Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж и квалификацию работника. При её утрате, порче или необходимости исправления записей работнику необходимо оформить дубликат (или вкладыш‑дубликат). В статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок подачи заявления, перечень необходимых документов и пример текста заявления.
Правовая база
- Постановление Правительства Республики Беларусь от № 1015 «О правилах ведения трудовых книжек» (пункт 11).
- Инструкция Министерства труда и социальной защиты РБ от 16 июня 2014 г. № 62, определяющая случаи выдачи дубликата.
- Трудовой кодекс РБ (статьи 84‑86) – общие положения о ведении и хранении трудовых книжек.
Согласно пункту 62 Инструкции, дубликат (вкладыш) выдается по письменному заявлению работника в следующих случаях:
- Утрата трудовой книжки (по вине работника).
- Порча книжки (разрыв, сильное загрязнение, истирание записей).
- Наличие в книжке записей, признанных недействительными (неправильные причины увольнения, ошибочные переводы).
- Необходимость замены старого экземпляра новым (износ, устаревший формат).
Кто имеет право подать заявление?
Заявление может подать:
- Сам работник (по месту последней записи в трудовой книжке).
- Законный представитель (родитель, опекун) в случае, если работник не способен действовать самостоятельно (например, несовершеннолетний).
Работодатель обязан рассмотреть заявление и выдать дубликат в течение 10 рабочих дней со дня его получения (если нет оснований для отказа).
Перечень документов, необходимых к заявлению
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Письменное заявление работника | Основание для выдачи дубликата. |
| Копия паспорта (или другого удостоверения личности) | Подтверждение личности заявителя. |
| Справка о месте работы (если книжка была выдана в другом предприятии) | Подтверждение последнего места работы. |
| Документы, подтверждающие трудовой стаж (трудовые договоры, справки‑выписки из ПФР) | Для восстановления записей в дубликате. |
| Заявление о выдаче дубликата (образец, заполненный полностью) | Структурированный запрос. |
Порядок подачи заявления
- Подготовка заявления. Заполните образец (см. ниже) и подпишите его.
- Сбор документов. Приложите копию паспорта и, при необходимости, справки о стаже.
- Подача в отдел кадров. Передайте пакет документов работодателю (по месту последней записи).
- Регистрация заявления. Работодатель фиксирует получение заявления в журнале входящих документов.
- Согласование. При необходимости работодатель запрашивает подтверждающие документы у прежних работодателей.
- Выдача дубликата. После проверки работодатель оформляет дубликат (вкладыш) и вносит в него все записи, указанные в оригинальной книжке.
- Подтверждение получения. Работник подписывает акт приема‑передачи дубликата.
Пример заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
Ниже – типовой образец, который можно скачать в формате .docx или .pdf и адаптировать под свои данные.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки Я, _________________________________ (ФИО полностью), проживающий(ая) по адресу: _________________________________, паспорт: серия ___ № ________, выдан ______________________, тел.: ______________________, прошу выдать мне дубликат (вкладыш) к трудовой книжке в связи с ______________________ (указать причину: утрата, порча, необходимость исправления записей). Сведения о трудовой книжке: - Серия и номер оригинала: _____________ - Дата выдачи оригинала: __.__.____ - Последнее место работы (по записи в книжке): ______________________ Перечень прилагаемых документов: Копия паспорта. Справка о месте работы (при необходимости). Документы, подтверждающие трудовой стаж (трудовые договоры, справки из ПФР). Квитанция об уплате госпошлины (если требуется). Дата ______________________ Подпись ______________________
Сроки и стоимость
- Срок выдачи дубликата – не более 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
- Госпошлина за выдачу дубликата в 2026 году составляет 5 белорусских рублей (может быть изменена постановлением Минтруда).
Возможные причины отказа
Работодатель имеет право отказать в выдаче дубликата, если:
- Заявление подано не по месту последней записи в книжке.
- Отсутствуют необходимые подтверждающие документы.
- Работник не предоставил копию удостоверения личности.
- Существует спор о правомерности записи, которую требуется исправить (тогда требуется судебное решение).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить дубликат, если оригинальная книжка найдена позже?
Да. В таком случае необходимо подать новое заявление с указанием причины «исправление записей», а оригинал будет возвращён в архив.
Нужно ли платить госпошлину, если дубликат выдаётся в связи с порчей книжки?
Госпошлина взимается в любом случае, однако в некоторых случаях (например, при порче по вине работодателя) она может быть отменена приказом Минтруда.
Как оформить дубликат, если книжка была выдана в другой стране (например, в России) и работник переехал в Беларусь?
Необходимо обратиться в консульство РФ за подтверждением стажа, а затем в Минтруд РБ с заявлением о признании иностранного документа.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат без объяснения причин?
Работник может подать жалобу в Министерство труда и социальной защиты РБ или в суд в течение 30 дней с момента отказа.
Оформление дубликата трудовой книжки в РБ – процесс, требующий чёткого соблюдения законодательных требований и предоставления полного пакета документов. Правильно составленное заявление, своевременный сбор подтверждающих бумаг и знание сроков помогут получить дубликат без лишних задержек.
Для удобства вы можете скачать готовый образец заявления и адаптировать его под свою ситуацию.
Дата актуализации информации: г.