Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность граждан. Её заполнение требует определённых должностей и ответственности со стороны работодателя, HR‑специалистов и других участников кадрового сопровождения. В этой статье подробно рассматриваем, какие должности отвечают за оформление, ведение и обновление трудовой книжки, а также какие нормы ТК РФ и современные практики к этому относятся.
Ключевые должностные функции
Для корректного оформления трудовой книжки в организации обычно выделяют несколько основных ролей:
- HR‑менеджер (специалист по персоналу) – главный ответственный за подготовку и ведение трудовых документов, включая трудовую книжку.
- Кадровый аналитик – занимается проверкой соответствия записей в книжке требованиям законодательства.
- Юрисконсульт по трудовому праву – консультирует по вопросам оформления увольнения, перевода, повышения квалификации и др.
- Бухгалтер (при наличии отдельного отдела) – иногда участвует в оформлении записей, связанных с выплатами и премиями.
- Директор/руководитель организации – подписывает приказы и приказы об увольнении, что закрепляет факт изменения трудовых отношений.
1.1 HR‑менеджер
Основные обязанности:
- Составление и ведение электронных и бумажных форм трудовой книжки.
- Внесение сведений о приёме на работу, переводе, повышении квалификации, изменении условий труда.
- Оформление приказа об увольнении и последующее внесение записи в книжку.
- Контроль сроков внесения записей (не позднее 30 календарных дней с даты увольнения).
1.2 Кадровый аналитик
Функции включают:
- Проверку соответствия всех записей требованиям ст. 62 ТК РФ.
- Контроль за своевременным оформлением дубликатов при потере оригинала.
- Подготовку отчётов по статистике трудового стажа для внутренних и внешних запросов.
1.3 Юрисконсульт по трудовому праву
Необходимо привлекать специалиста при:
- Сложных случаях увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по статье 81 ТК РФ).
- Нестандартных формах труда (частичная занятость, совмещение нескольких должностей).
- Консультировании по изменениям в законодательстве о трудовых книжках (например, переход на электронные формы с 2026 г.).
Оформление записи при увольнении по собственному желанию
Одним из самых частых вопросов является формулировка записи в трудовой книжке при увольнении сотрудника по собственному желанию. Ниже – типовой шаблон, рекомендованный Министерством труда:
Запись в трудовой книжке: «Уволен по собственному желанию г. по решению работодателя № 123‑2025 от г.»
Важно, чтобы в записи присутствовали:
- Дата увольнения.
- Номер приказа (или решение) об увольнении.
- Формулировка «по собственному желанию».
Эта формулировка позволяет избежать двусмысленностей и соответствует требованиям ст. 84.1 ТК РФ.
Сроки и особенности внесения записей
Согласно действующему законодательству, в т.ч. с 1 января 2026 г., действуют следующие сроки:
- Приём на работу – запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты начала работы.
- Перевод, повышение квалификации, изменение условий труда – в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты изменения.
- Увольнение – запись о прекращении трудовых отношений вносится не позднее 30 (тридцати) календарных дней с даты увольнения.
Если работник не желает вести бумажную форму, допускается одновременное использование электронной трудовой книжки (ЭТК). При этом запись в бумажной книжке может быть заменена только по заявлению самого сотрудника.
Оформление дубликата трудовой книжки
Потеря или повреждение оригинального документа требует выдачи дубликата. С 1 января 2024 г. порядок изменился:
- Работодатель обязан подтвердить факт утраты/повреждения.
- В дубликате указываются все прежние записи, а также пометка «Дубликат».
- В случае одновременного использования бумажной и электронной форм, в электронной версии отражаются те же сведения, что и в бумажном документе.
Практические рекомендации для HR‑отдела
Чтобы избежать ошибок и задержек, рекомендуется:
- Вести единый реестр всех записей, связанных с трудовыми отношениями.
- Регулярно проверять соответствие записей актуальному ТК РФ и локальным нормативным актам.
- Обеспечить обучение сотрудников, ответственных за кадровое сопровождение, новым требованиям к электронным трудовым книжкам.
- Использовать проверенные программы для заполнения ЭТК, которые автоматически формируют нужные поля и сроки.
Оформление трудовой книжки – процесс, требующий чёткого распределения ролей между сотрудниками кадрового подразделения, юридическим отделом и руководством организации. Правильное заполнение записей, своевременное оформление приказов и соблюдение установленных сроков позволяют не только соблюсти требования законодательства, но и минимизировать риск споров с работниками.
Понимание, какие должности задействованы в каждом этапе, помогает организации эффективно управлять персональными документами и поддерживать прозрачность кадровых отношений.
Текущая дата: 21 мая 2026 г., 16:46:21 ()