В процессе ведения кадровых документов часто возникает необходимость передать часть своих полномочий другому лицу. Это особенно актуально, когда речь идёт о подписи в трудовой книжке. Правильно оформленная доверенность позволяет избежать ошибок, задержек и потенциальных споров с бывшими сотрудниками. В статье разберём, какие требования предъявляются к такому документу, как его правильно составить и какие нюансы следует учитывать.

Правовая основа

Законодательство РФ (Трудовой кодекс, Приказ Минтруда России № 7‑н от ) не регулирует форму доверенности на получение или подпись в трудовой книжке строго, однако требует, чтобы записи в книжке вносились только уполномоченными лицами. Поэтому доверенность служит основанием для:

• получения оригинала трудовой книжки;
• внесения сведений о приёме на работу, переводе, увольнении;
• подписания соответствующих актов и записей.

Виды доверенностей, связанных с трудовыми книжками

В зависимости от целей можно выделить несколько типовых форм:

1. Доверенность на получение трудовой книжки – позволяет представителю (чаще – сотруднику отдела кадров) забрать книжку от организации‑владельца.
2. Доверенность на право подписи записей в трудовой книжке – даёт возможность вносить сведения и ставить подпись от имени работодателя.
3. Доверенность на подписание кадровых документов – охватывает не только трудовую книжку, но и договоры, приказы, приказы об увольнении и др.

Как оформить доверенность на подпись в трудовой книжке

Хотя законодательно обязательного образца нет, в практике используют унифицированный шаблон, который соответствует требованиям нотариуса и внутренних регламентов организации.

Основные реквизиты

В доверенности должны быть указаны:

• Ф.И.О. доверителя (работодателя или руководителя);
• Паспортные данные доверителя;
• Ф.И.О. и паспортные данные доверителя (представителя);
• Сфера полномочий (получение трудовой книжки, подписание записей);
• Срок действия доверенности (обычно 1 год, но может быть указано иное);
• Подпись доверителя и, при необходимости, нотариальное заверение.

Пример заполнения

ДОВЕРЕННОСТЬ № 12/2025

Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения , паспорт серия 45 02 № 123456, выдано ОУФМС России по г. Москва , в соответствии с настоящим документом
настоящим уполномочивающего:

Предоставить работнику (Петрову С.В.) копию его трудовой книжки.
Внести в трудовую книжку записи о приёме на работу, переводе и увольнении, а также поставить подпись от имени организации.

Срок действия доверенности – 12 мес. с даты подписания.

Подпись доверителя: ______________________
(Иванов И.И.)

Требования к подписи в доверенности

Подпись в доверенности должна соответствовать следующим правилам:

• Подпись должна быть поставлена самим доверителем (работодателем или его уполномоченным представителем).
• Если подпись делается через доверенное лицо, в доверенности указывается, что лицо имеет право подписывать от имени доверителя.
• При отсутствии согласованного срока действие доверенности считается ограниченным одним годом (по умолчанию).

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие указания конкретных полномочий. – в доверенности необходимо чётко перечислить, какие действия разрешены (получение книжки, подписание записей и т.д.).
2. Неуказание срока действия. – без указания срока доверенность будет считаться действующей до отмены, что может привести к спорам.
3. Подпись без нотариального заверения, когда это требуется. – в некоторых случаях (например, при передаче оригинала трудовой книжки) нотариальное заверение усиливает юридическую силу документа.
4. Несоответствие данных в паспортах. – все ФИО и реквизиты должны совпадать с данными в паспортах сторон.

Электронная подпись и цифровая доверенность

С развитием цифровых технологий многие организации переходят на электронные формы доверенностей. В этом случае:

• Для работы в системе ГИИС Электронный бюджет используется Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
• Электронная доверенность должна быть подписана КЭП доверителя и содержать те же реквизиты, что и бумажный вариант.
• Важно убедиться, что используемая платформа поддерживает хранение и передачу таких документов в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных».

Практические рекомендации для кадровых специалистов

Чтобы процесс оформления и использования доверенности прошёл без проблем, рекомендуется:

• Создать шаблон доверенности в корпоративной базе данных и использовать его как основу.
• Хранить копию доверенности в кадровом деле сотрудника.
• Регулярно проверять сроки действия доверенностей и своевременно продлевать их.
• При передаче оригинала трудовой книжки фиксировать дату получения и подпись представителя в журнале учёта.
• При необходимости использовать электронные формы, убедившись в их соответствию требованиям законодательства.

Подпись по доверенности в трудовой книжке – важный инструмент, позволяющий эффективно управлять кадровыми документами и минимизировать риск юридических конфликтов. Правильно составленная доверенность, содержащая все необходимые реквизиты и подпись, а также соблюдение сроков её действия, гарантирует законность действий представителя организации. Применяя рекомендации, изложенные в этой статье, кадровые службы смогут обеспечить прозрачность и надёжность работы с трудовыми книжками.