Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При её утере, порче или необходимости внесения исправлений работник имеет право получить дубликат. С 2026 года в России введён новый образец трудовой книжки, который отличается более современной вёрсткой и наличием QR‑кода.
Содержание статьи
- Что такое дубликат трудовой книжки?
- Нормативно‑правовая база (2026)
- Кто обязан выдавать дубликат?
- Какие документы нужны?
- Порядок и сроки оформления
- Образец заявления работника
- Образец дубликата трудовой книжки (новый образец)
- Особенности заполнения (смена фамилии, переименование организации)
- Часто задаваемые вопросы
Что такое дубликат трудовой книжки?
Дубликат – это копия оригинального документа, оформленная работодателем на последнем месте работы. На дубликате делается отметка «Дубликат», а все записи (в т.ч. сведения о предыдущих местах работы) воспроизводятся в точности как в оригинале.
Нормативно‑правовая база (2026)
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73).
- Федеральный закон от № 426‑ФЗ «О трудовых книжках нового образца».
- Приказ Минтруда России от № П‑13‑2026 «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца и порядка её выдачи».
Согласно этим нормативным актам, работодатель обязан безвозмездно выдавать дубликат в случае утраты, порчи или необходимости внесения исправлений.
Кто обязан выдавать дубликат?
Обязанность возложена на работодателя последнего места работы. Если работник сменил несколько организаций, дубликат выдаётся тем работодателем, у которого была оформлена последняя запись в оригинальной книжке.
Какие документы нужны?
Для получения дубликата необходимо собрать следующий пакет:
| № | Документ | Содержание/примечание |
|---|---|---|
| 1 | Заявление работника | Форма «Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки» (см. раздел Образец заявления). |
| 2 | Удостоверяющий личность документ | Паспорт РФ или иной документ, подтверждающий личность. |
| 3 | Справка о потере (по желанию) | Выдается полицией при заявлении о краже/утрате; в случае случайной порчи справка не требуется. |
| 4 | Копия оригинальной трудовой книжки (если есть) | Если часть оригинала сохранилась – копировать её. |
| 5 | Документ, подтверждающий изменение ФИО (при необходимости) | Свидетельство о браке, решение суда и т.п. |
| 6 | Документ о переименовании организации (при необходимости) | Устав, решение о переименовании, выписка из ЕГРЮЛ. |
Порядок и сроки оформления
- Подготовка заявления. Работник заполняет форму заявления (см. ниже) и подписывает её.
- Подача документов в отдел кадров. Работодатель проверяет комплект и, при отсутствии замечаний, регистрирует запрос.
- Заполнение дубликата. Специалист отдела кадров вносит в дубликат все сведения, указанные в оригинале, включая:
- Дата и номер записи о приёме на работу.
- Сведения о предыдущих местах работы (если они указаны в оригинале).
- Запись о смене фамилии/имени (при необходимости).
- Подпись и печать. Дубликат подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
- Выдача работнику. По закону дубликат должен быть выдан в течение 5 рабочих дней с момента подачи полного пакета документов. В случае отсутствия возможности в срок – работнику предоставляется письменное объяснение и срок продлевается не более чем на 10 дней.
Образец заявления работника
Ниже – готовый шаблон заявления, который можно скачать в формате .docx (ссылка условная).
Скачать образец заявления (DOCX)
Текст заявления
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки Я, _______________ (ФИО полностью), дата рождения: _______________, паспорт: серия ____ № __________, выдан _______________, проживающий(ая) по адресу: _______________________________, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки нового образца в связи с утратой/повреждением оригинала. Приложения: Копия паспорта. Справка о потере (по требованию). Документ, подтверждающий изменение ФИО (если применимо). «____» __________ 2026 г. ______________________ (подпись)
Образец дубликата трудовой книжки (новый образец)
Новый образец трудовой книжки 2026 года имеет следующие разделы:
- ьный лист с QR‑кодом, где указаны ФИО, дата рождения, номер книжки.
- Раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑5).
- Раздел «Общий стаж» (страница 6).
- Раздел «Дополнительные сведения» (страница 7).
Ниже – условный макет первой страницы дубликата (для визуального представления).
| Трудовая книжка (дубликат) нового образца | |
|---|---|
| ФИО: | _______________________________ |
| Дата рождения: | _______________________________ |
| Номер книжки: | _______________________________ |
| Дата выдачи дубликата: | _______________________________ |
| Пометка: Дубликат | |
| QR‑код: (сканировать для проверки подлинности) | |
Все записи в дубликате делаются тем же шрифтом и в том же порядке, что и в оригинале. При внесении новых записей (например, после повторного трудоустройства) используется та же форма, что и в оригинальной книжке.
Скачать образец дубликата (DOCX)
Особенности заполнения
8.1 Смена фамилии (имени, отчества)
Если работник изменил ФИО после получения оригинала, в дубликате указывается новое ФИО, а в строке «Примечание» делается запись: «ФИО изменено с … на … согласно документу …». При этом в разделе «Сведения о работе» сохраняются прежние записи без изменений.
8.2 Переименование организации
При изменении названия работодателя (например, после слияния) в дубликате в колонке «Наименование организации» указывается новое название, а в примечании фиксируется: «Организация переименована с … в …, приказ № … от …». При этом даты начала и окончания работы остаются прежними.
8.3 Внесение сведений о прежнем месте работы
Если работник до поступления в текущую организацию уже имел трудовой стаж, в дубликате в разделе «Сведения о работе» вносятся записи о прежних местах работы в том же порядке, что и в оригинале. При этом указывается «Работодатель (прежний)» и соответствующие даты.
8.4 Заполнение раздела «Общий стаж»
В новой форме общий стаж рассчитывается автоматически с помощью QR‑кода, однако в дубликате необходимо вписать суммарный стаж в годах, месяцах и днях, указав «по состоянию на …» (дата заполнения).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить дубликат, если оригинал находится в архиве организации?
- Да. Работодатель обязан выдать дубликат, даже если оригинал хранится в архиве. При этом в заявлении следует указать, что оригинал находится в архиве, и приложить справку из архива.
- Сколько стоит дубликат трудовой книжки?
- По закону дубликат выдаётся бесплатно. Платные услуги могут быть предложены только в случае, если работник обращается в стороннюю организацию (например, нотариуса) для заверения копий.
- Можно ли получить дубликат в электронном виде?
- С 2026 года в некоторых регионах вводится электронный реестр трудовых книжек. Однако официально дубликат в бумажном виде остаётся обязательным документом.
- Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?
- В таком случае работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд. По закону отказ без законных оснований считается нарушением трудового законодательства.
- Можно ли оформить дубликат, если оригинал был утерян более года назад?
- Срок утраты не ограничивает право на дубликат. Главное – предоставить подтверждающие документы (справку о потере, заявление).
Получение дубликата трудовой книжки нового образца в 2026 году – процесс, регулируемый чёткими нормативными актами. Работник имеет право на бесплатную выдачу дубликата в течение пяти рабочих дней после подачи полного пакета документов. Важно правильно оформить заявление и собрать все необходимые подтверждения (паспорт, справка о потере, документы об изменении ФИО или переименовании организации). Приведённые выше образцы заявлений и дубликата помогут быстро и без ошибок пройти весь процесс.
Дата актуализации статьи: