Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 84.1), работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения. Однако в реальной жизни возникают ситуации, когда уволенный работник не может лично явиться за документом — по причине болезни, командировки, переезда в другой город, нахождения за границей или иных уважительных обстоятельств. В таких случаях закон позволяет передать получение трудовой книжки доверенному лицу — на основании оформленной доверенности.
Когда нужна доверенность на получение трудовой книжки?
Доверенность на получение трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- Работник болеет и не может прийти в организацию;
- Уволенный сотрудник переехал в другой город или страну;
- Человек находится в длительной командировке;
- Работник временно лишен дееспособности (например, находится в стационаре);
- Умерший сотрудник, доверенность выдается родственнику для получения книжки в порядке наследования (в этом случае требуется дополнительно свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство);
- Работник не имеет возможности лично посетить организацию из-за занятости, инвалидности или иных причин.
Важно! Трудовая книжка — это личный документ, подтверждающий трудовой стаж. Ее выдача возможна только лично работнику или его представителю по нотариально заверенной доверенности. Работодатель не имеет права выдавать книжку третьему лицу без надлежащего оформления полномочий.
Обязательно ли нотариальное заверение?
Да, обязательно.
Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ, доверенность на получение трудовой книжки должна быть нотариально заверена. Это требование связано с тем, что трудовая книжка содержит конфиденциальные сведения о трудовой деятельности человека, и ее выдача третьим лицам регулируется строго законом.
Нотариальное заверение подтверждает:
- Личность доверителя (уволенного работника);
- Свободу волеизъявления (доверитель действует добровольно);
- Соответствие содержания документа законодательству;
- Правомочность представителя на получение документа.
Важно: Простая письменная форма доверенности (например, написанная от руки или распечатанная на принтере без нотариуса) не имеет юридической силы для получения трудовой книжки. Работодатель вправе отказать в выдаче документа, если доверенность не заверена нотариально.
Как правильно оформить доверенность: пошаговая инструкция
Шаг 1: Подготовьте необходимые документы
Для оформления доверенности понадобятся:
- Паспорт доверителя (уволенного работника);
- Паспорт доверенного лица (того, кто будет получать книжку);
- Трудовая книжка (если она еще не выдана — не требуется);
- Документ, подтверждающий увольнение (например, приказ об увольнении — может потребоваться нотариусу для сверки).
Шаг 2: Укажите обязательные реквизиты доверенности
Доверенность должна содержать следующие сведения:
- Дата и место составления (например: «г. Москва, 15 апреля 2026 года»);
- Полные данные доверителя: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации;
- Полные данные доверенного лица: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации;
- Предмет доверенности: четко сформулированное полномочие — «получить трудовую книжку в связи с увольнением»;
- Срок действия: указывается конкретная дата окончания (например, «до 15 июня 2026 года»). Если срок не указан — доверенность действует 1 год со дня оформления (ст. 186 ГК РФ);
- Право передоверия: если доверенное лицо имеет право передать полномочия другому, это должно быть прямо указано. В случае получения трудовой книжки передоверие запрещено, если не оговорено иное.
- Подпись доверителя (в присутствии нотариуса);
- Печать и подпись нотариуса с указанием реквизитов нотариальной конторы.
Шаг 3: Обратитесь к нотариусу
Нотариус проверит документы, удостоверит личности, составит или примет готовый текст доверенности, заверит его печатью и подписью. Стоимость услуги в 2025–2026 году варьируется от 500 до 1500 рублей в зависимости от региона и нотариальной конторы. Дополнительно может взиматься плата за техническую работу (до 1000 руб.).
Образец доверенности на получение трудовой книжки (2026 г.)
Ниже приведен типовой текст доверенности, который можно использовать как основу для оформления у нотариуса:
ДОВЕРЕННОСТЬ
г. Москва
15 апреля 2026 года
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 07 123456, выдан ОВД Центрального района г. Москвы, , зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 25,
доверяю Петрову Петру Петровичу, паспорт: 45 07 654321, выдан ОВД Северного района г. Москвы, , зарегистрированному по адресу: г. Москва, ул. Советская, д. 15, кв. 30,
получить от ООО «Ромашка» (ИНН 7712345678, ОГРН 1027700000000) в отделе кадров мою трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию, подписать необходимые документы, получить копии приказов и иные сопутствующие бумаги, связанные с выдачей трудовой книжки.
Срок действия настоящей доверенности — до 15 июня 2026 года.
Право передоверия не предоставляется.
Подпись доверителя: _______________ /Иванов И.И./
(нотариальное заверение)
Нотариус: _______________ /Сидорова А.В./
Нотариальная контора №12, г. Москва
Печать нотариуса
Что делать, если доверенность оформлена неправильно?
Если в доверенности отсутствуют обязательные реквизиты (например, не указан срок, не заверена нотариально, не указаны паспортные данные), работодатель имеет полное право отказать в выдаче трудовой книжки. В этом случае:
- Попросите нотариуса переоформить документ;
- Если доверенность уже заверена, но содержит ошибки — обратитесь к нотариусу за исправлением (возможно, потребуется новая доверенность);
- Если работодатель отказывает без оснований — можно подать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд) или обратиться в суд.
Можно ли получить трудовую книжку без доверенности?
Только в двух исключительных случаях:
- Если работник умер, трудовая книжка выдается наследнику по закону или по завещанию. В этом случае требуется: свидетельство о смерти, документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, браке), и заявление от наследника. Доверенность в этом случае не нужна — выдача производится на основании наследственного права.
- Если работник признан недееспособным — трудовую книжку может получить его законный представитель (опекун, попечитель) на основании решения суда и документов, подтверждающих статус представителя.
Во всех остальных случаях — только нотариальная доверенность.
Что делать после получения трудовой книжки?
После получения трудовой книжки доверенное лицо обязано:
- Передать документ доверителю в кратчайшие сроки;
- Сохранить копию доверенности и квитанцию об оплате нотариальных услуг (на случай проверки);
- Если трудовая книжка передается по почте — использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.
- Доверенность на получение трудовой книжки — обязательна и должна быть нотариально заверена.
- Без нотариального заверения работодатель не имеет права выдать книжку третьему лицу.
- Документ должен содержать полные паспортные данные обеих сторон, предмет доверенности, срок действия и подпись доверителя.
- Срок действия доверенности — до 1 года, если иное не указано.
- Передоверие запрещено, если не оговорено в тексте.
- В случае смерти работника — выдача производится наследнику без доверенности, но с документами о родстве и смерти.
Соблюдение этих правил поможет избежать задержек, отказов и юридических споров. Не экономьте на нотариальном заверении — это гарантия законности и безопасности для всех сторон.
Совет: Перед походом к нотариусу скачайте образец доверенности с официального сайта (например, Гарант или ПорядокПрава), чтобы заранее подготовить текст и сэкономить время.
Если вы — работодатель — помните: выдача трудовой книжки без нотариальной доверенности может повлечь за собой штрафы со стороны трудовой инспекции. Соблюдайте закон — это ваша защита.