Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Однако жизнь непредсказуема: документы могут потеряться, прийти в негодность из-за пожара или наводнения, либо в них могут быть обнаружены недействительные записи. В таких ситуациях оформляется дубликат трудовой книжки.

Дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при его оформлении. В данной инструкции, актуальной на 2026 год, мы подробно разберем все нюансы этой процедуры.

В каких случаях выдается дубликат?

Выдача дубликата трудовой книжки в 2026 году оформляется в трех основных случаях:

1. Утрата трудовой книжки (работником или работодателем).
2. Повреждение документа, делающее его непригодным для дальнейшего использования (например, вследствие чрезвычайного происшествия, пожара, наводнения, или просто от физического износа).
3. Наличие недействительной записи в трудовой книжке (например, записи об увольнении или переводе, признанной недействительной по решению суда или иному основанию).

Кто обязан оформлять дубликат?

Оформление дубликата трудовой книжки, это обязанность работодателя на последнем месте работы. При этом неважно, где именно был утерян или испорчен документ. Работник должен подать заявление по последнему месту работы, и именно этот работодатель обязан выдать дубликат.

Бланки трудовых книжек при оформлении дубликата работодатель оформляет сотрудникам бесплатно. Это правило особенно строго соблюдается, если произошла массовая утрата книжек из-за чрезвычайных происшествий (пожар, наводнение и т.д.), в результате которых трудовые книжки сотрудников были повреждены или утрачены. В таком случае оформляется дубликат на бланке нового образца.

Пошаговая инструкция по оформлению дубликата

Шаг 1. Получение заявления от работника

Процедура начинается с письменного обращения сотрудника. Работник пишет заявление об оформлении новой трудовой книжки (дубликата). В заявлении указывается причина (например, потеря).

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

Для восстановления стажа работнику необходимо предоставить документы, подтверждающие его работу у предыдущих работодателей. Это могут быть:

• Справки с прежних мест работы;
• Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении;
• Справки из государственных архивов;
• Заверенные копии трудовых договоров;
• Выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (из СФР).

Важно: Если трудовая книжка была утрачена по вине работодателя (например, массовая утеря при пожаре), обязанность по сбору подтверждающих документов полностью лежит на работодателе.

Шаг 3. Заполнение ьного листа

На ьном листе дубликата указываются актуальные данные о работнике на момент оформления документа: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия/специальность. В правом верхнем углу ьного листа делается надпись: «Дубликат». О каждом выданном вкладыше на первой странице (ьном листе) также проставляется соответствующая отметка.

Шаг 4. Внесение записей о стаже (Особенности заполнения)

Особенности заполнения дубликата строго регламентированы. Согласно правилам (в т.ч. материалам КонсультантПлюс):

В графе 3 раздела «Сведения о работе» сначала вносится запись об общем стаже работы. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Пример записи: «Общий непрерывный трудовой стаж работы составляет 12 лет 5 месяцев 15 дней».

После этого общий трудовой стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. То есть, ниже суммарной записи, в хронологическом порядке вносятся записи о каждом месте работы, подтвержденном документами. В графе 2 указываются даты приема и увольнения, а в графе 3, наименование работодателя и должность сотрудника. В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (справка, приказ и т.д.).

Сроки оформления дубликата

Для выдачи документа установлены определенные сроки. Работодатель обязан оформить дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Если требуется запросить документы от других работодателей или из архивов, этот срок может быть увеличен на время почтовой пересылки и ожидания ответов, но кадровику следует предпринять все возможные меры для соблюдения 15-дневного периода.

Заверенная копия трудовой книжки vs. Дубликат

Часто работники путают дубликат и заверенную копию трудовой книжки. Это разные документы:

• Заверенная копия — это просто ксерокопия всех страниц текущей трудовой книжки, заверенная подписью работодателя и печатью. В 2026 году заверенная копия трудовой книжки передается работнику под роспись. Она действует до 30 дней (в то время как нотариальная версия не имеет ограничений). При внесении новой записи в оригинал копия подлежит обновлению.
• Дубликат — это самостоятельный новый документ, полностью заменяющий утерянную или испорченную трудовую книжку. Он имеет бессрочный срок действия.

Оформление дубликата трудовой книжки, ответственная процедура, требующая от кадровика внимательности и знания нормативной базы. Главное правило при заполнении — сначала указать общий стаж суммарно, а затем детализировать его по каждому подтвержденному документами месту работы. Используя наглядные примеры и образцы заполнения 2026 года, а также опираясь на данную инструкцию, вы сможете без ошибок восстановить трудовую историю сотрудника и соблюсти все требования трудового законодательства.