С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России изменился порядок хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности․ Ниже подробно рассмотрим, какие права имеет работодатель, при каких условиях он может получить доступ к ЭТК сотрудника и как это регулируется законодательством․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, в которой хранятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводах и изменениях условий труда;
• увольнении;
• периодах работы и стаже;
• иных кадровых мероприятиях․

Сведения формируются работодателем в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) для centralized хранения․ Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет гражданина на портале Госуслуги․

Кто может просматривать ЭТК?

Согласно Федеральному закону от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» и соответствующим поправкам в Трудовой кодекс РФ, доступ к информации ЭТК имеют:

1. Сам работник – в любой момент через свой аккаунт на Госуслугах․
2. Уполномоченные органы (СФР, налоговые органы, суды и др․) – в рамках своих полномочий, установленных законом․
3. Работодатель – только при наличии согласия сотрудника и в строго определённых случаях․

Когда работодатель может получить доступ к ЭТК?

Право работодателя на получение сведений из электронной трудовой книжки регулируется статьёй 65․1 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от № 1765 «О порядке предоставления сведений из электронной трудовой книжки»․ Основные условия:

• Согласие работника – сотрудник должен дать письменное (или электронное) согласие на предоставление работодателю сведений из своей ЭТК․ Согласие может быть оформлено как отдельное заявление или как часть трудового договора․
• Цель предоставления – информация может быть запрашиваема исключительно для целей, связанных с трудовыми отношениями (например, при приёме на работу, переводе, подтверждении стажа для начисления пенсии, при оформлении отпуска по уходу за ребёнком и т․п․)․
• Объём запрашиваемых данных – работодатель получает только те сведения, которые необходимы для достижения заявленной цели․ Например, для подтверждения общего трудового стажа достаточно выписки о периодах работы, а не полной истории всех должностей․
• Форма предоставления – сведения передаются в виде выписки из ЭТК, заверенной электронной подписью СФР, либо через защищённый канал обмена данными (например, через Единую систему межведомственного взаимодействия)․

Если согласие сотрудника отсутствует, работодатель не имеет права запрашивать или получать доступ к его электронной трудовой книжке․ Нарушение данного правила влечёт административную ответственность (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Как работнику дать согласие на доступ работодателя?

Согласие оформляется одним из следующих способов:

1. Заявление в письменной форме – сотрудник подаёт заявление работодателю (или в отдел кадров) с указанием:
   • ФИО;
   • номера СНИЛС;
   • согласия на предоставление сведений из ЭТК;
   • цели предоставления;
   • срока действия согласия (можно указать «бессрочно» или конкретную дату)․
2. Электронное согласие через Госуслуги – в личном кабинете есть функция «Разрешить доступ к моей электронной трудовой книжке»․ Работник выбирает организацию (по ИНН) и указывает цель доступа․
3. Включение условия в трудовой договор – при приёме на работу можно прописать пункт о согласии на предоставление сведений из ЭТК в течение всего срока трудового отношения․

После получения согласия работодатель направляет запрос в СФР (или использует интеграцию с Госуслугами) и получает выписку, которую можно использовать только для указанной цели․

Ограничения и гарантии для работника

Даже при наличии согласия работодатель не может:

• Получать доступ к ЭТК без указания конкретной цели;
• Запрашивать информацию о периодах работы, не связанных с текущим трудовым отношением (например, сведения о предыдущих местах работы, если это не требуется для подтверждения стажа);
• Хранить полученные выписки дольше, чем необходимо для достижения цели (по закону – не более 5 лет после завершения трудовых отношений, если иное не установлено нормативными актами);
• Передавать полученные сведения третьим лицам без согласия сотрудника․

Работник в любой момент может отозвать своё согласие (письменно или через Госуслуги)․ После отзыва работодатель теряет право на дальнейшее получение сведений из ЭТК․

Практический пример

Ситуация: Иван Работникович работает в компании «Альфа» 15 лет и решает перейти в организацию «Бета»․

1. Иван подаёт в «Бета» заявление о приёме на работу и прилагает согласие на предоставление сведений из своей ЭТК (через Госуслуги или в письменной форме)․
2. Отдел кадров «Бета» формирует запрос в СФР, указывая цель – подтверждение общего трудового стажа для расчёта отпуска и пенсионных начислений․
3. СФР возвращает выписку из ЭТК Ивана, содержащую сведения о всех местах работы с по текущую дату․
4. На основании выписки «Бета» оформляет трудовой договор, делает записи в электронной трудовой книжке нового работника и передаёт сведения в СФР․

Если бы Иван не дал согласия, «Бета» могла бы запросить у него только бумажную трудовую книжку (если она у него сохранена) или попросить предоставить иные документы, подтверждающие стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР и т․д․)․

Таким образом, доступ работодателя к электронной трудовой книжке сотрудника возможен, но строго регламентирован:

• Требуется явное согласие работника (письменное или электронное)․
• Информация предоставляется только для конкретных, законно обоснованных целей․
• Объём и срок использования данных ограничены․
• Нарушение правил приводит к административной ответственности․

Соблюдение этих условий обеспечивает баланс между интересами работодателя (получение необходимой информации для кадрового учёта) и правом работника на защиту персональных данных․

---

Информация актуальна на дату 23 мая 2026 года․ Для уточнения отдельных положений рекомендуется обращаться к действующим редакциям ТК РФ, Федеральному закону № 439‑ФЗ и нормативным актам Социального фонда России;