Дубликат трудовой книжки – официальный документ, выдаваемый работодателем вместо утерянной, повреждённой или изъятой оригинальной трудовой книжки. С 2024 года в России действует единый образец дубликата, который заполняется в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и нормативных актов (приказ Минтруда России от № 426н).
Когда нужен дубликат трудовой книжки?
- Утеря оригинала (по вине работника или работодателя).
- Повреждение, которое делает запись нечитаемой.
- Изъятие книжки в связи с её передачей в органы (например, в ПФР) и невозможность вернуть её в срок.
- Случай, когда оригинал найден, а дубликат уже выдан – требуется оформить замену оригинала.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 67, 68).
- Приказ Минтруда России № 426н от «Об утверждении формы дубликата трудовой книжки».
- КонсультантПлюс: «В разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже до поступления в данную организацию, подтверждённом документами».
Порядок оформления дубликата
Оформление происходит в несколько этапов. Ниже – типовая последовательность действий, актуальная на 2026 год:
- Подготовка заявления работника. Работник подаёт в отдел кадров заявление «О выдаче дубликата трудовой книжки». Образец заявления приведён в разделе 6.
- Сбор подтверждающих документов. Понадобятся:
- паспорт (страница с фотографией);
- СНИЛС;
- документы, подтверждающие трудовой стаж до поступления в текущую организацию (трудовые книжки прежних работодателей, справки 2‑НДФЛ, договоры);
- при наличии – акт о потере (если книжка утеряна по вине работодателя).
- Заполнение дубликата. Сотрудник кадровой службы вносит данные в соответствии с образцом (см. раздел 4).
- Отметка «Дубликат». На ьном листе крупными буквами ставится слово «Дубликат». Если дубликат выдаётся вместо неутраченной книжки, на оригинале делается запись: «Взамен выдан дубликат № … от …».
- Регистрация в книге движений трудовых книжек. Готовый дубликат фиксируется в журнале учёта (номер, дата выдачи, подпись ответственного лица).
- Подписание и вручение. Работник подписывает акт приёма‑передачи; в журнале ставится подпись и печать организации.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки (2026)
Ниже – полностью заполненный пример дубликата. Все поля, которые обязаны быть заполнены, выделены жирным шрифтом. Образец можно скачать в формате .docx или .pdf на официальных порталах государственных услуг.
| Дубликат трудовой книжки | |||
|---|---|---|---|
| Серия и номер дубликата: АБ 1234567 | |||
| Дата выдачи дубликата: | |||
| ФИО работника (как в паспорте): Иванов Иван Иванович | |||
| Дата рождения: | |||
| СНИЛС: 112-233-445 95 | |||
| Наименование организации‑работодателя: ОАО «Пример Индастриз» | |||
| ИНН организации: 7701234567 | |||
| Дата приема на работу: | |||
| Дата увольнения (если есть): — | |||
| Должность (полностью): Инженер‑технолог | |||
| Сведения о работе (раздел «Сведения о работе»): | |||
| Графа 1 – Дата начала | Графа 2 – Дата окончания | Графа 3 – Общий трудовой стаж до поступления | Графа 4 – Должность, разряд |
| — | 5 лет 3 месяца (документы: справка 2‑НДФЛ от 2024 г.) | Инженер‑технолог, 2 разряд | |
| Сведения о награждении (поощрении):, (нет записей) | |||
| Подпись работника: ______________________ (Иванов И.И.) | |||
| Подпись и печать работодателя: ______________________ (директор) | |||
| *Все записи делаются чернильной или печатной печатью. На ьном листе крупными буквами отмечено «Дубликат». | |||
Пример заявления работника о выдаче дубликата
Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты.
Заявление от ___________________ (ФИО полностью) проживающего(ей) по адресу: ________________________ Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала. Причина утраты: ________________________________________ (потеря, порча, изъятие и т.п.) Перечень прилагаемых документов: Копия паспорта. СНИЛС. Справка о трудовом стаже до поступления в текущую организацию. Акт о потере (если оформлен). Подпись: _______________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как быстро можно получить дубликат?
Согласно приказу Минтруда, срок выдачи дубликата – не более 10 рабочих дней с момента подачи полного пакета документов.
Можно ли оформить дубликат онлайн?
Да. На портале Госуслуги доступна услуга «Выдача дубликата трудовой книжки». После загрузки сканов документов, в отдел кадров организации направляется электронное уведомление, и дубликат готовится к выдаче.
Что делать, если найден оригинал после выдачи дубликата?
Необходимо оформить акт «О возврате оригинала» и ввести запись в журнал движений: «Оригинал найден, дубликат аннулирован». На оригинале делается запись «Взамен выдан дубликат № … от …», а дубликат помечается как «Аннулирован».
Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную выдачу дубликата?
Работодатель, нарушивший срок выдачи, может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Оформление дубликата трудовой книжки – важный процесс, который требует строгого соблюдения нормативных требований. Правильное заполнение формы, своевременное внесение отметки «Дубликат», а также регистрация в журнале движений гарантируют юридическую силу документа и защиту прав работника.
Помните: данные в дубликате должны соответствовать фактической информации о сотруднике на момент его заполнения, а не копировать сведения из утерянной книжки, если они отличаются.