Дубликат трудовой книжки, это официальный документ, который полностью повторяет содержание потерянного или испорченного оригинала, отражая весь рабочий путь гражданина. Оформление дубликата — процедура не ежедневная, с которой кадровики сталкиваются нечасто, поэтому она часто вызывает вопросы. В данной статье мы подробно разберем все этапы и нюансы этого процесса.
В каких случаях выдается дубликат?
Необходимость в оформлении дубликата возникает в двух основных ситуациях:
- Утрата трудовой книжки (потеря работником или работодателем).
- Порча бланка, при которой записи стали нечитаемыми или документ пришел в негодность.
Важно отметить, что порядок оформления дубликата при утрате книжки по вине работника и по вине работодателя — един. Разница заключается лишь в том, кто несет финансовые расходы на покупку нового бланка (если виноват работодатель, то он и оплачивает бланк).
Кто обязан восстанавливать документ?
Согласно законодательству, после увольнения восстанавливать данные обязан работодатель по последнему месту работы заявителя. Именно к нему должен обратиться сотрудник с просьбой о выдаче дубликата.
Пошаговый алгоритм оформления дубликата
Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь следующего алгоритма действий:
- Получение заявления от работника. Работник должен написать заявление с просьбой выдать дубликат. В нем указываются реквизиты работодателя, сведения о работнике и причина, по которой запрашивается документ (утрата, порча).
- Сбор сведений о рабочем стаже. Это самый трудоемкий этап. Кадровику необходимо собрать подтверждающие документы.
- Издание приказа о выдаче. На основании заявления издается приказ о выдаче дубликата.
- Заполнение нового бланка. Для оформления используется утвержденная форма — чистый бланк трудовой книжки.
- Учет дубликата. Сведения о дубликате с указанием серии и номера необходимо внести в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (согласно п. 40 Порядка).
Подтверждающие документы
Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами. К ним относятся:
- Справки с прежних мест работы;
- Выписки из архивов;
- Копии приказов о приеме на работу и увольнении;
- Распоряжения и иные документы.
Правила внесения записей в дубликат
Общие требования к оформлению дубликата точно такие же, как и к оригиналу документа. Однако есть свои специфические правила:
Оформление ьного листа
Открыв новый бланк, в первую очередь проставьте на ьном листе запись «Дубликат». Далее заполняются сведения о работнике на основании его паспорта и документа об образовании.
Внесение сведений о стаже
При выдаче дубликата работнику, для которого это место работы не первое, перед внесением конкретных записей о работодателях в графе 3 раздела «Сведения о работе» в первую очередь вносят запись об общем стаже работы.
Общий стаж работы записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, расписывается по конкретным периодам работы у каждого работодателя.
Если сведения неполные
Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют или указаны не полностью (к примеру, не указано основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, которые известны (п. 29 Правил). Недостающую информацию не нужно додумывать или вписывать со слов работника.
Оформление дубликата трудовой книжки — процесс ответственный, требующий строгого соблюдения нормативных актов. Главное правило, опираться исключительно на документальные подтверждения стажа. Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы легко найдете на любом профильном сайте, однако всегда помните, что общие требования к его оформлению идентичны требованиям к заполнению оригинала документа.