Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в некоторых ситуациях вести бумажный формат все еще необходимо. В этой статье мы подробно разберем, должен ли работодатель отдавать трудовую книжку, как это происходит в эпоху цифровизации и какие права есть у работника.
Эволюция трудовой книжки: от бумаги к цифре
Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате. С помощью электронной трудовой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация о их стаже там хранится.
Несмотря на массовый переход на ЭТК, у многих граждан еще остаются бумажные бланки. Более того, недавно был опубликован Приказ Минтруда №320н от , которым вводится новый порядок ведения бумажных трудовых книжек, а также новые бланки. С 2023 года их нужно оформлять на новых образцах. Этим же постановлением (в историческом контексте, опираясь на советскую базу) были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, а постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года — инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. Хотя старые инструкции уже утратили силу, принципы бережного отношения к документу остались неизменными: трудовая книжка не должна содержать неправильных или неточных сведений.
Когда работодатель обязан отдать бумажную трудовую книжку?
Вопрос о выдаче документа на руки регулируется Трудовым кодексом РФ. Существуют два основных случая, когда работодатель обязан отдать бумажную трудовую книжку работнику:
- Увольнение работника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет. В документ вносится запись об увольнении, и с этого момента работник забирает её себе.
- Подача заявления о ведении бумажной трудовой книжки. Если работник в период 2020–2020 годов подал заявление о сохранении бумажного формата, работодатель обязан продолжать вести оба варианта: и электронный, и бумажный. При увольнении такой сотрудник забирает бумажный документ на руки.
Что если работник перешел на ЭТК?
Если сотрудник написал заявление о переходе исключительно на электронную трудовую книжку, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки в момент подачи этого заявления. С этого дня работодатель освобождается от ответственности за ведение бумажного документа. На руки выдается бумажная трудовая книжка, и в ней делается соответствующая отметка о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.
Выдача трудовой книжки по просьбе работника
Многие задаются вопросом: должны ли отдать трудовую книжку, если работник не увольняется, а просто хочет взять её для личных нужд (например, для оформления кредита или загранпаспорта)?
По закону, во время действия трудового договора бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Выдавать её на руки работнику, который продолжает трудиться, работодатель не обязан. Однако на практике часто идут навстречу: по письменному заявлению работника документ могут временно выдать под роспись в книге учета движения трудовых книжек. Важно помнить, что всю ответственность за сохранность документа в этот момент несет сам работник.
Электронная трудовая книжка: как подтвердить её наличие?
С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк им больше не выдается. Это порождает логичные вопросы:
- Нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки?
- Должен ли работник предъявить при приеме на работу какой-то документ, подтверждающий наличие ЭТК?
Ответ на первый вопрос — нет. Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя, поэтому её невозможно положить в сейф и зарегистрировать в бумажной книге учета; Сведения хранятся в базах данных Социального фонда России.
Что касается предъявления при трудоустройстве: работник не обязан приносить «выписку» из ЭТК. При приеме на работу новый работодатель самостоятельно запрашивает сведения о трудовой деятельности сотрудника из СФР через систему электронного документооборота (СЭДО). Однако работник может по собственной инициативе предоставить выписку из ЭТК, полученную через портал Госуслуг или МФЦ, чтобы ускорить процесс оформления.
Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий стаж. И хотя цифровизация меняет правила игры, базовые принципы защиты прав работника остаются прежними:
- При увольнении бумажная трудовая книжка обязательно выдается на руки в день увольнения.
- При переходе на ЭТК бумажный вариант также выдается работнику на руки.
- Во время работы документ должен храниться у работодателя, и выдача по просьбе — это право, а не обязанность организации.
- Электронные трудовые книжки не требуют физического учета и хранения, а сведения из них передаются между работодателем и СФР автоматически.
Самое главное помнить, что независимо от формата (бумажного или электронного), сведения о вашем стаже должны быть достоверными. Если вы обнаружили ошибку в бумажной книжке или сомневаетесь, передает ли текущий работодатель данные в СФР, вы имеете право запросить уточнение или проверить свою электронную выписку самостоятельно.