В 2026 году в законодательстве РФ продолжают действовать правила, регулирующие ведение и оформление трудовой книжки․ При этом часто возникает вопрос о дополнительной (или заверенной) копии трудовой книжки, а также о переходе на электронную форму․ Ниже – подробный разбор всех аспектов, связанных с дополнительной трудовой книжкой․
Что такое дополнительная (заверенная) трудовая книжка?
Дополнительная трудовая книжка – это копия основной трудовой книжки, которую работодатель выдает работнику в виде отдельного документа․ Она служит для:
- подтверждения трудового стажа при изменении места работы;
- предоставления копии при утере оригинала;
- заверения сведений о работе в разных подразделениях компании․
В соответствии с ч․ 1 ст․ 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию не позднее трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника․
Как выглядит образец заверенной копии (2026 год)?
- На каждой странице копии ставится надпись «Верно»․
- Указывается должность лица, которое заверяет документ;
- Поставляется подпись с расшифровкой․
- Указывается дата выдачи․
- Если копия содержит несколько страниц, они нумеруются, а в конце – указывается общее количество страниц, подпись и печать организации․
Пример оформления:
Верно ФИО: Иванов И․И․ Должность: Руководитель отдела кадров Подпись: ______________________ Дата: Печать: [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2020 года в РФ действует закон, позволяющий вести электронную трудовую книжку․ Это современный способ хранения сведений о трудовой деятельности работника в цифровом виде․
Правила ведения ЭТК
- Все сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже вносятся работодателем в электронный формат․
- Данные передаются в Пенсионный фонд РФ для дальнейшего хранения․
- Электронная книжка имеет такой же юридический статус, как и бумажная․
Структура ЭТК полностью соответствует требованиям ТК РФ и включает:
- ьный лист с данными работника․
- Раздел «Трудовая деятельность» – сведения о местах работы, должностях, сроках․
- Раздел «Стаж работы» – подробный расчет стажа․
- Раздел «Примечания» – сведения о совместительстве, отпуске и т․п․
Преимущества электронной формы
- Скорость выдачи и обновления данных․
- Снижение риска потери или повреждения документов․
- Удобный доступ к информации для работодателя и ПФР․
- Автоматическое формирование отчетов по стажу и выплатам․
Как оформить переход на электронную форму?
Переход на ЭТК возможен только при согласии работника; По заявлению сотрудника он может:
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку (если она уже была оформлена)․
- Перейти полностью на электронный вариант․
В случае отказа от перехода работодатель обязан вести бумажную форму и предоставить сотрудникам СТД‑Р (стандартный документ, подтверждающий переход)․
Ключевые требования к заполнению и хранению
Сведения, которые необходимо внести
- ФИО работника, дата рождения, место рождения․
- Сведения о месте и периоде работы (наименование организации, отдел, должность, даты начала и окончания)․
- Стаж работы, включая периоды совмещения․
- Сведения о обучении и профессиональном развитии․
- Информация о выплатах, отпуске, больничных и иных социальных выплатах․
Как оформить дубликат
Если оригинал потерян, работодатель оформляет дубликат по следующей схеме:
- Сотрудник подает заявление о выдаче дубликата․
- Работодатель в течение трёх рабочих дней готовит заверенную копию․
- Копия подписывается, ставится печать и указывается дата выдачи․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
Да․ Если сотрудник не желает полностью переходить на электронный формат, он может продолжать вести бумажную копию, но в этом случае необходимо также вести электронную запись в ПФР․
Как оформить запись о совместительстве в книжке?
Совместительство – это дополнительная оплачиваемая работа, которую сотрудник выполняет в свободное время․ В книжке указываются:
- Наименование дополнительной работы․
- Дата начала и окончания совмещения․
- Размер дополнительной заработной платы․
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибку можно исправить, подав уточненное заявление и получив новую заверенную копию․ При этом в оригинальную запись вносят отметку «исправление», а в новой книжке указывается правильная информация;
Практические рекомендации работодателю
- Обеспечьте своевременное оформление заверенных копий по заявлениям сотрудников․
- Подготовьте шаблоны для электронного ведения трудовой книжки, чтобы избежать ошибок․
- Регулярно проверяйте соответствие данных, внесенных в ЭТК, с информацией в ПФР․
- Обучайте персонал правилам заполнения и оформления дубликатов․
- Сохраняйте копии заверенных документов в архиве минимум 5 лет․
Дополнительная (заверенная) трудовая книжка – важный инструмент подтверждения трудового стажа и сведений о работе сотрудника․ В 2026 году работодатели могут выбирать между традиционной бумажной формой и современной электронной версией․ Главное – соблюдать установленные сроки, правильно оформлять копии и своевременно обновлять данные в электронном виде․ При правильном подходе процесс ведения и оформления трудовой книжки станет прозрачным, быстрым и безопасным как для работодателя, так и для сотрудника․