Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Однако жизненные ситуации бывают разные: документ может потеряться, прийти в негодность из-за порчи или быть залитым жидкостью․ В таких случаях возникает необходимость сделать дубликат трудовой книжки․
В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях выдается дубликат, кто обязан его оформлять, какие документы для этого потребуются и каков пошаговый алгоритм действий․
В каких случаях выдается дубликат?
Согласно действующему законодательству, выдача дубликата трудовой книжки в 2026 году оформляется в трех основных случаях:
- Утрата трудовой книжки работником․ Если сотрудник потерял документ, он имеет право обратиться к работодателю для получения дубликата․
- Повреждение трудовой книжки․ Если документ испорчен (порван, залит, обгорел и т․п․), и записи в нем стали нечитаемыми или документ пришел в негодность․
- Недействительность записей․ Если в трудовую книжку была внесена запись, которая впоследствии признана недействительной (например, запись об увольнении или переводе, признанная незаконной), работник по письменному заявлению получает дубликат, в который вносятся только верные сведения․
Кто обязан делать дубликат?
Закон обязывает работодателей беспрепятственно выдавать дубликат․ Очень важное правило: оформлением дубликата занимается работодатель по последнему месту работы․ Даже если трудовая книжка была утеряна спустя годы после увольнения, бывший сотрудник должен подать заявление именно туда, где он работал последний раз․
Сроки оформления
Работодатель не имеет права затягивать с выдачей документа․ В общем случае, не позднее 15 рабочих дней после получения письменного заявления от работника, работодатель должен выписать другую трудовую книжку (дубликат)․
Пошаговая инструкция по оформлению дубликата
Алгоритм оформления дубликата трудовой книжки состоит из нескольких последовательных шагов․
Шаг 1․ Получение письменного заявления
В первую очередь, работнику необходимо написать заявление о потере или порче трудовой книжки․ Заявление подается в отдел кадров на последнем месте работы․ В заявлении следует указать причину, в соответствии с которой работодатель обязан выдать дубликат (утрата, порча и т․д․)․
Шаг 2․ Сбор подтверждающих документов
Дубликат — это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной․ Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то в раздел «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами․
Для подтверждения стажа могут потребоваться:
- Справки с предыдущих мест работы;
- Выписки из архивов;
- Трудовые договоры и приказы о приеме/увольнении;
- Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (подтверждаются внутренними документами работодателя)․
Шаг 3․ Заполнение дубликата
При заполнении дубликата необходимо соблюдать строгие правила:
- В правом верхнем углу первой страницы (ьного листа) ставится надпись «Дубликат» (или «Дублікат», в зависимости от установленных норм, но чаще используется слово «Дубликат»)․
- ьный лист заполняется актуальными данными о работнике на момент выдачи дубликата․
- В разделе «Сведения о работе» сначала вписывается общий стаж работы до текущего работодателя (на основе собранных справок), а затем вносятся записи о работе и награждениях по последнему месту работы․
Шаг 4․ Пометка на оригинале (при порче)
Если трудовая книжка была не потеряна, а испорчена, и оригинал находится на руках у работодателя, на первой странице поврежденной трудовой книжки делается запись: «Взамен выдан дубликат», указывается серия и номер нового документа․
Шаг 5․ Учет вкладышей
О каждом выданном вкладыше на первой странице (ьном листе) трудовой книжки сверху ставят штамп размером 10х25 мм с надписью «Выдан вкладыш», здесь отмечают серию и номер вкладыша․ В случае каждой последующей его выдачи должен проставляться второй штамп и отмечаться серия и номер нового вкладыша․ Если вкладыши были в утерянной книжке, их номера также фиксируются в дубликате при наличии подтверждающих документов․
Что делать, если трудовую книжку испортил работодатель?
Часто задают вопрос: как заполнить дубликат, если оригинал испортил сам работодатель? В этой ситуации работодатель обязан самостоятельно инициировать оформление дубликата․ Работнику не нужно писать заявление и собирать справки с предыдущих мест работы — все данные обязан восстановить сам работодатель по своим архивам и базам․
Оформление дубликата трудовой книжки — это важная процедура, от которой зависит будущая пенсия и подтверждение стажа сотрудника․ Дубликат трудовой книжки впоследствии может быть представлен работником в органы пенсионного обеспечения․ Поэтому и работнику, и работодателю стоит подойти к процессу максимально ответственно: сохранить все возможные справки и корректно внести данные в новый документ․