В 2026 году Государственная инспекция труда (ГИТ) продолжает проводить как плановые, так и внеплановые проверки организаций. Чтобы избежать штрафов и других санкций, работодатели должны быть готовы к проверке в любой момент. Главное – иметь под рукой все обязательные документы, которые инспектор может запросить.
Какие документы проверяют?
Ниже перечислены основные группы документов, которые являются обязательными для представления при проверке.
Трудовые договоры и локальные нормативные акты
- Трудовой договор каждого сотрудника.
- Коллективный договор (если он заключён).
- Внутренние регламенты, политики и локальные нормы (например, регламент по охране труда, правила внутреннего трудового распорядка).
Табель учёта рабочего времени
Табель должен вестись в установленном форме и содержать сведения о:
- Дата и часы работы.
- Переработки и ночные смены.
- Отгулы, больничные, отпуска.
Своды по начислению заработной платы
Включают:
- Таблицы расчёта заработной платы.
- Сведения о удержаниях (налоги, взносы в ПФР, ФСС).
- Сведения о премировании и надбавках.
Документы по охране труда
- Ежегодный план мероприятий по охране труда.
- Инструкции по безопасному выполнению работ.
- Акт приёмки средств индивидуальной защиты (СИЗ).
- Отчёты о проведении инструктажей и тренировок.
Финансовая отчётность
Для проверок, связанных с налоговыми и страховыми взносами, требуются:
- Баланс и отчёт о прибылях и убытках.
- Отчёт о движении денежных средств.
- Сведения о размере и структуре начисленных заработных плат.
Документы по социальному страхованию
- Сведения о взносах в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС.
- Справки о страховых выплатах (больничные, пособия по беременности и родам и др.).
Переходные и служебные документы
К ним относятся:
- Приказ о создании комиссии по охране труда.
- Приказ о назначении ответственного за безопасность.
- Регистрационные документы о регистрации в профсоюзе (если применимо).
Как подготовиться к проверке?
Чтобы минимизировать риск выявления нарушений, рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Проведите внутренний аудит. Сравните текущие документы с требованиями Трудового кодекса РФ и нормативными актами ГИТ;
- Обновите архив. Убедитесь, что все документы подписаны, пронумерованы и находятся в актуальном порядке.
- Обучите персонал. Сотрудники должны знать, какие документы могут потребоваться, и уметь быстро их предоставить.
- Подготовьте пояснительные записки. При необходимости подготовьте краткие объяснения к каждому документу, чтобы быстро ответить на вопросы инспектора.
Частые ошибки при оформлении документов
- Отсутствие подписи работодателя или уполномоченного лица.
- Неправильное оформление табеля учёта рабочего времени (ошибки в датах, часах, кодировке).
- Недостаток сведений о переработках и ночных сменах.
- Отсутствие или просроченность инструкций по охране труда.
- Несоответствие сумм в бухгалтерском учёте и в налоговой декларации;
Что делать, если инспектор выявил нарушения?
Если в результате проверки выявлены нарушения, действуйте по следующему алгоритму:
- Составьте протокол. Внимательно проанализируйте все замечания и укажите, какие пункты требуют исправления.
- Разработайте план исправления. Установите конкретные сроки и ответственных лиц.
- Внесите изменения в документы. Обновите договоры, табели, инструкции и другие акты.
- Подготовьте пояснительную записку. При необходимости предоставьте её в инспекцию вместе с подтверждением выполнения исправлений.
- Контролируйте соблюдение. Регулярно проверяйте, соблюдаются ли внесённые изменения, и готовьтесь к возможной повторной проверке.
Подготовка к проверке трудовой инспекции – это не разовое действие, а непрерывный процесс поддержания порядка в документообороте. Соблюдение требований по обязательным документам позволяет не только избежать штрафов, но и повысить уровень управленческой культуры организации в целом. Регулярный внутренний аудит, актуализация локальных норм и обучение персонала – ключевые факторы, обеспечивающие успешный проход любой проверки.
Если вы хотите быть уверенными в полном соответствии ваших документов с требованиями ГИТ, рекомендуется обратиться к специализированным юридическим консультантам или использовать автоматизированные сервисы аудита труда;