Трудовая книжка – важный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. При её утере‚ порче или утрате необходимо оформить дубликат. Ниже представлена подробная памятка для кадровиков и сотрудников‚ которая поможет избежать ошибок и ускорить процесс восстановления.

Нормативная база

• Статья 65 ТК РФ – право работника на получение дубликата трудовой книжки.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 320н от ).
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/10/2‑8235 – уточнения по оформлению дубликата.
• Федеральный закон от № 274‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части внедрения электронных трудовых книжек» (переходный период завершён с ).

Когда требуется дубликат?

Дубликат оформляется в следующих случаях:

1. Утрата оригинальной трудовой книжки (потеря‚ кража).
2. Порча документа (вода‚ огонь‚ механическое повреждение).
3. Нечитаемость записей из‑за износа.
4. Смена фамилии‚ имени‚ отчества – при необходимости внесения изменений в основной документ.

Кто оформляет дубликат?

Оформлением дубликата занимается работодатель (кадровая служба‚ отдел кадров или уполномоченное лицо) по месту последней записи в трудовой книжке. Если работник уволен‚ дубликат выдаёт последнее место работы‚ где была сделана последняя запись.

Пошаговая инструкция по оформлению дубликата

Шаг 1. Приём заявления от работника

Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата. Заявление может быть составлено в свободной форме‚ но должно содержать:

• ФИО полностью;
• Должность и структурное подразделение;
• Причину отсутствия оригинала (утратил‚ пришла в негодность и т.д.);
• Просьбу о выдаче дубликата трудовой книжки;
• Дата и подпись заявителя.

Пример заявления:

Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑конструктор
Подразделение: отдел проектирования
Заявление
Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с её утратой (потеря документа ).
Подпись: __________

Шаг 2. Сбор сведения о трудовом стаже

Кадровик запрашивает у работника:

• Копии трудовых договоров‚ приказов о приёме/увольнении‚ справок о периодах работы;
• Выписки из пенсионного фонда (СЗВ‑М‚ СЗВ‑Стаж) при наличии;
• Если оригинал трудовой книжки частично сохранился – скан или фотография сохраняемых страниц.

На основе этих данных формируется трудовая история‚ которая будет перенесена в дубликат.

Шаг 3. Издание приказа о выдаче дубликата

На основании заявления и собранных сведений издаётся приказ руководителя организации (пример формы):

Приказ № ___ от «___» __________ 2026 г.
О выдаче дубликата трудовой книжки

На основании заявления работника Иванова И.И. от и в соответствии со ст. 65 ТК РФ‚
Приказываю:
Выдать дубликат трудовой книжки работнику Иванову Ивану Ивановичу.
Ответственному за ведение трудовых книжек – специалисту отдела кадров Петрову С.С. – оформить дубликат согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н).
Контроль исполнения возложить на начальника отдела кадров Сидорову А.В.
Директор __________ /И.О. Фамилия/

Шаг 4. Заполнение бланка дубликата

Для заполнения используется официальный бланк трудовой книжки (форма ТД‑2). Важно соблюсти следующие требования:

1. На первой странице‚ в правом верхнем углу‚ сделать запись «Дубликат» (п. 31 Правил).
2. Заполнить ьный лист данными о работнике‚ актуальными на дату выдачи дубликата (ФИО‚ дата рождения‚ профессия‚ образование).
3. Внести сведения о всех местах работы‚ начиная с первой записи‚ согласно трудовой истории‚ собранной на шаге 2. Каждая запись оформляется как в обычной трудовой книжке: дата приёма‚ должность‚ отдел‚ основание (приказ №‚ дата)‚ дата увольнения и основание.
4. После последней записи поставить подпись уполномоченного лица (кадровика) и печать организации.
5. Если имеется скан оригинальной книжки‚ его можно приложть к личному делу работника для контроля.

Шаг 5. Оплата государственной пошлины (при необходимости)

Согласно действующему законодательству‚ выдача дубликата трудовой книжки не облагается госпошлиной‚ если документ выдаётся работодателем. Пошлина может потребоваться только при обращении в государственные архивы или МФЦ для восстановления утерянных записей‚ что редко применяется на практике.

Шаг 6. Вручение дубликата работнику

Дубликат вручается под расписку. В личной карточке сотрудника делается отметка о выдаче дубликата с указанием номера приказа и даты.

Особенности оформления дубликата в период перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С года в России завершён переходный период по внедрению ЭТК; Тем не менее:

• Если у работника ведётся одновременно бумажная и электронная трудовая книжка‚ дубликат выдаётся только на бумажном носителе (по требованию сотрудника).
• При отсутствии бумажного оригинала‚ но наличии ЭТК‚ работник может запросить выписку из ЭТК (форма СЗВ‑ТД) вместо дубликата бумажной книжки.
• Кадровик должен проверить актуальность данных в ЭТК и‚ при необходимости‚ синхронизировать их с бумажным дубликатом.

Возможность подачи заявления через Госуслуги

На момент мая 2026 года прямая услуга «Выдача дубликата трудовой книжки» через портал Госуслуги не предоставляется. Однако через личный кабинет на Госуслугах можно:

• Запросить выписку из электронной трудовой книжки (СЗВ‑ТД);
• Получить справку о стаже в Пенсионном фонде;
• Направить запрос в архив организации (если работодатель ликвидирован) для восстановления записей.

Для получения бумажного дубликата необходимо обращаться непосредственно к работодателю или в архив бывшего работодателя.

Что делать‚ если работодатель ликвидирован?

Если организация‚ где была сделана последняя запись‚ прекратила działalność:

1. Сотрудник обращается в территориальный орган Пенсионного фонда РФ с запросом о предоставлении выписки из лицевого счёта (СЗВ‑М).
2. При наличии архива организации (например‚ в региональном архиве) можно запросить копию приказа о приёме/увольнении и трудовой книжки.
3. На основании полученных документов новый работодатель (или государственная служба) оформляет дубликат трудовой книжки.

Советы по избежанию ошибок

• Всегда делайте отметку «Дубликат» на первой странице – это обязательное требование Порядка.
• Проверяйте соответствие данных в дубликате с информацией в электронной трудовой книжке (если она ведётся).
• Храните копии всех использованных документов (заявление‚ приказы‚ выписки) в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
• При заполнении трудовой стажи используйте только чёрную синюю пасту; исправления не допускаются – ошибочную запись следует зачёркнуть одной линией и написать правильную сверху‚ указав «Исправлено доверенно».
• Обязательно получите расписку от работника о получении дубликата и сохраните её в деле.

Оформление дубликата трудовой книжки – процедура‚ регламентированная законодательством и требующая внимательности от кадровой службы. Следуя представленному алгоритму‚ собирая полные сведения о трудовом стаже и соблюдая оформление ьного листа и записей‚ вы сможете восстановить документ без ошибок и задержек. Не забывайте о взаимодействии с электронной системой трудовых книжек и о возможности использования выписок из ЭТК в качестве альтернативного подтверждения стажа.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в службу кадров вашей организации или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.