С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) вопрос доступа к ним со стороны работодателя стал особенно актуальным․ Краткий ответ: да‚ может‚ но только с согласия работника и в строго определенном порядке․ Работодатель не имеет права самостоятельно заглядывать в личный кабинет сотрудника на портале Госуслуг или в системе Пенсионного фонда (СФР)․

Правовая основа

Регулирование вопроса происходит на уровне Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 796․ Согласно закону:

• Сведения о трудовой деятельности (ЭТК) хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР)․
• Работник вправе получить выписку из своей ЭТК в любой момент․
• Предоставление этих сведений третьим лицам (включая работодателя) возможно только с письменного согласия работника․

Как работодатель может получить информацию из ЭТК?

Работодатель не получает прямой доступ к ЭТК․ Вместо этого он запрашивает у кандидата или сотрудника официальный документ‚ подтверждающий его трудовой стаж и опыт․ Существует два основных способа:

Справка по форме СТД-Р

Это основная форма для предоставления сведений работодателю․

• Кто формирует: Предыдущий или текущий работодатель (если ЭТК ведется им в системе)․
• Что содержит: Информацию только о периоде работы в этой конкретной организации․ Прошлые места работы в этой справке не отображаются․
• Как получить: Сотрудник обращается в отдел кадров своего прошлого/текущего работодателя с письменным заявлением․

Справка по форме СТД-СФР (или выписка из ЭТК)

Это полная выписка из электронной трудовой книжки‚ хранящейся в СФР․

• Кто формирует: Социальный фонд России (СФР)․
• Что содержит: Полные сведения о всей трудовой деятельности с момента открытия ЭТК (все места работы‚ периоды‚ основания увольнений)․
• Как получить: Сотрудник запрашивает ее самостоятельно через:
  • Госуслуги (самый быстрый способ‚ выписка готовится мгновенно)․
  • Личный кабинет на сайте СФР․
  • МФЦ (Многофункциональный центр)․
  • Письменно в отделении СФР (готовится в день обращения)․

Порядок действий для работодателя

Если работодателю нужны данные о трудовом стаже нового сотрудника (например‚ для подтверждения опыта‚ расчета отпуска или пенсионных коэффициентов)‚ его действия должны быть следующими:

1. Запросить у сотрудника в письменном виде (например‚ в заявлении о приеме на работу) согласие на обработку персональных данных‚ включая передачу сведений о трудовой деятельности․
2. Получить от сотрудника один из документов:
   • Справку СТД-Р от последнего работодателя (если сотрудник уже работал и у него есть ЭТК)․
   • Выписку из ЭТК (формы СТД-СФР)‚ которую сотрудник получил самостоятельно․
3. Проверить подлинность документа․ Справка СТД-Р имеет реквизиты организации-работодателя и подпись ответственного лица․ Выписка из ЭТК‚ полученная через Госуслуги‚ имеет QR-код для проверки на сайте СФР․

Важные нюансы и права работника

• Без согласия работника работодатель не может запросить информацию напрямую у СФР․ Любой такой запрос будет незаконным․
• Если сотрудник не перешел на ЭТК (не подал заявление)‚ то ПФР ведет записи только для внутреннего учета‚ и доступ к ним ни у кого‚ включая самого работника‚ нет․ В этом случае работодатель работает только с бумажной трудовой книжкой или ее дубликатом․
• Для достоверности многие кадровые службы и рекрутеры все же просят предоставить бумажный трудовой стаж (трудовую книжку) вместе с выпиской из ЭТК‚ чтобы исключить случаи мошенничества․
• Работник вправе отказаться от предоставления выписки из ЭТК‚ но это может стать основанием для отказа в приеме на работу или создаст сложности при кадровом делопроизводстве․

Краткий итог в виде таблицы

Работодатель не может и не должен запрашивать электронную трудовую книжку напрямую у Пенсионного фонда․ Единственный законный путь — получить от сотрудника его согласие и уже затем принять от него документ (справку СТД-Р или выписку из ЭТК)‚ который тот получил самостоятельно через официальные каналы (Госуслуги‚ СФР)․ Это защищает персональные данные работника и соответствует действующему законодательству РФ․