В последние годы в России активно внедряется электронный кадровый документооборот. Одним из ключевых элементов этой системы является электронная трудовая книжка (ЭТК). При переходе с бумажного формата на электронный работодатель обязан оформить дополнительное соглашение к трудовому договору‚ в котором фиксируются новые условия взаимодействия сторон.
Правовая основа
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет понятие сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – порядок перехода с бумажных трудовых книжек на ЭТК.
- Федеральный закон № 377‑ФЗ от – регламентирует взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота (ТК РФ‚ ст. 22.3).
Эти нормативные акты устанавливают‚ что переход на ЭТК возможен только при наличии письменного (или электронного) согласия работника‚ оформленного в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.
Когда необходимо заключать дополнительное соглашение?
- При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную.
- При изменении условий трудового договора‚ связанных с использованием электронного документооборота (например‚ ввод новых сервисов‚ изменение порядка подписания документов).
- При необходимости уточнить порядок доступа работника к своей ЭТК (через портал Госуслуг‚ корпоративный портал и т.д.).
- При изменении реквизитов работодателя в системе ЕСУТД (Единая система управления трудовыми документами).
Содержание дополнительного соглашения
Согласно практике‚ в дополнительное соглашение включают следующие разделы:
- Вводная часть – наименование сторон‚ дата заключения‚ ссылка на основной трудовой договор (номер‚ дата).
- Предмет соглашения – описание перехода на электронную трудовую книжку‚ указание‚ что работник согласен вести трудовую книжку в электронном виде.
- Права и обязанности сторон:
- Работодатель обязуется вносить сведения о трудовой деятельности в ЕСУТД в сроки‚ установленные законодательством.
- Работник обязуется своевременно предоставлять необходимые сведения (например‚ заявление о переходе‚ согласие на обработку персональных данных).
- Порядок доступа к ЭТК – указание портала (Госуслуги‚ корпоративный портал)‚ способ аутентификации‚ сроки предоставления доступа.
- Согласие на электронный документооборот – подтверждение‚ что все дальнейшие документы (приказы‚ заявления‚ доп. соглашения) могут подписываться электронно.
- Ответственность сторон – последствия нарушения условий (например‚ отказ работника от использования ЭТК без уважительной причины).
- Прочие условия – порядок внесения изменений‚ срок действия соглашения‚ реквизиты для подписания.
- Подписи сторон – электронная подпись (ЭП) или‚ при необходимости‚ подпись на бумажном носителе.
Порядок оформления и подписания
- Подготовка документа – HR‑служба формирует текст соглашения в соответствии с образцом (см. ниже).
- Согласование с работником – работнику предоставляется возможность ознакомиться с условиями‚ задать вопросы.
- Подписание:
- Электронная подпись через сервисы ФНС‚ ЕСУТД или корпоративный КЭП.
- При необходимости (например‚ если работник находится за пределами РФ) – отправка бумажного экземпляра в течение 3 рабочих дней.
- Регистрация в ЕСУТД – после подписания документ загружается в систему‚ где фиксируется дата и время подписания.
- Уведомление работника – система автоматически отправляет уведомление о переходе на ЭТК (по SMS‚ e‑mail‚ через портал Госуслуг).
Образец дополнительного соглашения
Ниже представлен типовой шаблон‚ который можно адаптировать под конкретные условия организации.
