В современных организациях часто возникает необходимость delegировать полномочия по подписанию кадровых документов, получению трудовой книжки, выдаче заработной платы и другим действиям, связанным с трудовыми отношениями. Для этого оформляют доверенность – одностороннюю сделку, в которой доверитель (работодатель или работник) передаёт представителю определённые полномочия.

Правовая база

• Гражданский кодекс РФ (ст. 182‑185) – регулирует общие положения о доверенности.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 20, 57, 67) – определяет, кто может выступать от имени работодателя в трудовых отношениях и какие документы могут подписываться представителем.
• ФЗ «О нотариате» – устанавливает требования к нотариальному удостоверению доверенности (если оно необходимо).

Согласно ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются физическим лицом, являющимся работодателем. Однако это право может быть передано другому лицу на основании доверенности, если такая передача не противоречит закону и не нарушает права работника.

Когда нужна доверенность в трудовых отношениях?

• Подписание трудового договора, допсоглашений, приказов о приёме, переводе, увольнении.
• Получение трудовой книжки сотрудника от работодателя или её выдача.
• Получение заработной платы, пособий, компенсаций от имени работника.
• Представление интересов работодателя в государственных органах (ФНС, ПФР, трудовая инспекция) по вопросам кадрового учёта.
• Оформление и получение справок, выписок из кадрового делопроизводства.

Виды доверенностей, используемых в кадровом делопроизводстве

1. Доверенность на подпись трудовых договоров и иных кадровых документов – выдаётся руководителем организации (ИП) уполномоченному сотруднику (например, начальнику кадровой службы, директору по персоналу).
2. Доверенность на получение трудовой книжки – оформляется работником в пользу доверенного лица (родственник, юрист) для получения документа у работодателя.
3. Доверенность на получение заработной платы и иных выплат – позволяет представителю получать деньги от имени работника.
4. Доверенность на представление интересов в государственных органах – используется для подачи заявлений, получения выписок, взаимодействия с инспекцией труда.

Основные реквизиты доверенности

Несмотря на отсутствие единого утверждённого бланка, доверенность должна содержать следующие обязательные элементы:

• Название документа – «Доверенность».
• Место и дата составления – город, день, месяц, год.
• Сведения о доверителе – ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда), адрес регистрации, ИНН (для ИП) или ОГРН/ИНН (для организации).
• Сведения о представителе – ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации.
• Полномочия – чёткое перечисление действий, которые представитель вправе совершать (например, «подписывать трудовые договоры от имени работодателя», «получать трудовую книжку работника», «получать заработную плату» и т.д.).
• Срок действия – указывается конкретная дата окончания или период (например, «действительна до »). Если срок не указан, по умолчанию действует один год со дня составления (ст. 186 ГК РФ).
• Подпись доверителя – собственноручная подпись. При необходимости – печать организации.
• Нотариальное удостоверение – требуеться, если доверенность выдаётся для действий, требующих нотариальной формы (например, представление интересов в суде, получение государственных услуг). Для внутренних кадровых действий нотариальное удостоверение не обязательно, но допускается.

Образец доверенности на подпись трудовых договоров от имени работодателя (ИП)

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Москва «21» мая 2026 г.

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы , код подразделения 770-001, residing at: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5, ИНН 770123456789, ОГРНИП 321774600123456,
в лице индивидуального предпринимателя, действующего на основании свидетельства о государственной регистрации № 7701234567 от ,
настоящим доверяю:


Петрову Петру Петровичу, паспорт серии 45 № 654321, выдан ОВД г. Москвы , код подразделения 770-002, residing at: г. Москва, пр. Мира, д. 5, кв. 12,

следующие полномочия:

Подписывать от моего имени трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, приказы о приёме на работу, переводе и увольнении сотрудников.
Подписывать иные кадровые документы, связанные с трудовыми отношениями (графики работы, положения о премировании, должностные инструкции и т.д.).
Представлять мои интересы в государственных органах (ФНС, ПФР, трудовая инспекция) по вопросам, связанным с оформлением и ведением трудовых отношений.
Получать и сдавать документы, связанные с трудовыми книжками сотрудников, в т.ч. выдавать трудовую книжку при увольнении.

