оформления записи об увольнении в ЭТК

В электронную трудовую книжку запись об увольнении добавляется автоматически после подачи формы ЕФС‑1. В таблице ниже показан пример записи:

Где можно скачать образцы документов?

• Форма СТД‑Р (PDF)
• Форма ЕФС‑1 (PDF)
• Расчётный листок (Excel)
• Выписка из ЭТК (PDF)

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодателю необходимо:

• Подать форму ЕФС‑1 и автоматически добавить запись об увольнении в ЭТК.
• Выдать сотруднику СТД‑Р, расчётный листок, выписку из ЭТК и сведения о пенсионных взносах.
• При необходимости предоставить дополнительные документы по письменному заявлению.
• Соблюдать сроки выдачи и документировать процесс (акты, заказные письма).

Следуя этому чек‑листу, вы гарантируете законность и прозрачность процедуры увольнения, а также защитите свою организацию от возможных юридических рисков.