Дубликат трудовой книжки – это официальный документ, который выдаётся работнику при утрате оригинальной книжки. Он имеет ту же юридическую силу, что и первоначальный экземпляр, но на первой странице обязательно ставится надпись Дубликат. Ниже подробно рассмотрен весь процесс – от оснований для выдачи до технических нюансов печати и оформления.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат – это копия трудовой книжки, оформленная на чистом бланке установленного образца. В нём переносятся все сведения о работе сотрудника, которые подтверждаются документами предыдущих работодателей (трудовые договоры, приказы, справки и т.д.). На ьном листе дубликата в правом верхнем углу делается надпись Дубликат, что distinguishes его от оригинала.

Основания для выдачи дубликата

Согласно действующему законодательству (Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек») дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Утрата трудовой книжки по вине работника (например, потеря, кража, повреждение).
• Утрата трудовой книжки по вине работодателя (например, при увольнении книжка не была передана сотруднику).
• Порча оригинальной книжки до такой степени, что её дальнейшее использование невозможно.

В любом из этих случаев работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата, а работодатель обязан оформить и выдать его в установленные сроки.

Порядок оформления и печати дубликата

Процедура оформления дубликата состоит из нескольких этапов:

1. Приём заявления. Работник подаёт заявление (образец см. ниже). Заявление регистрируется в журнале incoming документов.
2. Сбор подтверждающих документов. При утрате по вине работника запрашиваются справки с предыдущих мест работы, копии трудовых договоров, приказы о приёме и увольнении, выписки из пенсионного дела и т.д. Если вина лежит на работодателе, он сам обеспечивает предоставление этих документов;
3. Перенос сведений. На чистом бланке трудовой книжки последовательно переносятся все записи о работе: даты приёма и увольнения, наименование организаций, должности, основания (приказы) и т.д.
4. Нанесение надписи «Дубликат». На первой (ьной) странице в правом верхнем углу печатается слово Дубликат жирным шрифтом (обычно Times New Roman или Arial, размер 14 pt).
5. Подпись и печать. Документ заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
6. Выдача работнику. Дубликат выдаётся под расписку в журнале выдачи трудовых книжек.

Требования к оформлению (надпись «Дубликат», расположение, шрифт)

Согласно пункту 27 Приложения 2 к Приказу Минтруда России № 320н:

• Надпись Дубликат располагается в правом верхнем углу первой страницы (ьного листа) трудовой книжки.
• Шрифт – обычный для трудовой книжки (Times New Roman, 14 pt), жирное начертание.
• Цвет текста – чёрный.
• Межстрочный интервал – одинарный, как и в остальной части книжки.
• После надписи следует оставлять пустую строку перед началом первой записи о работе.

При печати на принтере рекомендуется использовать лазерный или струйный аппарат с качеством не менее 600 dpi, чтобы надпись была чёткой и не стиралась при эксплуатации.

Сроки выдачи дубликата

Согласно законодательству и разъяснениям Минтруда:

• Дубликат выдаётся не позднее 15 календарных дней со дня подачи заявления работником.
• Если для оформления требуется запрос документов с предыдущих мест работы, срок может быть продлён, но работодатель обязан известить работника о причинах задержки и предварительно согласовать новый срок.
• В случае вины работодателя срок также не превышает 15 дней, однако работодатель обязан оказать содействие в получении необходимых справок.

Необходимые документы для оформления дубликата

В зависимости от причины утраты перечень документов может немного отличаться:

При утрате по вине работника

• Заявление о выдаче дубликата (образец ниже).
• Копии трудовых договоров с предыдущими работодателями.
• Справки о периодах работы (форма СТД‑Р или аналогичные).
• Приказы о приёме и увольнении (или их заверенные копии).
• Выписка из индивидуального лицевого счёта в ПФР (при необходимости).

При утрате по вине работодателя

• Заявление работника.
• Внутренний акт о невозможности выдачи оригинальной книжки (составляется кадровой службой).
• Документы, подтверждающие стаж работы у данного работодателя (трудовой договор, приказы, табели).
• Если требуется подтверждение стажа до приёма к данному работодателю – запрос в предыдущие организации (по согласованию с работником).

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон, актуальный на 2026 год.

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, [ФИО полностью], родившийся(ась) [ДД.MM.ГГГГ],
паспорт: серия [XXXX] № [XXXXXX], выдан [Кем и когда],
проживающий(ая) по адресу: [Полный адрес],
работаю(ю) в организации [Название организации] в должности [Должность] с [ДД.MM.ГГГГ] по настоящее время.

В связи с утратой (потерей/повреждением) трудовой книжки № [номер, если известен] по моей вине (по вине работодателя) прошу выдать мне дубликат трудовой книжки на моё имя.

Прилагаю документы, подтверждающие мои периоды работы:

 
Копия трудового договора с [Название организации] от [ДД.MM.ГГГГ];
 
Справка о периодах работы от [Название предыдущей организации];
 
Приказ № ___ о приёме на работу от [ДД.MM.ГГГГ];
 
Иные документы (перечислить).

Заявление подаётся в два экземпляра: один остаётся у работника (с отметкой о приёме), второй – в личном деле сотрудника.

Особенности печати при утрате по вине работодателя

Если вина лежит на работодателе, он обязан:

• Оказать содействие в получении документов, подтверждающих стаж работы до приёма к данному работодателю (запросы в предыдущие организации, пенсионный фонд и т.д.).
• Обеспечить бесплатное изготовление дубликата (все расходы на бланк, печать, нотариальное заверение, если требуется, несут работодатель).
• Выдать дубликат в течение 15 дней с момента регистрации заявления, независимо от сложности сбора документов.

В случае задержки по вине работодателя работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием о компенсации морального вреда и штрафных санкций.

Печать на дубликате трудовой книжки – это строго регламентированный процесс, который требует точного соблюдения нормативных актов и аккуратного оформления документа. Главные моменты, которые следует помнить:

• Надпись Дубликат ставится только в правом верхнем углу первой страницы.
• Срок выдачи – не более 15 календарных дней с момента подачи заявления.
• При утрате по вине работника необходимо предоставить подтверждающие документы о стаже работы.
• При вине работодателя он обязан обеспечить сбор этих документов и нести все связанные расходы.
• Качество печати должно обеспечивать чёткость и долговечность надписи и всех записей.

Соблюдение этих требований гарантирует, что дубликат трудовой книжки будет иметь полную юридическую силу и послужит надёжным подтверждением трудового стажа сотрудника при трудоустройстве, назначении пенсии или иных социальных выплат.