Дубликат трудовой кляссовой (трудовой книжки) может понадобиться сотрудникам при утере оригинала, её повреждении или при необходимости предоставить копию при смене работодателя. Ниже изложены все основные этапы и нюансы оформления дубликата.

Правовая основа

Действующий порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривает запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно работником. Это закреплено в Трудовом кодексе РФ и в Постановлении Правительства, регулирующем форму и порядок ведения трудовых книжек.

Новая форма трудовых книжек

С 1 января 2023 года в России вводятся трудовые книжки изменённого формата. Утверждённый Government decree определяет новые требования к оформлению, а также порядок перехода от старой формы к новой.

Когда требуется дубликат?

Требования к получению дубликата могут возникнуть в следующих случаях:

• Утеря оригинала;
• Повреждение страниц (нечитаемость, порванные листы);
• Необходимость предоставить копию при устройстве в новую организацию;
• Изменение данных (ФИО, место рождения, дата окончания предыдущей работы).

Как правильно запросить информацию у предыдущих работодателей?

Для оформления дубликата необходимо собрать сведения о предыдущей работе. Порядок их получения описан ниже.

Шаги запроса

1. Обращение к предыдущему работодателю – написать запрос в письменной форме (или отправить электронное письмо) с указанием ФИО, периода работы и цели получения данных.
2. Получение подтверждения – работодатель обязан в течение 30 дней предоставить выписку из трудовой книжки или справку о работе.
3. Сохранение документов – копии полученных справок и выписок хранятся в личном деле сотрудника.

Что включить в запрос

• ФИО полностью;
• Дата рождения;
• Период работы (с – по);
• Должность и подразделение;
• Наименование организации;
• Цель получения информации (оформление дубликата).

Процедура выдачи дубликата

После того как собраны все необходимые сведения, сотрудник подаёт пакет документов в отдел кадров или в отдел по работе с персоналом.

Перечень документов

• Заявление о выдаче дубликата;
• Копия паспорта;
• Копии справок/выписок из предыдущих трудовых книжек;
• Квитанция об оплате государственной пошлины (если требуется);
• Документы, подтверждающие основание для выдачи дубликата (например, решение суда о восстановлении утраченного документа).

Выдача

После проверки документов работодатель в течение 10 рабочих дней выдаёт дубликат. В случае электронного формата дубликат может быть отправлен на корпоративный электронный ящик сотрудника.

Электронные трудовые книжки

Современные организации могут вести трудовые книжки как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный вариант имеет несколько преимуществ:

• Быстрый доступ к информации;
• Упрощённое хранение и поиск;
• Снижение риска потери оригинала.

При этом наниматель обязан вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей для отслеживания перемещений документа внутри организации.

Электронный учёт

Министерство труда рассматривает вопрос о ведении книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков в электронном виде. Это позволяет автоматизировать процессы и уменьшить административную нагрузку.

Практические рекомендации

1. Сохраняйте копии – всегда делайте копию оригинала трудовой кляссовой, даже если она ещё не требуется.
2. Регулярно проверяйте актуальность данных – обновляйте сведения о предыдущих местах работы, особенно при смене работодателя.
3. Оформляйте дубликат своевременно – затягивание процедуры может привести к задержкам в устройстве.
4. Следите за изменениями законодательства – новые нормативные акты могут изменить порядок оформления.

Оформление дубликата трудовой кляссовой – это последовательный процесс, требующий соблюдения установленных норм и своевременного предоставления информации от предыдущих работодателей. Правильное оформление позволяет избежать юридических проблем и ускорить процесс трудоустройства в новой организации.

С 2023 года в стране действует новая форма трудовых книжек, а также активно развивается электронный способ их ведения. Следуя рекомендациям выше, сотрудник сможет быстро и без лишних сложностей получить дубликат и продолжить свою профессиональную деятельность.