Настоящая доверенность действительна до 01 января 2028 года включительно, либо до её отзыва мной в письменной форме.

Подпись доверителя: _________________ /Иванов И.И./
(М.П. – при наличии печати)

Примечание: Если доверенность оформляется для юридического лица, в разделе «Сведения о доверителе» указываются наименование организации, ОГРН, ИНН, юридический адрес, а также должность лица, выдающего доверенность (например, генеральный директор).

Образец доверенности на получение трудовой книжки работником

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Санкт‑Петербург «15» июня 2026 г.

Я, Сидорова Анна Сергеевна, паспорт серии 40 № 987654, выдан ОВД г. Санкт‑Петербурга , код подразделения 78-005, residing at: г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 25, кв. 45,
настоящим доверяю:

Сидорову Михаилу Владимировичу, паспорт серии 40 № 123456, выдан ОВД г. Санкт‑Петербурга , код подразделения 78-006, residing at: г. Санкт‑Петербург, пр. Косыгина, д. 3, кв. 7,

следующие полномочия:

Получать у моего работодателя (ИП Кузнецов Дмитрий Алексеевич, ИНН 7###-###-####) мою трудовую книжку.
Подписывать документы, подтверждающие получение трудовой книжки (расписку, акт приёма‑передачи).
Представлять мои интересы в случае возникновения споров о выдаче трудовой книжки.

Доверенность действительна до 31 декабря 2026 года.

Подпись доверителя: _________________ /Сидорова А.С./

Особенности оформления доверенности для индивидуального предпринимателя

ИП, как физическое лицо, может выдавать доверенность от своего имени без указания реквизитов организации. Однако если ИП действует в рамках коммерческой деятельности, рекомендуется указать:

• ИНН и ОГРНИП;
• Вид деятельности (по ОКВЭД), если это имеет значение для полномочий;
• Сведения о банковском счёте (если доверенность касается финансовых операций).

Важно помнить, что согласно ст. 20 ТК РФ право подписи трудового договора за работодателя может быть передано только лицу, которое получило соответствующую доверенность. Если доверенность отсутствует или её полномочия не охватывают подписание трудового договора, такой договор может быть признан недействительным.

Чего следует избегать при составлении доверенности

• Неопределённые формулировки – фразы вроде «выполнять все действия, связанные с трудовыми отношениями» могут быть признаны слишком широкими и недействительными.
• Отсутствие срока действия – если срок не указан, доверенность действует один год; после этого её необходимо обновить.
• Неподписанный документ – без подписи доверителя доверенность не имеет юридической силы.
• Неучёт нотариального требования – для некоторых действий (например, представление интересов в суде) нотариальное удостоверение обязательно.
• Использование устаревших реквизитов – перед выдачей доверенности проверьте актуальность паспортных данных, ИНН, ОГРН и адресов.

Практический совет: как хранить и использовать доверенности в кадровом отделе

1. Вести журнал учёта выдачи доверенностей (номер, дата выдачи, ФИО доверителя и представителя, срок действия, цель).
2. Хранить оригиналы доверенностей в отдельном деле с ограниченным доступом (например, в сейфе отдела кадров).
3. При каждой выдаче документа (трудовой книжки, справки, выплаты) проверять соответствие полномочий представителя доверенности.
4. Периодически (не реже одного раза в год) проводить ревизию доверенностей и обновлять те, которые истекли или требуют изменений.
5. При увольнении сотрудника, которому была выдана доверенность, немедленно отозвать её и внести запись в журнал об отзыве.

Доверенность – незаменимый инструмент для оптимизации кадрового делопроизводства и обеспечения законности действий представителей работодателя и работника. Правильно составленный документ, содержащий все обязательные реквизиты и чётко определённые полномочия, позволяет избежать споров с инспекцией труда, судом и контрагентами. Используя представленные выше образцы и следуя рекомендациям по оформлению, вы сможете уверенно delegировать полномочия по подписанию трудовых договоров, получению трудовой книжки и выплатам, не нарушая требований трудового и гражданского законодательства.

Помните: доверенность – это unilateral сделка, её действие зависит от воли доверителя. При любых сомнениях обращайтесь к юристу или специалисту по кадровому праву.