Вопрос о том, должен ли работник оплачивать вкладыш в трудовую книжку, часто вызывает путаницу как у сотрудников, так и у работодателей. Многие считают, что раз вкладыш — это документ, выдаваемый работнику, то и платить за него он должен. Однако законодательство РФ однозначно регулирует этот вопрос, и ответ на него, нет, работник не должен платить за вкладыш в трудовую книжку.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — это неотъемлемая часть трудовой книжки, которая выдается работнику в случае, когда все свободные строки в основной трудовой книжке исчерпаны. Он оформляется в том же порядке, что и сама трудовая книжка, и содержит те же реквизиты: наименование организации, ФИО работника, реквизиты трудовой книжки, записи о трудовой деятельности и т.д.
Согласно пункту 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), вкладыш является продолжением трудовой книжки и имеет такую же юридическую силу. Это означает, что он не является отдельным документом, а лишь дополнением к основному.
Кто обязан оплачивать бланки трудовых книжек и вкладышей?
Согласно статье 221 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечивать работника трудовой книжкой при поступлении на работу бесплатно; Это правило распространяется и на вкладыши.
Трудовой кодекс РФ не содержит никаких положений, позволяющих работодателю удерживать с работника стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша. Более того, статья 22 ТК РФ прямо запрещает работодателю требовать от работника оплаты за приобретение документов, связанных с трудовыми отношениями, если иное не предусмотрено федеральным законом.
При этом:
- Бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются работодателем за свой счет;
- Эти расходы относятся на издержки производства или на расходы на управление (в зависимости от учетной политики организации);
- В бухгалтерском учете бланки могут учитываться как материальные запасы (счет 10.21 — «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы») или как прочие расходы.
Можно ли требовать с работника оплату за вкладыш?
Нет, нельзя. Любое требование о возмещении стоимости вкладыша или трудовой книжки со стороны работника является незаконным.
Единственное исключение, предусмотренное законом, это случаи, когда:
- Трудовая книжка или вкладыш были утеряны по вине работника (например, работник сам потерял документ, не сохранил его надлежащим образом);
- Работник добровольно запросил дубликат трудовой книжки или вкладыша, несмотря на то, что документ был сохранен работодателем в надлежащем виде;
Даже в этих случаях удержание стоимости бланка возможно только при наличии письменного согласия работника. При этом работодатель обязан предоставить работнику копию чека или счета, подтверждающего стоимость приобретения бланка. Удержание должно производиться в пределах, установленных статьей 137 ТК РФ — не более 20% от заработной платы за один расчетный период.
Что делать, если работодатель требует оплату?
Если работодатель требует от вас оплатить вкладыш в трудовую книжку, вы можете:
- Отказаться от оплаты — ссылаясь на статью 221 ТК РФ и Постановление Правительства РФ № 225;
- Запросить письменное обоснование требования — в соответствии с статьей 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить документы, подтверждающие правомерность своих действий;
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) с жалобой — это бесплатно и эффективно;
- Подать иск в суд, если удержание уже произошло, вы можете требовать возврата средств с процентами за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ).
Практический пример
Сотрудник Иванов И.И. устроился на работу в ООО «Светлый путь». Через 2 года ему выдали вкладыш в трудовую книжку, так как все страницы основного документа были заполнены. Руководитель отдела кадров сказал: «Вкладыш стоит 150 рублей — оплатите, пожалуйста, в кассу».
Это требование незаконно. Иванов имеет полное право:
- Отказаться платить;
- Запросить у кадровика копию договора на поставку бланков, чтобы убедиться, что стоимость действительно была оплачена работодателем;
- Подать жалобу в Роструд — и тогда инспектор проведет проверку и наложит штраф на организацию (до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ).
Работник не обязан платить за вкладыш в трудовую книжку. Это прямое требование Трудового кодекса РФ. Работодатель несет полную ответственность за обеспечение работника необходимыми трудовыми документами, включая первичную трудовую книжку и все последующие вкладыши.
Любые попытки переложить эту обязанность на работника, нарушение трудового законодательства. Даже если работодатель «договорился» с сотрудником устно или через внутреннюю инструкцию — это не имеет юридической силы.
Важно помнить:
- Вкладыш — это продолжение трудовой книжки, а не отдельный товар;
- Приобретение бланков — обязанность работодателя;
- Оплата со стороны работника возможна только при его добровольном согласии и только в случае утраты документа по его вине;
- Нарушение этих правил влечет административную ответственность работодателя.
Если вы столкнулись с подобной ситуацией — не молчите. Защитите свои права. Закон на вашей стороне.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Ссылки на нормативные акты: ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 225 от .