Дубликат трудовой книжки выдается в случае потери, порчи или кражи оригинала. Важно, чтобы все сведения, внесенные в новый документ, соответствовали информации, содержащейся в трудовой деятельности работника на момент оформления. Ниже – подробный гид по заполнению дубликата в 2026 году.

Когда требуется дубликат?

• Утеряна (украдена) оригинальная трудовая книжка;
• Оригинал поврежден (залит, испорчен и т.п.);
• Необходимо оформить замену после изменения фамилии, имени или отчества.

Какие документы нужны?

1. Заявление работника о выдаче дубликата;
2. Копия (или выписка) из оригинальной трудовой книжки, подтверждающая сведения о работе и наградах;
3. Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность);
4. При необходимости – копия приказа об увольнении с последнего места работы.

Как оформить дубликат?

На ьном листе дубликата указывается:

• Текущая дата заполнения;
• Отметка «Дубликат»;
• Если выдается взамен утерянной книжки – на оригинале ставится надпись «Взамен выдан дубликат», указав серию и номер.

Пример заполнения полей дубликата

Ниже – типовой образец заполнения полей в соответствии с требованиями КонсультантПлюс и текущего законодательства.

Заполнение графы 3 – Сведения о работе и награждении

В графе 3 указываются сведения о предыдущем месте работы, подтвержденные документально. Пример:

• Работа в ООО «Старое место» – с по ;
• Должность: менеджер по продажам;
• Награды: Поощрение «Золотой клиент» (2021 г.).

Заполнение графа 4 – Общий трудовой стаж

В эту графу вносится подтвержденный общий стаж работы до поступления в текущую организацию. Пример записи:

Общий трудовой стаж – 12 лет 6 месяцев.
Подтверждается копией трудовой книжки ООО «Старое место».

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Сотрудник подает заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель проверяет наличие копий оригинальной трудовой книжки.
3. На ьном листе дубликата вводятся данные, указанные в пункте 3.
4. Заполняются графы 1‑5 (личные данные, сведения о работе, стаж, награды).
5. В графе 3 указываются сведения о работе в предыдущем месте, подтвержденные документами.
6. В графу 4 вносится подтвержденный общий трудовой стаж.
7. По окончании заполнения документ подписывается ответственным лицом и печатью организации.
8. Работнику выдается готовый дубликат.

Частые ошибки и как их избежать

• Несоответствие дат. Дата заполнения дубликата должна быть текущей, а не датой выдачи оригинала.
• Отсутствие отметки «Дубликат». Без этой надписи документ считается недействительным.
• Недостаточно подтвержденные сведения. Все данные о предыдущей работе должны быть подкреплены копиями или выписками.
• Неправильный порядок заполнения графа 4. В эту графу вносят только подтвержденный общий стаж, а не отдельные места работы.

Пример полностью заполненного дубликата

Ниже – иллюстративный пример (формат может отличаться в зависимости от организации, но структура одинаковая).

--------------------------------------------------------------
| ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ |
| (выдан взамен утерянной) |
|------------------------------------------------------------|
| Фамилия, имя, отчество: Иванов И. И. |
| Дата рождения: |
| Место рождения: Москва, РФ |
| Серия и номер оригинала: № 123456, серия АА |
| Дата выдачи оригинала: |
| Примечание: Взамен выдана дубликат |
| серии ББ, номер 789012 |
| Дата заполнения: |
|------------------------------------------------------------|
| 3. Сведения о работе и награждении |
| ‒ ООО «Старое место» ( – ), |
| должность: менеджер по продажам, |
| Поощрение «Золотой клиент» (2021). |
|------------------------------------------------------------|
| 4. Общий трудовой стаж: 12 лет 6 месяцев |
| Подтверждается копией трудовой книжки ООО «Старое место»|
--------------------------------------------------------------

Заполнение дубликата трудовой книжки – ответственный процесс, требующий точного соблюдения требований законодательства и правильного оформления всех полей. При правильном заполнении документ будет приниматься любой инстанцией, подтверждая ваш трудовой стаж и место работы.

Для удобства можно скачать готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки 2026 года в формате Word или PDF на официальных ресурсах (например, nalog-nalog.ru или КонсультантПлюс).