Дата актуализации информации:  г.

Содержание

1. Что такое дубликат трудовой книжки?
2. В каких случаях нужен дубликат?
3. Нормативно‑правовая база
4. Кто обязан выдавать дубликат?
5. Необходимые документы
6. Образец заявления о выдаче дубликата
7. Пошаговая инструкция по получению дубликата
8. Как правильно заполнять дубликат
9. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
10. Часто задаваемые вопросы

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки – это новый бумажный экземпляр, в котором сохраняются все сведения о трудовой деятельности работника, которые были внесены в оригинальную книжку. На первой странице дубликата в правом верхнем углу обязательно ставится отметка «Дубликат». Дубликат выдается в случаях, когда оригинальная книжка утрачена, повреждена или когда требуется заменить её по другим законным основаниям.

В каких случаях нужен дубликат?

• Утрата (потеря) трудовой книжки.
• Повреждение книжки (разрыв, сильное загрязнение, истирание записей).
• Уничтожение книжки в результате стихийных бедствий, пожара и т.п.
• Если в книжке сделаны записи, которые признаются недействительными (например, ошибочные сведения об увольнении).
• При ликвидации организации, где была ведена оригинальная книжка (в этом случае дубликат может быть получен в архиве организации).
• Для перехода на новые образцы трудовых книжек (вкладка‑дубликат) после 1 сентября 2021 года.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок выдачи дубликата трудовой книжки:

• Приказ Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (п. 27 Приложения 2).
• Постановление Правительства РФ от  № 1250 «Об утверждении формы и порядка оформления вкладышей и дубликатов трудовых книжек» (п. 3 – допускает использование старых бланков без ограничения срока).
• Письмо Минтруда и соцзащиты РФ от  г. (разъяснение порядка выдачи дубликатов без акта комиссии).
• Федеральный закон «О труде в Российской Федерации» (ст. 71, 72) – определяет обязанность работодателя вести трудовую книжку.

Кто обязан выдавать дубликат?

Выдачей дубликата занимается работодатель, у которого была сделана последняя запись в трудовой книжке. Если организация ликвидирована, дубликат может быть получен в архиве бывшего работодателя или в территориальном органе Пенсионного фонда России.

Необходимые документы

Для получения дубликата работнику необходимо предоставить следующий пакет:

1. Заявление о выдаче дубликата (образец ниже).
2. Документ, подтверждающий личность (паспорт РФ или иной документ, удостоверяющий личность).
3. Документы, подтверждающие трудовой стаж (при наличии):
   • выписки из Пенсионного фонда РФ;
   • трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении;
   • справки‑выписки из бухгалтерии о начислении заработной платы.
4. Если книжка утрачена, необходимо предоставить акт комиссии (может быть оформлен без комиссии, если работник сразу обращается к работодателю).
5. При повреждении книжки – оригинал повреждённого экземпляра (для подтверждения необходимости замены).

Образец заявления о выдаче дубликата

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, ФИО полностью, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда, проживающий(ая) по адресу: полный адрес, прошу оформить и выдать мне дубликат трудовой книжки № номер оригинала (если известен) на мое имя в соответствии с п. 27 Приложения 2 к Приказу Минтруда России от № 320н.

Основание: утрата/повреждение трудовой книжки (указать причину).

Приложения:
Копия паспорта.
Документы, подтверждающие трудовой стаж (выписки из ПФР, трудовые договоры и пр.).
(при необходимости) акт комиссии о факте утраты/повреждения.

Заявление подаётся в отдел кадров (или в бухгалтерию) работодателя. По закону работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 календарных дней со дня получения заявления и подтверждающих документов.

