Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Потеря, порча или уничтожение оригинала требуют оформления дубликата. Ниже подробно описан порядок получения дубликата, правовые нормы, необходимые документы и правила заполнения.

Правовые основы

Оформление и хранение трудовых книжек регулируется:

• Постановлением Правительства РФ от 19 мая 2021 г. № 302н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Трудовым кодексом РФ (ст. 65, ст. 66);
• Приказом Минтруда РФ от 5 апреля 2021 г. № 322н «Об утверждении формы трудовой книжки».

С 1 сентября 2021 г. дубликат оформляется без создания комиссии, если дело не относится к массовой утрате книжек в результате чрезвычайных ситуаций.

Кто имеет право на дубликат

1. Работник, у которого утрачена, повреждена или уничтожена оригинальная трудовая книжка;
2. Работник, у которого заверенная копия книжки (нотариально заверенная) признана недействительной;
3. Уволенный работник, обратившийся к последнему работодателю в течение шести месяцев после увольнения.

Порядок подачи заявления

Для получения дубликата работник должен:

1. Подать письменное заявление работодателю (или в отдел кадров) о выдаче дубликата трудовой книжки;
2. Приложить к заявлению необходимые документы (см. ниже);
3. Если работник уже не работает в организации, обратиться к последнему работодателю в течение 6 мес. после увольнения.

Требуемый пакет документов

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки

Заполнение дубликата полностью повторяет порядок заполнения оригинала. Основные графы:

5.1 ьный лист

• Наименование организации‑работодателя;
• ФИО работника;
• Дата рождения, место рождения;
• Серия и номер дубликата (проставляются в журнале «Трудовые книжки»).

5.2 Раздел «Сведения о работе»

Заполняется в том же порядке, что и в оригинале:

1. Графа 2 – дата приёма на работу.
2. Графа 3 – наименование предприятия, цех (отдел), должность. Если работник уже имел стаж до поступления в данную организацию, в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже, подтверждённом документами (приказы, справки).
3. При необходимости в графу 3 могут быть внесены сведения о работе по совместительству или совмещению профессий – по желанию работника.
4. Графа 4 – дата увольнения (если применимо).

5.3 Сведения о награждении и поощрении

Если на последнем месте работы работнику были присвоены награды, они вносятся в дубликат в разделе «Сведения о работе» в той же графе, где они были записаны в оригинале.

5.4 Примечание о массовой утрате

В случае массовой утраты трудовых книжек (пожар, наводнение и т.п.) создаётся комиссия в соответствии с пунктом 33 Правил. Дубликаты выдаются после её решения.

Сроки выдачи дубликата

• Работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней со дня получения полного пакета документов.
• Если дубликат оформляется в рамках массовой утраты, срок может быть продлён до 30 календарных дней – решение комиссии.

Особые случаи

7.1 Утрата дубликата после его получения

Если дубликат был выдан, но впоследствии утерян, работник обязан вновь подать заявление и предоставить те же документы, что и при первом оформлении.

7.2 Оформление дубликата при совместительстве

Сведения о совместительстве вносятся в дубликат только по желанию работника и при наличии подтверждающих документов (договор совместительства, приказ).

7.3 Оформление дубликата для иностранных граждан

Для иностранных работников дополнительно требуется копия миграционной карты и, при необходимости, перевод документов на русский язык.

Образец заполнения ьного листа

Трудовая книжка (дубликат)
Организация‑работодатель: ООО «Пример»,
ИНН 1234567890, ОКПО 987654321.
Ф.И.О. работника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: г., место рождения: г. Москва
Серия и номер: 01 1234567
Дата выдачи дубликата: г.
Подпись работодателя: ____________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить дубликат без заявления?

Нет. По закону дубликат выдаётся только по письменному заявлению работника.

Какие штрафы предусмотрены за отказ работодателя выдать дубликат?

Работодатель, отказывающийся без уважительных причин, может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа до 5 000 рублей.

Можно ли оформить дубликат в ПФР?

Пенсионный фонд не выдаёт дубликаты трудовой книжки, но предоставляет справку о трудовом стаже, которая может быть использована при оформлении дубликата.

Сколько стоит оформление дубликата?

Оформление дубликата бесплатно, если работник предоставляет все необходимые документы.

Оформление дубликата трудовой книжки – процесс, регулируемый чёткими нормативными актами. Ключевые шаги: подача письменного заявления, предоставление паспорта и справки из ПФР, заполнение ьного листа и раздела «Сведения о работе» в соответствии с образцом. Срок выдачи – 5 рабочих дней, а в случае массовой утраты – до 30 дней по решению комиссии. Соблюдая порядок, работник быстро восстановит документ, подтверждающий его трудовой стаж.

Дата актуализации информации: 22 мая 2026 г.