Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и историю работы сотрудника. Потеря, порча или утрата оригинала может поставить под угрозу права работника. В таком случае необходимо оформить дубликат. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить дубликат трудовой книжки в 2026 году, учитывая как бумажный, так и электронный варианты.
Что такое дубликат трудовой книжки?
- Дубликат – документ, полностью повторяющий содержание потерянного или испорченного оригинала.
- Он содержит все записи о приёме, увольнении, повышении, переводе и других кадровых событиях.
- Дубликат может быть как бумажным, так и электронным (если работник ранее вел электронную трудовую книжку).
Когда нужен дубликат?
- Потеря оригинала.
- Порча (разрыв, повреждение страниц).
- Утрата (забывание, кража).
- Наличие ошибок в оригинале, требующих исправления.
Как оформить дубликат бумажной трудовой книжки
Сбор необходимых документов
- Заявление работника о выдаче дубликата (форма «Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки»).
- Справка о стаже работы (СТД-Р) от последнего работодателя.
- Справка о стаже работы (СТД-СФР) от Федеральной службы по труду, если работник работал ранее в других организациях.
- Копия паспорта работника.
- Копия оригинальной трудовой книжки (если она ещё есть).
Оформление приказа о выдаче дубликата
Кадровик из отдела кадров подготавливает приказ о выдаче дубликата. В приказе указываются:
- ФИО работника.
- Дата выдачи.
- Сведения о стаже, подтверждённые справками.
- Подпись руководителя и печать организации.
Заполнение бланка дубликата
Выполняется заполнение нового бланка трудовой книжки (можно использовать «чистый» бланк старого или нового образца). Важно:
- Точный перенос всех записей из оригинала.
- Указание даты выдачи дубликата.
- Подпись работника и печать организации.
Подача отчётности в СФР
После заполнения бланка работодатель обязан подать отчёт о первом трудоустройстве сотрудника в Федеральную службу по труду (СФР). Это необходимо для того, чтобы данные о стаже были отражены в электронном реестре.
Передача дубликата работнику
После оформления и подписания дубликат передаётся работнику. Работник обязан подтвердить вручение, подписав соответствующую часть книги.
Как оформить дубликат электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник ранее вел электронную трудовую книжку, то дубликат оформляется в электронном виде. В этом случае бумажный документ не требуется.
- Работодатель вносит данные о стаже в систему ЭТК.
- Сотрудник получает электронную копию, которую можно скачать в формате PDF.
- При необходимости можно запросить печатную копию (выписку) в СФР.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное заполнение ьного листа – в таком случае книгу признают недействительной и её нужно уничтожить.
- Отсутствие справок о стаже – без них невозможно подтвердить данные.
- Неправильная дата выдачи дубликата – это может вызвать путаницу в дальнейшем.
- Неправильное указание образца бланка – в 2026 году можно использовать как старый, так и новый образец.
Когда можно использовать «чистые» бланки
Если работник устраивается на работу впервые и никогда ранее не вел трудовую книжку, можно использовать чистые бланки (как старого, так и нового образца). Это упрощает процесс оформления.
Как проверить, что дубликат оформлен правильно
- Проверьте, что все записи совпадают с оригиналом (если он есть).
- Убедитесь, что в дубликате указана дата выдачи.
- Проверьте подпись руководителя и печать организации.
- Проверьте наличие подписей работника в соответствующих местах.
- Сравните данные в дубликате с информацией, доступной в системе ЭТК (если применимо).
Где можно получить справки о стаже
- СТД-Р – справка о стаже от последнего работодателя.
- СТД-СФР – справка о стаже от Федеральной службы по труду;
- ЭТК – электронная трудовая книжка, доступная в личном кабинете сотрудника.
Как получить выписку из дубликата
Выписку можно получить в любой кадровой службе. Она содержит все записи, которые были внесены в дубликат, и может быть использована при переходе на новое место работы.
Оформление дубликата трудовой книжки – это важный процесс, который защищает права работника и обеспечивает корректное ведение кадровой документации. Следуя указанным шагам, вы сможете быстро и без ошибок получить дубликат, будь то бумажный или электронный вариант.
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в оформлении, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в Федеральную службу по труду.