С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) вопрос доступа к данным о трудовой деятельности стал особенно актуальным․ Важно понимать, что работодатель не имеет прямого и постоянного доступа к базе данных ЭТК, которую ведёт Социальный фонд России (СФР)․ Однако существуют чёткие и ограниченные законом ситуации, когда работодатель может получить сведения из электронной трудовой книжки кандидата или действующего сотрудника․
Кто и как формирует электронную трудовую книжку?
С 1 января 2024 года все сведения о трудовой деятельности граждан, работающих в организациях, автоматически формируются в Единой государственной системе (ЕГС) ЭТК, которая является частью инфраструктуры СФР․ Это единая база данных, куда работодатель обязан ежемесячно (не позднее 15-го числа следующего месяца) передавать информацию о кадровых событиях:
- Приём на работу (заключение трудового договора)․
- Увольнение․
- Перевод․
- Изменение условий трудового договора․
- Подача работником заявления о выборе формата ведения трудовой книжки (бумажной или электронной)․
Таким образом, источником данных для ЭТК является работодатель․ Без его отчётности в СФР запись в электронную книжку не попадёт․
Когда и как работодатель может получить доступ к ЭТК?
Работодатель может «увидеть» или, точнее, получить официальную выписку из электронной трудовой книжки только в строго определённых случаях и через установленные законом процедуры․
По согласию работника (самый частый случай при приёме на работу)
При оформлении нового сотрудника работодатель вправе запросить у него выписку из ЭТК для проверки достоверности сведений об образовании, предыдущем стаже и занятости․ Это делается для:
- Подтверждения трудового стажа для назначения отпусков, расчёта среднего заработка․
- Проверки данных об образовании и предыдущих местах работы, указанных в резюме․
Как это происходит? Работник самостоятельно получает официальную выписку из своей ЭТК, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР, и предоставляет её работодателю․ Получить такую выписку можно через:
- Портал «Госуслуги» (в личном кабинете)․
- Личный кабинет на сайте СФР (pfr․gov․ru или sfr․gov․ru)․
- МФЦ («Мои документы»)․
- Клиентскую службу СФР․
Важно: Работодатель не имеет права требовать от сотрудника отказа от бумажной трудовой книжки в пользу электронной․ Выбор формата — право работника․
По межведомственным запросам (контролирующие органы)
Государственные органы, осуществляющие государственный контроль (надзор) (например, Государственная инспекция труда, прокуратура, следственные органы), в рамках своих полномочий могут запрашивать у СФР выписки из ЭТК по конкретным работникам для проверки соблюдения трудового законодательства․ В этом случае доступ получает не работодатель как юридическое лицо, а уполномоченное государственное учреждение․
В рамках судебного или административного разбирательства
Суд или иной уполномоченный орган в ходе рассмотрения дела (например, спора об увольнении, установлении стажа) может запросить выписку из ЭТК в СФР․ Работодатель как сторона процесса может получить к ней доступ через материалы дела․
При проверке кандидата на вакансию (с его согласия)
Это частный случай первого пункта․ Для проверки кандидата работодатель может запросить у него выписку․ Однако нельзя запрашивать ЭТК у третьих лиц без согласия работника․ Это защита персональных данных․
Чего работодатель НЕ может сделать?
- Не имеет прямого доступа к базе данных СФР для просмотра ЭТК любых сотрудников по своему усмотрению․
- Не может «заглянуть» в ЭТК бывшего сотрудника без его согласия или без законного запроса от госоргана․
- Не обязан уведомлять сотрудника о том, что бумажная трудовая книжка ему не оформляется (письмо Роструда от )․ Но если сотрудник хочет бумажный вариант, работодатель должен его оформить․
Краткая инструкция для работодателя
- При приёме на работу: Попросите кандидата предоставить выписку из ЭТК (или бумажную трудовую книжку) для сверки данных․
- При увольнении: На основании вашего отчёта в СФР данные об увольнении появятся в ЭТК работника․ Работник вправе запросить у вас выписку из своей трудовой книжки (бумажную или электронную) на день увольнения․ Выдайте её по его заявлению․
- Для кадрового учёта: Пользуйтесь только теми сведениями, которые сотрудник добровольно предоставил вам в виде документов (выписка из ЭТК, копия бумажной книжки, заявление)․
- При проверках: Если к вам обратится Государственная инспекция труда с запросом о предоставлении сведений из ЭТК конкретного работника, вы должны выполнить требование закона и направить запрос в СФР через установленную процедуру (чаще всего через систему межведомственного электронного взаимодействия)․
Работодатель не является пользователем системы ЭТК․ Его роль — источник информации для неё․ Прямой «просмотр» чужой электронной трудовой книжки возможен только:
- При наличии согласия работника (когда он сам предоставляет выписку)․
- По официальному запросу уполномоченного государственного органа в рамках контроля или судебного процесса․
Все сведения о трудовой деятельности в электронном виде безопасно хранятся на защищённых серверах СФР, и доступ к ним строго регламентирован․ Работодатель должен выполнять свою обязанность — своевременно и точно передавать данные в СФР, а для получения информации о стаже сотрудника использовать только законные каналы․
Дата актуализации информации: 22 мая 2026 года․ Обратите внимание, что законодательство может изменяться․ Для получения точных и актуальных разъяснений обращайтесь в Социальный фонд России или к юридическим специалистам․