В последнее время все чаще возникает вопрос о допустимости использования факсимильной подписи при оформлении трудовых книжек, особенно в момент увольнения. Давайте разберемся, что говорит законодательство и какие риски могут возникнуть при использовании факсимиле в трудовой книжке.
Что такое факсимиле?
Факсимиле – это воспроизведение подписи, выполненное в виде изображения, часто в зеркальном отображении. Иногда используется и цифровой вариант факсимиле, вставляемый в электронные документы.
Законодательство и факсимиле в трудовых книжках
Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от N 225, при увольнении работника все записи в его трудовой книжке должны быть заверены:
- Подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек);
- Печатью работодателя;
- Подписью самого работника.
Важно: Законодательство не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. Это относится и к трудовым книжкам.
Допустимо ли использование факсимиле при увольнении?
Несмотря на то, что законодательство не запрещает использование факсимиле в приказе об увольнении, рекомендуется избегать его использования в трудовой книжке.
Вот почему:
- Несоответствие требованиям законодательства: Как уже упоминалось, трудовая книжка должна быть заверена подписью работодателя, печатью и подписью работника. Факсимиле не является подписью в полном смысле этого слова.
- Риск оспаривания: Использование факсимиле может стать основанием для оспаривания записи в трудовой книжке работником или контролирующими органами.
- Сложность подтверждения подлинности: Факсимиле легко подделать, что затрудняет подтверждение подлинности записи.
Что делать, если в трудовой книжке стоит факсимиле?
Если в вашей трудовой книжке вместо подписи генерального директора стоит факсимиле, необходимо предпринять следующие шаги:
Обратиться к работодателю: Сообщите работодателю о проблеме и попросите внести исправление в трудовую книжку.
Запросить внесение исправлений: Работодатель обязан внести исправления в трудовую книжку в течение 10 календарных дней с момента получения соответствующего заявления.
Заполнить заявление об исправлении: В заявлении необходимо указать, что в трудовой книжке вместо подписи генерального директора стоит факсимиле, и попросить заменить ее на подлинную подпись.
Получить заверенную копию трудовой книжки: После внесения исправлений работодатель должен выдать вам заверенную копию трудовой книжки.
Что нужно предпринять работодателю?
Работодатель должен:
- Немедленно устранить нарушение и внести исправления в трудовую книжку работника.
- Заполнить бланк расчета по увольнению в соответствии с требованиями законодательства.
- Предоставить работнику заверенную копию трудовой книжки с внесенными исправлениями;
Факсимиле в кадровых документах: что еще важно знать?
Хотя использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено, не рекомендуется использовать его в других кадровых документах, таких как трудовые договоры, приказы о приеме на работу и т.д. Законодательство требует подлинной подписи руководителя на всех этих документах.
Использование факсимиле в трудовой книжке при увольнении не является допустимым. Это может привести к проблемам с подтверждением трудового стажа и оспариванию записи в трудовой книжке. В случае обнаружения факсимиле в трудовой книжке необходимо обратиться к работодателю с просьбой внести исправления.
Важно помнить: Трудовое законодательство строго регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, и любые отклонения от установленных правил могут повлечь за собой негативные последствия.