Дубликат трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, выдаваемый вместо утраченной, повреждённой или уничтоженной оригинальной книжки. Ниже представлен подробный разбор всех вопросов, связанных с выдачей дубликата, основанный на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях (КонсультантПлюс, Гарант‑Сервис, Пенсионный фонд и др.).
Основания для выдачи дубликата
- Утеря трудовой книжки – работник подаёт письменное заявление о потере документа.
- Порча (негодность) трудовой книжки – обгорание, разрыв, сильное загрязнение и другие повреждения, делающие книжку непригодной для использования.
- Массовая утрата трудовых книжек в связи с чрезвычайными ситуациями – пожар, наводнение, техногенная авария и т.п.; в этом случае оформление производится комиссией по установлению стажа.
- Восстановление после увольнения – уволенный работник может запросить дубликат в течение 6 месяцев после даты увольнения, обратившись к последнему работодателю.
Во всех перечисленных случаях инициатором выдачи дубликата является сам работник (или его законный представитель).
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
- Подача заявления
Работник направляет письменное заявление работодателю по последнему месту работы (либо уволенному – к последнему работодателю). В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- дата и причина запроса (утрата, порча и т.д.);
- просьба выдать дубликат трудовой книжки;
- подпись и дата.
- Проверка оснований
Кадровик или ответственное лицо проверяет наличие оснований для выдачи дубликата (справка о утере, акт о порче, протокол комиссии и т.п.).
- Формирование комиссии (при необходимости)
Если дубликат нужен вследствие массовой утраты или отсутствия документов, подтверждающих стаж, создаётся комиссия из представителей отдела кадров, бухгалтерии и профсоюза (если имеется). Комиссия:
- устанавливает общий трудовой стаж работника;
- составляет акт о установлении стажа;
- определяет перечень документов, необходимых для заполнения дубликата (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки из ПФР и т.д.).
- Сбор подтверждающих документов
Для заполнения графы дубликата потребуются:
- трудовые договоры (или их копии);
- приказы о приёме, переводе и увольнении;
- справки о периодах работы (из архива бывшего работодателя, из ПФР);
- документы о награждениях и поощрениях (если они вносились в оригинальную книжку).
- Заполнение дубликата
Дубликат оформляется согласно Порядку ведения трудовых книжек и выдачи их дубликатов (Постановление Правительства РФ от № 225). Основные моменты:
- На ьном листе дубликата указываются серия и номер документа.
- В графе 3 «Сведения о работе» вносится запись о общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию, подтверждённом документами (см. п. 29 Порядка).
- Все остальные разделы (должности, периоды работы, награды) заполняются на основании предоставленных справок и приказов.
- На первой странице (ьном листе) прежней трудовой книжки делается отметка: «Взамен выдан дубликат с указанием его серии и номера».
- Выдача работнику
После заполнения дубликат выдаётся работнику под роспись в журнале учёта выдачи трудовых книжек. В день выдачи делается запись в трудовой книжке работника (если она сохранена) о выдаче дубликата.
- Хранение копий
Копия заявления, акт комиссии (если составлен) и использованные подтверждающие документы хранятся в личном деле работника не менее 50 лет.
Сроки оформления
- При наличии всех необходимых документов – не более 3 рабочих дней с момента получения заявления (внутренний регламент организации может устанавливать иной срок, но не превышающий 10 дней).
- Если требуется запрос документов из архивов или у бывших работодателей – срок может быть продлён до 30 календарных дней с учётом уведомления работника о причинах задержки.
- При оформлении дубликата вследствие массовой утраты – срок определяется комиссией, но не должен превышать 60 дней с момента создания комиссии.
Примеры документов
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
[ФИО работника] [Должность, подразделение] [Дата] Заявление Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её [утерей/порчей] (указать обстоятельства). Приложение: [список прилагаемых документов, если имеются]. Подпись _____________
Форма акта комиссии по установлению стажа (при массовой утрате)
Акт № ___ г. ___________ «___» __________ 2026 г. Комиссия в составе: __________________ (должность, ФИО) – председатель; __________________ (должность, ФИО) – секретарь; __________________ (должность, ФИО) – член. Рассмотрев документы, представленные работником __________________ (ФИО), комиссия установила: - общий трудовой стаж на дату __________ составляет _____ лет _____ месяцев; - подтверждающие документы: трудовой договор № ___ от ___, приказ о приёме № ___ от ___, справка из ПФР и т.д. На основании вышеизложенного комиссия решает: Выдать работнику дубликат трудовой книжки, заполненный согласно установленному стажу. Председатель комиссии __________________ /подпись/ Секретарь комиссии __________________ /подпись/
Запись в трудовой книжке о выдаче дубликата
В графе «Сведения о работе» (строка ___) делается запись: «Выдан дубликат трудовой книжки серия ___ № ___ от «___» __________ 2026 г.».
Полезные ссылки и нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – ведение трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи их дубликатов».
- КонсультантПлюс: статьи «Дубликат трудовой книжки: порядок оформления при утере», «Выдача дубликата трудовой книжки в 2026 году».
- Гарант‑Сервис г. Липецк: рекомендации по обращению к последнему работодателю.
- Пенсионный фонд РФ: информация о порядке восстановления трудовой книжки при утере.
Соблюдение представленного порядка обеспечивает законность выдачи дубликата трудовой книжки, защищает права работника на подтверждение своего трудового стажа и minimизирует риски споров с контролирующими органами.