Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота․ Переход на цифровую форму хранения данных о стаже и трудовой деятельности изменил порядок взаимодействия между работником и нанимателем․ Одним из самых частых вопросов в этой сфере остается вопрос о правах и возможностях работодателя: как он получает доступ к данным, что именно может видеть, а что остается скрытым? В этой статье мы подробно разберем все аспекты доступа к ЭТК со стороны работодателя․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, где фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника․ Переход на электронный формат происходил постепенно, и сейчас действуют следующие правила:
- Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде․ Бумажная трудовая книжка им не оформляется․
- Для тех, кто начал трудовую деятельность ранее, сохранилось право выбора․ Если сотрудник выбрал электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки․ Изменить свое решение физик может в любой момент у текущего или следующего работодателя․
У ЭТК имеется ряд существенных преимуществ перед бумажной книжкой:
- Возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности (например, через портал Госуслуг)․
- Минимизация ошибок — сведения в любой момент может проверить сам работник․
- Снижение рисков утери или порчи документа․
Электронные данные составляются на внутренних и внешних совместителей, которые работают по трудовым договорам․
У кого есть доступ к ЭТК?
Доступ к информации — это возможность пользоваться ей․ В контексте электронной трудовой книжки система выстроена таким образом, чтобы защитить персональные данные работника, но при этом дать работодателю необходимые сведения для кадрового учета․
Сейчас ЭТК доступны всем, кто официально трудится, но переходить на них работники не обязаны (если начали работать до 2021 года)․ Работодатели должны предоставлять в Социальный фонд России (СФР; ранее ПФР) отчеты об основных кадровых событиях (прием, перевод, увольнение)․
Может ли текущий работодатель увидеть предыдущие места работы?
Один из самых важных нюансов, о котором должен знать каждый сотрудник: Нет, текущий работодатель не может посмотреть в электронной трудовой книжке (ЭТК) предыдущие места работы по умолчанию․ У него нет прямого доступа к личному кабинету работника на портале Госуслуг или в системе СФР․
Если работник не подал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то ПФР (ныне СФР) ведёт записи в ЭТК, но исключительно для внутренней работы фонда, и доступа к ней нет ни у кого, в т․ч․ и у самого работника в режиме свободного просмотра․
Как работодатель получает доступ к данным ЭТК соискателя?
Хотя работодатель не может удаленно «заглянуть» в базу данных СФР и посмотреть историю сотрудника, ему необходимо получать подтверждение стажа и текущего статуса соискателя․ Как это происходит на практике?
- Предоставление выписки самим работником․ При приеме на работу работодатель вправе попросить у работника сведения о трудовой деятельности․ Сотрудник самостоятельно запрашивает выписку из ЭТК (через Госуслуги, МФЦ или СФР) и предоставляет её нанимателю․
- Предоставление цифрового доступа (в региональных системах)․ В некоторых случаях и в некоторых региональных или отраслевых системах работник может напрямую дать разрешение на просмотр своих данных․ Например, в определенных системах (подобных mehnat․uz, упомянутым в справочниках) доступ к ЭТК соискателя предоставляется через авторизацию юридического лица с помощью ЭЦП и специальный раздел «Доступ к ЭТК», где работник подтверждает право работодателя на просмотр․
- Отчетность СФР․ Работодатель формирует и отправляет отчеты в СФР, и фонд, в свою очередь, присылает подтверждения (так называемые формы СТД-Р при увольнении), которые становятся частью внутреннего кадрового резерва компании․
Какие сведения работодатель вправе попросить при приеме на работу?
Согласно трудовому законодательству, при приеме на работу работодатель может запросить:
- Сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК или бумажную трудовую книжку, если сотрудник от нее не отказался)․
- Документы, подтверждающие квалификацию, образование и стаж․
- Иные документы, прямо предусмотренные Трудовым кодексом (например, военный билет, медкнижку и т․д․)․
Требовать предоставления доступа к личному кабинету сотрудника на Госуслугах или паролей от него работодатель не имеет права․ Это является нарушением конфиденциальности и правил контроля доступа к персональным данным․
Безопасность и контроль доступа
В цифровую эпоху контроль доступа, это функция открытой системы, обеспечивающая технологию безопасности, которая разрешает или запрещает доступ к определённым типам данных․ В случае с ЭТК эта функция реализована на уровне государственных информационных систем (СФР и Госуслуги)․
Корпоративные системы (такие как Контур․Админ, RuDesktop и другие), предназначенные для удаленного доступа к устройствам и управления парком техники, не имеют интеграции с базой данных ЭТК․ Они обеспечивают безопасность внутри компании, но доступ к государственным базам данных о трудовом стаже закрыт для прямого удаленного подключения извне․
Как работнику предоставить новому работодателю доступ к ЭТК?
Поскольку прямой доступ у нанимателя отсутствует, инициатива должна исходить от самого работника․ Чтобы новый работодатель мог ознакомиться с вашим стажем, необходимо:
- Авторизоваться на портале Госуслуг․
- Перейти в раздел с электронной трудовой книжкой․
- Запросить формирование выписки о трудовой деятельности (сформированный PDF-файл с электронной подписью ПФР/СФР)․
- Предоставить эту выписку работодателю: распечатать или отправить электронный документ․
В некоторых специализированных порталах (например, для отдельных категорий граждан или регионов) может быть реализована функция прямого разрешения на просмотр: в разделе «Доступ к ЭТК» работник выбирает функцию предоставления доступа конкретному юридическому лицу․
Электронная трудовая книжка сделала процесс учета стажа более прозрачным и удобным․ Однако система выстроена с строгим соблюдением защиты персональных данных․ Работодатель имеет доступ только к тем сведениям, которые вы сами ему предоставите в виде официальной выписки, или к тем данным, которые он сам формирует о вас как о своем текущем сотруднике․ Прошлые места работы остаются скрытыми от любопытного взгляда нового начальства, если только вы сами не решите поделиться этой информацией․