Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения его карьеры: переводы, увольнения, приемы на работу и награждения. Она подтверждает трудовой стаж, что критически важно для назначения пенсии. Однако часто возникают ситуации, когда сотрудник не может лично явиться за этим документом (например, при увольнении, если он находится на больничном, в отпуске или в другом городе). В таких случаях единственным законным способом получить книжку на руки является оформление доверенности.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить доверенность на получение трудовой книжки, какие требования предъявляет законодательство и предоставим актуальный образец для 2026 года.
Нужно ли нотариальное заверение?
Это один из самых частых вопросов. Согласно сложившейся практике и рекомендациям Роструда, для получения трудовой книжки не обязательно обращаться к нотариусу, если доверенность оформляется от имени физического лица (сотрудника) другому физическому лицу.
Достаточно собственноручно написанной доверенности, в которой:
- Четко указаны данные доверителя и доверенного лица.
- Прописано конкретное полномочие (получение трудовой книжки).
- Указана дата составления.
- Стоит личная подпись сотрудника.
Важно: Чтобы у работодателя не возникло сомнений в подлинности документа, рекомендуется, чтобы подпись доверителя на доверенности была заверена по месту его работы, учебы, лечения или в управляющей компании по месту жительства. Если такой возможности нет, работодатель вправе (но не обязан) потребовать нотариального заверения, чтобы обезопасить себя от претензий.
Ключевые требования к оформлению
Документ составляется в простой письменной форме. Чтобы он имел юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:
- Дата составления: Без указания даты (число, месяц, год) доверенность считается недействительной (ст. 186 ГК РФ).
- Срок действия: Если срок не указан, документ действует в течение одного года с даты выдачи. Максимальный срок, который можно указать, не ограничен (ранее был лимит в 3 года, но сейчас он снят).
- Конкретика: В тексте должно быть четко прописано, что именно доверяется: «получение трудовой книжки», а не просто «представление интересов».
- Право передоверия: Обычно в таких документах указывается, что доверенное лицо не имеет права передоверять свои полномочия третьим лицам.
Образец доверенности на получение трудовой книжки
Ниже представлен универсальный шаблон, который можно использовать в 2026 году. Его можно написать от руки или распечатать.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Город [Название города]
Я, гр. [ФИО доверителя полностью], паспорт серии [Серия] № [Номер], выдан [Кем выдан] [Дата выдачи], код подразделения [Код], проживающий(ая) по адресу: [Адрес регистрации],
настоящей доверенностью уполномочиваю гр. [ФИО доверенного лица полностью], паспорт серии [Серия] № [Номер], выдан [Кем выдан] [Дата выдачи], код подразделения [Код], проживающего(ую) по адресу: [Адрес регистрации],
быть моим представителем в [Наименование организации-работодателя] и получить мою трудовую книжку № [Номер трудовой, если известен, или фразу «мою трудовую книжку»] за период работы с [Дата начала] по [Дата окончания].
В связи с этим доверенному лицу предоставляется право подписывать необходимые документы, связанные с получением трудовой книжки, в т.ч. книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Доверенность выдана сроком на [Указать срок, например, 1 месяц] без права передоверия полномочий другим лицам.
Подпись доверителя: _______________ / [Расшифровка подписи, ФИО]
(Место для заверения подписи доверителя, если требуется):
Подпись гр. [ФИО доверителя] удостоверена. Доверитель мне лично известен.
Должность заверителя: _______________
Подпись заверителя: _______________
М.П. (если есть печать организации/ЖЭУ)
Дата заверения: «___» ________ 20__ г.
Алгоритм действий для сотрудника и работодателя
Для сотрудника (доверителя):
- Напишите доверенность от руки или заполните готовый бланк.
- Убедитесь, что все паспортные данные указаны верно (ошибка в одной цифре может стать причиной отказа).
- Заверьте свою подпись у нотариуса или по месту жительства/работы (рекомендуется).
- Передайте оригинал доверенности и копию своего паспорта доверенному лицу.
Для работодателя:
- Проверить личность доверенного лица по паспорту.
- Убедиться в правильности оформления доверенности (наличие даты, подписи, четких полномочий).
- Снять копии с паспорта доверенного лица и самой доверенности.
- Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек о том, что документ выдан не лично работнику, а его представителю на основании доверенности.
- Получить подпись доверенного лица в книге учета и в личной карточке работника (форма Т-2) с указанием реквизитов доверенности.
Частые ошибки при заполнении
Чтобы документ не был признан недействительным, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие даты: Документ без даты составления ничтожен.
- Нечеткие формулировки: Фразы вроде «получить все документы» могут быть трактованы широко, лучше писать конкретно: «получить трудовую книжку».
- Ошибки в паспортных данных: Любая опечатка в серии или номере паспорта делает доверенность недействительной.
- Использование карандаша или корректирующих средств: Документ должен быть заполнен шариковой ручкой (черной или синей) без помарок.
Доверенность на получение трудовой книжки — это важный юридический инструмент, позволяющий соблюсти процедуру выдачи документа даже при отсутствии сотрудника. Правильное оформление этого документа защищает интересы обеих сторон: работник гарантированно получает свою трудовую книжку, а работодатель обезопасен от претензий о незаконной выдаче документа третьим лицам. Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и халатность при ее передаче недопустима.
Информация актуальна на май 2026 года. Рекомендуется проверять локальные нормативные акты вашей организации на предмет дополнительных требований к оформлению подобных документов.