<h2>Дополнительное соглашение № ___ к Трудовому договору</h2> <p>г. ____________ «____» ___________ 2026 г.</p> <p><strong>Работодатель:</strong> ______________________________________ (наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН)</p> <p><strong>Работник:</strong> ______________________________________ (ФИО‚ паспортные данные‚ СНИЛС)</p> <h3>1. Предмет соглашения</h3> <p>Настоящим соглашением стороны согласовывают переход на ведение трудовой книжки в электронном виде (ЭТК) в соответствии с ФЗ № 439‑ФЗ от г. и ст. 66.1 ТК РФ.</p> <h3>2. Права и обязанности сторон</h3> <ol> <li>Работодатель обязуется вносить сведения о трудовой деятельности Работника в ЕСУТД в сроки‚ установленные законодательством.</li> <li>Работник обязуется предоставить работодателю заявление о согласии на переход на ЭТК и своевременно информировать о смене контактных данных.</li> </ol> <h3>3. Порядок доступа к ЭТК</h3> <p>Работнику предоставляется доступ к своей электронной трудовой книжке через портал <strong>Госуслуги</strong> (или корпоративный портал __________). Доступ осуществляется после подтверждения личности с помощью ЕСИА.</p> <h3>4. Согласие на электронный документооборот</h3> <p>Стороны согласны‚ что все дальнейшие трудовые документы (приказы‚ заявления‚ дополнительные соглашения) могут подписываться с использованием электронной подписи (ЭП).</p> <h3>5. Ответственность сторон</h3> <p>В случае отказа Работника от использования ЭТК без уважительных причин‚ Работодатель вправе потребовать возврат к бумажному оформлению‚ что может повлечь за собой дополнительные затраты‚ возлагаемые на Работника.</p> <h3>6. Прочие условия</h3> <p>Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и действует до полного исполнения обязательств по трудовому договору.</p> <h3>7. Подписи сторон</h3> <p><strong>Работодатель:</strong> ______________________ / ______________________ (подпись/ЭП)</p> <p><strong>Работник:</strong> ______________________ / ______________________ (подпись/ЭП)</p>
Как отразить изменения в ЕСУТД
Для внесения сведений о переходе на ЭТК в ЕСУТД необходимо выполнить следующие шаги:
- Открыть карточку сотрудника в системе.
- Выбрать действие «Создать доп. соглашение» (выпадающее меню «Действия»).
- Загрузить подписанный документ (PDF‚ XML) в раздел «Документы».
- Указать тип документа – «Дополнительное соглашение о переходе на ЭТК».
- Сохранить изменения – система автоматически формирует запись о внесении сведений в электронную трудовую книжку.
Преимущества перехода на электронную трудовую книжку
- Упрощение кадрового учета – все сведения находятся в единой базе‚ доступной в режиме 24/7.
- Сокращение бумажного документооборота – экономия ресурсов и уменьшение риска утери документов.
- Повышение прозрачности – работник в любой момент может просмотреть свои записи через портал Госуслуг.
- Автоматизация процессов – интеграция с ERP‑системами‚ автоматическое формирование отчетов.
- Сокращение сроков оформления – внесение данных в ЕСУТД происходит в течение 1–2 рабочих дней.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли подписывать дополнительное соглашение в электронном виде?
Да‚ если работник согласен на использование ЭТК. При отсутствии возможности электронной подписи работодатель обязан предоставить бумажный экземпляр в течение 3 рабочих дней;
Можно ли отказаться от ЭТК после её внедрения?
Работник имеет право отказаться‚ но должен оформить письменное заявление. После рассмотрения работодателем отказ может быть удовлетворён‚ однако в этом случае работнику придется вести бумажную трудовую книжку.
Как проверить‚ что сведения внесены корректно?
Работник может войти в личный кабинет на портале Госуслуг и сравнить данные с теми‚ что указаны в трудовом договоре. При обнаружении ошибок следует обратиться в отдел кадров.
Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков внесения данных?
Согласно ст. 75 ТК РФ‚ работодателю может быть наложен административный штраф за нарушение порядка ведения трудовой книжки (до 30 000 руб.).
Дополнительное соглашение к трудовому договору при переходе на электронную трудовую книжку – обязательный документ‚ фиксирующий согласие работника на использование электронного формата и определяющий порядок взаимодействия сторон. Правильное оформление и своевременная регистрация в ЕСУТД позволяют организации полностью воспользоваться преимуществами электронного кадрового документооборота‚ а работнику – иметь доступ к своим трудовым данным в любой момент.