Дубликат трудовой книжки – это официальная копия оригинального документа, выдаваемая работнику в случаях утраты, порчи или когда в трудовой книжке содержится запись, признанная недействительной. Оформление дубликата регулируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также внутренними положениями организаций.

В данной статье подробно рассмотрен порядок подачи заявления на выдачу дубликата трудовой книжки, особенности его заполнения, сроки рассмотрения и требования к внесению записей в дубликат, особенно когда речь идёт о записи, признанной недействительной.

Когда требуется дубликат трудовой книжки?

• Утрата оригинального документа (потеря, кража).
• Порча трудовой книжки, делающая её непригодной для использования.
• Наличие в трудовой книжке записи, которая позже признана недействительной (например, запись об увольнении, отменённой судом или вследствие восстановления на работе).
• Изменение формулировки причины увольнения, требующее корректировки.

В каждом из этих случаев работник имеет право потребовать выдачу дубликата, в котором не будут отражены недействительные или ошибочные записи.

Основания для выдачи дубликата трудовой книжки

Согласно официальным разъяснениям Министерства труда и социальной защиты РБ (см. информация от ), дубликат выдаётся по письменному заявлению работника, если:

1. В трудовой книжке имеется запись об изменении формулировки причины увольнения.
2. У работника, восстановленного на прежней работе, имеется запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанная недействительной.
3. Оригинал трудовой книжки утрачен, испорчен или повреждён.

Наниматель, внесший такие записи, обязан по заявлению выдать дубликат без внесения в него этих записей.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки: образец и порядок заполнения

Заявление является основанием для совершения новых записей в дубликате. Оно должно содержать следующие сведения:

• ФИО работника полностью.
• Должность, структурное подразделение.
• Номер трудовой книжки (если известен).
• Причина выдачи дубликата (утрата, порча, наличие недействительной записи и т.д.).
• Просьба оформить и выдать дубликат трудовой книжки на имя работника.
• Указание желаемого срока выдачи (как правило, не более 15 рабочих дней с даты подачи заявления).
• Дата подачи заявления и подпись работника.

Примерная форма заявления (2025 год)

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, Фамилия Имя Отчество, работающий(ая) в должности _________________ 
в подразделении _________________ организации _________________,
прошу оформить и выдать мне на руки дубликат трудовой книжки 
№ __________ на моё имя не позднее 15 рабочих дней со дня подачи настоящего заявления.

Причина выдачи дубликата: утрата оригинального трудового документа 
(или: наличие записи, признанной недействительной – указать номер и содержание записи).

При наличии двух экземпляров заявления (один остаётся у работника, второй – у нанимателя) на втором экземпляре ставится отметка о получении с указанием даты и подписи уполномоченного лица. Это помогает избежать споров о сроках выдачи дубликата.

Сроки рассмотрения заявления и выдачи дубликата

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и ГАРАНТ (данные от и ), наниматель обязан:

• Принять заявление в день его подачи и зарегистрировать его в журнале incoming документов.
• Проверить основания для выдачи дубликата (наличие оснований, указанных в заявлении).
• Подготовить дубликат трудовой книжки в течение не более 15 рабочих дней с даты регистрации заявления.
• Выдать дубликат работнику под расписку.

Если в течение указанного срока дубликат не выдаётся, работник имеет право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд.

Что должно быть внесено в дубликат трудовой книжки?

При оформлении дубликата наниматель следует общим правилам ведения трудовой книжки:

1. Перенести все записи из оригинальной трудовой книжки, за исключением тех, которые признаны недействительными или ошибочными.
2. В дубликате не делается запись о недействительности документа (закрывающая запись).
3. Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
4. В дубликате указывается, что документ является дубликатом, с указанием номера и даты выдачи.

Пример записи в дубликате:

2024 г. – Принят на работу в ООО «Пример» в качестве инженера по труду.
2025 г. – Переведён на должность старшего инженера (приказ № 45 от ).
2026 г. – Уволен по собственному желанию (приказ № 78 от ). 
Примечание: Запись об увольнении от признана недействительной решением суда от , поэтому в дубликате не отражается.

Особенности внесения записи в дубликат, когда запись признана недействительной

Если в оригинальной трудовой книжке имеется запись, которая позже была признана недействительной (например, запись об увольнении, отменённая вследствие восстановления на работе), то:

• В дубликате эта запись не переносится.
• Вместо неё делается примечание о том, что оригинальная запись признана недействительной, с указанием номера и даты решения суда или иного органа, отменившего запись.
• Все последующие записи (после даты признания недействительной) переносятся без изменений.

Такой подход подтверждается разъяснениями ЦБУиНП Консультант (см. информация от 2026‑05‑16) и обеспечивает соответствие дубликату требованиям трудового законодательства.

Ответственность нанимателя за нарушение порядка выдачи дубликата

Невыдача дубликата в установленные сроки или выдача дубликата с ошибочными записями может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 9.21 КоАП РБ (нарушение трудового законодательства).
• Возмещение ущерба работнику (например, задержка при трудоустройстве из‑за отсутствия документа).
• Принудительное выдачу дубликата по решению трудовой инспекции или суда.

Поэтому важно строго соблюдать порядок приёма заявления, проверки оснований и подготовки дубликата.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – ключевой документ, позволяющий работнику восстановить утраченный или испорченный трудовой стаж, а также избавиться от записей, признанных недействительными. Правильное оформление заявления, соблюдение сроков и корректное перенесение записей в дубликат обеспечивают защиту прав работника и законность действий нанимателя.

Рекомендуем работникам хранить копию поданного заявления, а нанимателям – вести журнал регистрации таких заявлений и контролировать сроки их исполнения.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников Министерства труда и социальной защиты РБ, КонсультантПлюс, ГАРАНТ и актуальных нормативных актов на 21 мая 2026 года.