Трудовая книжка, это главный документ, который подтверждает стаж работы человека, указывает на его прошлые места трудовой деятельности и занимаемые должности. Именно на основании сведений из нее часто оцениваются пенсионные права по состоянию на 1 января 2002 года. Но что делать, если этот важный документ утрачен или поврежден? Спасением в такой ситуации становится оформление дубликата трудовой книжки. О том, как происходит этот процесс и как дубликат влияет на назначение пенсии, читайте в нашей подробной статье.
Когда может потребоваться дубликат трудовой книжки?
Утрата или порча трудовой книжки — неприятное событие, которое может произойти с любым работником. Ситуации бывают разные:
- Потеря документа бывшим работником, когда книжка уже находится на руках у гражданина.
- Утрата или порча действующим работником, если документ брался на руки для оформления пенсии или других целей.
- Потеря книжки по вине работодателя, когда документ хранился в организации.
Особенно часто необходимость получить документ на руки возникает в период работы: работодатель может выдавать работнику трудовую книжку для его обязательного социального страхования, в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР). Эта обязанность работодателя регламентирована законодательством с 2015 года (в силу принятия ФЗ «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии»). Именно в процессе такой выдачи документ иногда теряется.
Как оформить дубликат: пошаговая инструкция
Для надлежащего оформления дубликата работодателю или владельцу книжки необходимо установить места и периоды работы, подлежащие внесению в новый документ. Процесс восстановления выглядит следующим образом:
Сбор подтверждающих документов
Работник должен сообщить информацию о своих прошлых работодателях. На основании этих данных текущий работодатель направляет запросы прежним нанимателям. Альтернативой и самым надежным источником информации является запрос в Управление Пенсионного фонда РФ (СФР).
Запрос сведений через Пенсионный фонд (СФР)
Заказать выписку из Пенсионного фонда можно несколькими способами:
- Через кабинет страхователя на веб-портале ПФР. Работодатель авторизуется удобным способом, выбирает в меню слева «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
- Через МФЦ.
- Через портал Госуслуги.
Полученная из ПФР справка содержит официальные данные об уплате страховых взносов, что является лучшим подтверждением стажа. Эту справку работодатель может передать сотруднику — она обязательно пригодится ему при оформлении пенсии.
Внесение записей в дубликат
Если работник до поступления в текущую организацию уже работал, при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.
Важно понимать: если все подтверждающие документы собрать не удалось, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся сведения, даже если они будут неполными.
Особенности назначения пенсии по дубликату
Многие пенсионеры боятся, что неполный дубликат станет причиной снижения пенсии. На самом деле, информация из трудовой книжки напрямую влияет на данные пенсионного счета, но она не является единственным источником правды.
Что нужно знать о стаже и пенсии:
- Учет страховых взносов. Да, при назначении пенсии учитываются периоды работы, с которых производились уплаты страховых взносов. Если работодатель платил взносы, этот период будет на лицевом счете в СФР даже в случае утери книжки.
- Ограниченность трудовой книжки. В трудовой не указана работа по гражданско-правовым договорам и периоды предпринимательской деятельности, которые также отражены на лицевом счете в ПФР и учитываются при расчете.
- Совместительство. Период трудовой деятельности по основному месту работы и по совместительству может быть учтен в общий трудовой стаж при оценке пенсионных прав по состоянию на 1 января 2002 года в календарном порядке.
Может ли человек иметь две трудовые книжки?
Иногда в процессе восстановления возникает ситуация, когда находится старая книжка, а дубликат уже выдан. В итоге человек может иметь две трудовые книжки. Это не является нарушением, препятствующим назначению пенсии — органы СФР проверят данные по обеим книжкам и исключат дублирующие периоды.
Важные советы для будущих пенсионеров
Проверяйте корректность записей
При получении дубликата на руки обязательно проверьте корректность всех записей. Особое внимание уделите серии и номеру дубликата, данным о стаже и названиям организаций. Ошибки в наименовании предприятий могут стать причиной долгих разбирательств при оформлении пенсии.
Сохраняйте старую книжку
Если оригинал трудовой книжки был поврежден (например, залит водой или порван), но не утрачен полностью, сохраните прежнюю книжку с отметкой о выдаче дубликата. Она может понадобиться, например, при расчете пенсии для подтверждения специфических записей, награждений или поощрений, которые вносятся в дубликат по последнему месту работы.
Заранее закажите выписку из СФР
Не ждите выхода на пенсию, чтобы узнать свой стаж. Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, легко сопоставить с данными Пенсионного фонда. Сделайте это заранее, чтобы при назначении пенсии не возникало накладок.
Потеря трудовой книжки — это не приговор для вашего стажа. Оформление дубликата — это законная и четко регламентированная процедура. А в эпоху цифровизации данных (выписки из СФР, электронные трудовые книжки) подтвердить свою трудовую биографию для назначения пенсии стало гораздо проще. Главное — проявить внимательность, вовремя направить запросы и сохранить все справки, подтверждающие вашу трудовую деятельность.