Досрочное увольнение по сокращению – одна из самых частых причин прекращения трудовых отношений в организации. Правильное оформление записи в трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности) является важным условием, которое влияет не только на юридическую корректность увольнения, но и на будущий расчет пенсии сотрудника.
Правовая основа
Для оформления увольнения по сокращению используются нормы Трудового кодекса РФ:
- ст. 81 ТК РФ, пункт 2 части первой – основание увольнения по сокращению численности или штата;
- п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – формулировка, которую необходимо отразить в записи;
- ст. 84 ТК РФ – порядок выдачи трудовой книжки и внесения сведений об увольнении;
- Постановление Правительства РФ от № 1030 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями 2022‑2024 гг.);
Ключевые положения
• При сокращении работников работодатель обязан издать приказ (распоряжение) об увольнении и одновременно внести запись в трудовую книжку.
• Запись должна полностью соответствовать формулировке, предусмотренной ТК РФ, и содержать указание п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
• Если увольнение происходит по взаимному согласию сторон, в записи также указывается, что основанием является сокращение штата.
Что именно нужно записать
В зависимости от формы ведения (бумажная или электронная), запись оформляется по единому шаблону. Ниже – пример оформления для бумажной трудовой книжки:
Графа 4: «Основание увольнения» Запись: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
В электронных сведениях вместо графа 4 указывается поле «Основание увольнения», где вводится тот же текст.
Пример полной записи
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Дата увольнения:
Основание увольнения: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ № 123 от
Последствия неправильного оформления
Ошибки в записи могут привести к:
- Неправильному расчёту стажа – часть работы может не быть зачтена при расчёте пенсии;
- Трудовым спорам с сотрудником;
- Штрафам и проверкам Роструда.
Именно поэтому важно проверять каждую запись на соответствие требованиям ТК РФ и актуальному Порядку ведения трудовых книжек.
Пошаговая инструкция по оформлению
- Подготовка приказа – издаётся приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора, в котором указано основание увольнения и дата его вступления в силу.
- Оповещение сотрудника – работник получает копию приказа и подписывается о получении.
- Заполнение записи – вручную (или в электронной форме) вносится запись в трудовую книжку/сведения о трудовой деятельности.
- Проверка соответствия – убедитесь, что в записи указано полное основание: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Внесение данных в кадровый отдел – кадровый отдел фиксирует дату увольнения и передаёт копию приказа в бухгалтерию для расчёта всех выплат.
- Выдача трудовой книжки – в день увольнения сотрудникам выдаётся их трудовая книжка (или электронные сведения) с отметкой об увольнении.
Сроки и особенности выплаты
Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ, если сотрудник в день увольнения не работал, выплаты (оклад, компенсация, компенсация за неиспользованный отпуск и др.) должны быть произведены не позднее следующего дневного срока после предъявления требования о расчёте.
Что включают расчёты
- Окончательная заработная плата за отработанное время;
- Компенсация за неиспользованный отпуск;
- Премиальные и надбавки, если они предусмотрены;
- Средний заработок за расчётный период (для расчёта компенсации по статье 81 ТК РФ).
Частые ошибки и как их избежать
Ниже перечислены типичные просчеты, которые часто допускают HR‑специалисты:
- Неуказание полного основания увольнения – вместо «по сокращению» в записи пишут только «Уволен» без ссылки на статью ТК РФ.
- Омиссивное указание даты увольнения – дата должна совпадать с датой, указанной в приказе.
- Отсутствие подписи сотрудника о получении приказа (если это предусмотрено внутренними документами).
- Неправильный расчёт стажа – при оформлении записи в электронных сведениях иногда указывают неверный код причины увольнения.
Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:
- Использовать готовый шаблон записи, проверенный на соответствие ТК РФ;
- Проводить двойную проверку записи перед её внесением;
- Консультироваться с юристом по кадровым вопросам, особенно при массовом сокращении.
Примеры записей из разных источников
Ниже собраны типичные формулировки, встречающиеся в официальных источниках:
- «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
- «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»
- «Уволен по соглашению сторон в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»
Эти формулировки можно использовать как основу для записи в бумажной трудовой книжке или в электронных сведениях о трудовой деятельности.
Запись в трудовой книжке при досрочном увольнении по сокращению – это не просто формальный документ, а важный элемент, который:
- Подтверждает законность увольнения;
- Обеспечивает правильный расчёт стажа и пенсионных выплат;
- Снижает риск возникновения трудовых споров.
Соблюдение установленных норм ТК РФ, использование точных формулировок и тщательная проверка каждой записи позволяют избежать большинства юридических проблем и гарантировать корректное оформление увольнения.
Автор статьи: кадровый специалист с 12‑летним опытом работы в сфере управления персоналом.