В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат документа все еще остается актуальным для многих категорий работников. Ситуация, когда сотрудник не может лично явиться в отдел кадров или к бывшему работодателю для получения своего документа, встречается нередко. В таких случаях единственным законным способом передачи трудовой книжки становится оформление доверенности. В данной статье мы подробно разберем юридические нюансы, требования к оформлению и предоставим актуальный образец документа.

Можно ли получить трудовую книжку по доверенности?

Долгое время в юридической практике существовали споры относительно возможности выдачи трудовой книжки третьему лицу. Буквальное толкование некоторых норм Трудового кодекса РФ ранее приводило к выводу, что документы, связанные с работой, должны получаться лично. Однако современная правоприменительная практика и разъяснения контролирующих органов подтверждают: выдача трудовой книжки по доверенности допускается.

Законодательно обязательная форма такого документа не утверждена, поэтому доверенность составляется в простой письменной форме. Однако, чтобы у работодателя не возникло сомнений в подлинности документа и чтобы избежать рисков незаконной выдачи, важно соблюсти ряд строгих требований.

Ключевые требования к оформлению

Для того чтобы доверенность была принята кадровой службой предприятия, она должна содержать следующие обязательные элементы:

• Дата и место составления: Без указания даты выдачи доверенность считается недействительной (ст. 186 ГК РФ). Дату необходимо прописывать полностью, желательно прописью.
• Паспортные данные доверителя: Полные ФИО, серия, номер паспорта, дата выдачи, код подразделения и адрес регистрации владельца трудовой книжки.
• Паспортные данные представителя: Полные ФИО и паспортные данные лица, которому делегируется право получения документа.
• Четкое описание полномочий: В тексте должно быть прямо указано, что представитель имеет право получить именно трудовую книжку (можно указать номер, если известно, или период работы).
• Право подписи: Важно explicitly указать, что представитель имеет право расписываться в книге учета движения трудовых книжек и в самой трудовой книжке (в графе «Расписка работника») от имени доверителя.
• Срок действия: Если срок не указан, по умолчанию доверенность действует в течение одного года с момента выдачи.
• Собственноручная подпись доверителя: Документ обязательно должен быть подписан владельцем трудовой книжки;

Нужно ли нотариальное заверение?

Это один из самых частых вопросов. Согласно действующему законодательству, для получения трудовой книжки нотариальное заверение не является строго обязательным, если доверенность выдается в рамках трудовых отношений и заверяется работодателем (для действующих сотрудников) или составлена в простой письменной форме с приложением копий паспортов.

Однако, многие работодатели, стремясь обезопасить себя от возможных претензий, могут потребовать:

1. Нотариально заверенную доверенность (особенно если сотрудник уволен и не имеет возможности засвидетельствовать подпись у текущего работодателя).
2. Или же заверение подписи сотрудника непосредственно в отделе кадров по месту работы (если сотрудник еще числится в штате).

Рекомендация: Перед составлением документа представителю лучше заранее уточнить в отделе кадров конкретного предприятия, какую форму доверенности они готовы принять.

Образец доверенности на получение трудовой книжки (2026 год)

Ниже приведен универсальный образец, который можно использовать как основу. Текст можно написать от руки или напечатать на компьютере.

Порядок действий при получении

Процесс получения трудовой книжки представителем выглядит следующим образом:

1. Подготовка: Доверитель составляет доверенность, подписывает ее и передает оригинал представителю. К доверенности необходимо приложить копию паспорта доверителя (все заполненные страницы) для сверки подписи и данных.
2. Явка представителя: Представитель приходит к работодателю с оригиналом доверенности, своим паспортом и копией паспорта доверителя.
3. Проверка: Кадровик сверяет данные в доверенности с паспортом представителя и копией паспорта доверителя. Проверяется наличие подписи и срок действия.
4. Выдача и фиксация: Работодатель выдает трудовую книжку. В книге учета движения трудовых книжек представитель делает запись о получении, указывая: «Трудовая книжка получена по доверенности от [дата] представителем [ФИО представителя]». Там же ставится подпись представителя.

Важные нюансы и советы

Чтобы избежать проблем при получении документа, учтите следующие моменты:

• Срок действия: Хотя закон допускает срок до 3 лет, работодатели часто предпочитают доверенности со сроком действия не более 1 месяца или на конкретную дату получения, чтобы минимизировать риски.
• Электронные трудовые: Если работник перешел на электронную трудовую книжку, бумажный экземпляр ему не выдается (если он не подавал заявление о сохранении бумажной версии). В этом случае доверенность может потребоваться для получения выписки из ПФР или справки СТД-Р.
• Увольнение: Если трудовая книжка не была получена в день увольнения, работодатель обязан направить уведомление. Получение по доверенности в этом случае также возможно и снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи.
• Ошибки в данных: Любая опечатка в номере паспорта или фамилии может стать причиной отказа в выдаче документа. Проверяйте данные дважды.

Правильно оформленная доверенность — это гарантия того, что важный документ будет получен законным путем, а работодатель выполнит свои обязательства без нарушения трудового законодательства.