Пошаговая инструкция по получению дубликата

1. Уведомление работодателя. При утрате или повреждении книжки работник обязан незамедлительно сообщить об этом работодателю (по месту последней записи).
2. Подготовка заявления. Составьте заявление по образцу выше, укажите причину получения дубликата.
3. Сбор документов. Подготовьте копию паспорта и подтверждающие документы о трудовом стаже.
4. Подача заявления. Передайте заявление и пакет документов в отдел кадров.
5. Проверка работодателем. Работодатель проверяет предоставленные сведения, при необходимости запрашивает дополнительные документы.
6. Оформление дубликата. На первой странице ставится отметка «Дубликат», в правом верхнем углу пишется слово «Дубликат», а дальше вносятся все записи, соответствующие оригиналу.
7. Выдача дубликата. Работник получает готовый дубликат в течение 15 дней. При задержке работодатель обязан предоставить письменное объяснение.
8. Регистрация в ПФР. При необходимости работник может направить копию дубликата в Пенсионный фонд для актуализации данных о стаже.

Как правильно заполнять дубликат

Заполнение дубликата полностью повторяет порядок заполнения оригинальной книжки:

• На первой странице в правом верхнем углу ставится надпись «Дубликат» (чёрными чернилами).
• Все записи (приём, перевод, увольнение, изменения условий труда, награды и пр.) вносятся в хронологическом порядке, без пропусков.
• Подписи и печати работодателя ставятся так же, как в оригинале.
• Если в оригинальной книжке были сделаны исправления, их следует перенести в дубликат с указанием причины исправления.
• В случае, если в оригинале есть вкладыши (например, листы с дополнительными сведениями), их также копируют в дубликат.

С 1 сентября 2021 года допускается использовать старый бланк трудовой книжки без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ № 1250). Поэтому при оформлении дубликата можно использовать как новые, так и старые бланки, главное – соблюсти требования к надписи «Дубликат».

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Если ваш работодатель уже перешёл на ЭТК, дубликат в бумажном виде может быть заменён электронным вариантом:

• Работник получает доступ к своей ЭТК через Портал государственных услуг.
• При утрате доступа (например, утеря логина/пароля) необходимо обратиться в отдел кадров с заявлением о восстановлении доступа.
• Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, и автоматически синхронизируется с данными ПФР.

Если же ваш работодатель пока не использует ЭТК, вы имеете право потребовать бумажный дубликат в соответствии с вышеописанным порядком.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени даёт работодатель на выдачу дубликата?

Не позднее 15 календарных дней со дня получения полного пакета документов.

Нужно ли оформлять акт комиссии, если я сразу обратился к работодателю?

Нет. По пункту 5 Постановления Правительства РФ от № 1250 работник может сразу обратиться к работодателю, и дубликат выдаётся без акта комиссии.

Можно ли получить дубликат в другом регионе, если мой прежний работодатель переехал?

Да. Дубликат выдаётся по месту последней записи в трудовой книжке. Если организация переехала, следует обращаться в её новое юридическое лицо.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?

Сначала уточните причины отказа. Если они не соответствуют законодательству, можно:

• Обратиться в инспекцию по труду по месту нахождения работодателя.
• Подать жалобу в Пенсионный фонд России (они могут потребовать от работодателя выдачу дубликата).
• В крайнем случае – обратиться в суд с иском о принудительном исполнении обязанности.

Нужно ли платить за дубликат?

Согласно Приказу Минтруда РФ, выдача дубликата является бесплатной услугой работодателя.

Можно ли получить дубликат, если я ушёл из организации и уже не работаю там?

Да. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней после получения заявления, даже если трудовые отношения завершились.

Как оформить дубликат, если организация ликвидирована?

Обратитесь в архив организации или в территориальный орган Пенсионного фонда России, предоставив копию паспорта и подтверждающие документы о стаже.

Дубликат трудовой книжки – важный документ, позволяющий подтвердить трудовой стаж, оформить пенсию и получить социальные выплаты. Оформление дубликата регулируется чётким набором нормативных актов, а процесс получения не должен занимать более 15 дней, если работник предоставил все необходимые документы. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел кадров, инспекцию по труду или в Пенсионный фонд.

Помните: своевременное заявление и правильный комплект документов ускоряют процесс получения дубликата и позволяют избежать лишних проблем в дальнейшем.