Получение бланков трудовых книжек — процедура, строго регламентированная законодательством. Часто руководителю или специалисту отдела кадров бывает невозможно лично посетить учреждение, выдавшее бланки (например, типографию или архив). В таком случае на помощь приходит доверенность. Эта статья подробно разберет, зачем она нужна, как правильно ее составить и предоставит актуальный образец.
Зачем нужна доверенность на получение бланков?
Бланки трудовых книжек относятся к документам строгой отчетности. Их получение, учет и выдача работодателям осуществляются по строгим правилам. Доверенность:
- Легитимизирует действие лица, получающего бланки от имени организации.
- Подтверждает полномочия сотрудника перед организацией-поставщиком бланков (типографией, архивом, Управлением Роструда и т.д.).
- Является обязательным документом для получения бланков, если за организацию приходит не ее руководитель или не уполномоченное лицо, указанное в учредительных документах.
Важно: Без доверенности поставщик бланков имеет право отказать в их выдаче, чтобы избежать рисков незаконного оборота документов строгой отчетности.
Кто может быть доверенным лицом?
Доверенным лицом может быть:
- Сотрудник организации (специалист отдела кадров, бухгалтер, секретарь).
- Представитель сторонней организации (например, курьерская служба), если это прямо указано в доверенности.
- Другое физическое или юридическое лицо, которому доверитель (организация) передает полномочия.
Ограничение: Доверенное лицо не может передавать свои полномочия дальше (если в доверенности не указано иное).
Как правильно оформить доверенность: ключевые правила 2026 года
Доверенность на получение бланков, это служебный документ организации. Ее оформление должно быть безупречным.
Форма документа
Унифицированной формы для такой доверенности нет. Она составляется в произвольной форме, но обязательно на бланке организации (или с указанием реквизитов организации).
Обязательные реквизиты (не забудьте ни один!)
- Наименование документа: «Доверенность».
- Дата и место составления: (например, г. Москва, 22 мая 2026 г.).
- Реквизиты доверителя (организации): полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
- Данные руководителя доверителя: ФИО, должность. Подпись и расшифровка подписи.
- Реквизиты доверенного лица: ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации.
- Четко сформулированные полномочия: именно «на получение бланков трудовых книжек». Можно уточнить количество, тип (ТК-1, ТК-2) или иные детали, если они известны.
- Срок действия доверенности: обязательно! Максимальный срок — 3 года. Если срок не указан, доверенность считается действительной в течение года с даты составления.
- Печать организации (если используется). Для юридических лиц печать обычно обязательна.
Нотариальное заверение: нужно или нет?
По общему правилу, доверенность от организации на получение документов не требует нотариального заверения, если она подписана ее руководителем (или иным уполномоченным лицом на основании Устава/доверенности) и скреплена печатью.
Исключение: Если поставщик бланков (например, государственный архив) в своем регламенте прямо требует нотариально заверенную доверенность, то ее необходимо сделать. Уточняйте этот момент заранее!
Образец доверенности на получение бланка трудовой книжки (2026)
Ниже представлен шаблон, который можно адаптировать под вашу ситуацию.
ДОВЕРЕННОСТЬ г. _____________ «___» __________ 20__ г. Я, ________________________________________________________, (полное наименование юридического лица) ИНН ______________ ОГРН ________________________, адрес: ___________________________________________________, в лице ___________________________________________________, (должность, ФИО руководителя) действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочиваю _________________________________________________________________, (ФИО доверенного лица) паспорт серии ______ № ______________, выдан ____________________ «___» __________ 20__ г., код подразделения ________, зарегистрированного по адресу: _________________________________, получать в моем имени бланки трудовых книжек (ТК-1, ТК-2) у _________________________________________________________________. (наименование организации-поставщика) Доверенное лицо имеет право подписывать акты приема-передачи, иные документы, связанные с исполнением настоящей доверенности. Настоящая доверенность действительна в течение ___ лет с даты ее составления. _____________________________________ (подпись доверителя) ______________________ / _______________ / (расшифровка подписи, ФИО) М.П.
Типичные ошибки при оформлении
- Неясные или неполные полномочия: «получать документы» вместо «получать бланки трудовых книжек». Формулировка должна быть однозначной.
- Отсутствие срока действия: это делает доверенность недействительной через год.
- Нет данных паспорта доверенного лица: без этого поставщик может отказать в выдаче.
- Подпись не руководителя: если доверенность подписывает не гендиректор, а иное лицо, нужна ссылка на основание (Устав, доверенность).
- Отсутствие печати (для юрлиц): часто является причиной отказа.
Альтернатива: кто может получить бланки без доверенности?
Без доверенности бланки могут получить:
- Руководитель организации (генеральный директор) лично.
- Уполномоченное лицо на основании Устава (например, главный бухгалтер), если его полномочия прямо прописаны в Уставе и это подтверждается выпиской из ЕГРЮЛ или заверенной копией Устава.
Во всех остальных случаях — доверенность обязательна.
Доверенность на получение бланков трудовых книжек — простой, но критически важный документ. Ее грамотное оформление избавляет от лишних визитов и проблем при получении бланков. Следуйте приведенным выше правилам, используйте образец как основу и всегда уточняйте требования конкретного поставщика бланков. Помните: четкость и полнота информации в доверенности — залог успешного и быстрого ее исполнения.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных случаях или при наличии споров рекомендуется консультация с юристом.