Важно! С 19 мая 2021 года действуют новые правила ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н). При утере или порче документа оформляется не новая книжка, а дубликат — точная копия оригинала с надписью «Дубликат».
🔴 Ключевое правило:
Невозможно завести новую трудовую книжку вместо утерянной. Даже если сотрудник устраивается на новое место работы и заявляет, что книжка потеряна, работодатель обязан оформить только дубликат, но только на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность.
Кто и когда может получить дубликат?
Дубликат трудовой книжки при утере оформляется по заявлению работника. Однако порядок действий зависит от того, когда и где была утеряна книжка.
Если трудовая книжка утеряна на текущем месте работы
Работник обязан немедленно заявить об утере работодателю (п. 33 Правил ведения трудовых книжек).
- Работодатель (кадровик) на основании внутренних документов организации (приказы о приеме, увольнении, переводе) оформляет дубликат.
- Заполнение начинается с ьного листа по типовому бланку, утвержденному Приказом Минтруда № 320н.
- Все записи в дубликате должны быть подтверждены копиями приказов, выписками из протоколов и другими документами (п. 7.2 Инструкции).
Если трудовая книжка утеряна после увольнения
Работник должен обратиться с заявлением к последнему работодателю, тому, где была внесена последняя запись.
- Последний работодатель обязан оформить дубликат на основании всех имеющихся у него документов о трудовой деятельности работника.
- Если у последнего работодателя документы утеряны, он может запросить сведения у предыдущих работодателей (через архив или напрямую).
📋 Документы, необходимые для оформления дубликата
Для оформления дубликата трудовой книжки при утере работник должен предоставить:
- Письменное заявление с просьбой выдать дубликат трудовой книжки.
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ).
- Квитанция об утере (если есть) или письменное объяснение об обстоятельствах утери.
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность (если они есть у работника): выписки из приказов, справки с места работы, трудовые договоры и т.д.
📝 Как заполняется дубликат трудовой книжки?
Заполнение дубликата регламентировано п. 70 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Раздел «Сведения о работе»
Вносятся все записи из утерянной книжки в том же порядке. Каждая запись должна быть:
- Оформлена по форме, установленной для оригинальной книжки.
- Подкреплена копией соответствующего документа (приказа, распоряжения) с отметкой «Верно» и подписью ответственного лица.
- Пронумерована и подписана работником и представителем работодателя.
ьный лист
Заполняется по образцу, но в графе «Серия и номер» указывается номер дубликата, а внизу страницы ставится отметка: «Дубликат» с подписью и печатью работодателя.
⏱ Сроки оформления дубликата
Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления и всех необходимых документов (п. 33 Правил).
❓ Частые вопросы и ответы
Можно ли оформить новую трудовую книжку, если утеряна старая?
Нет. Новую книжку оформляют только в двух случаях:
- Если человек впервые устраивается на работу.
- Если работник подает заявление об утрате, повреждении или иной утрате документа и одновременно отказывается от восстановления записей (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но это крайне редкая ситуация, так как теряется вся история труда.
Что делать, если последний работодатель не может найти документы?
Работник может самостоятельно запросить выписки из своих личных дел в архивах предыдущих организаций или в Пенсионном фонде (через личный кабинет на сайте ПФР). Эти документы служат основанием для внесения записей в дубликат.
Кто оплачивает изготовление дубликата?
Изготовление дубликата (типографская стоимость бланка) осуществляется за счет работодателя. Работник не должен за это платить.
✅ Алгоритм действий для работника при утере трудовой книжки
- Немедленно заявить об утере работодателю (по месту последней записи).
- Написать заявление о выдаче дубликата.
- Предоставить паспорт и иные имеющиеся документы о трудовой деятельности.
- Получить дубликат в течение 15 рабочих дней.
- Проверить правильность заполнения всех записей в дубликате.
📌 Важные нюансы на 2026 год
- Все записи в дубликате должны быть полностью идентичны записям в оригинальной книжке;
- Если в утерянной книжке были неоформленные или некорректные записи, в дубликат вносятся только те, что подтверждены документами.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) дубликат на бумажном носителе оформляется только по письменному заявлению работника, если он не хочет получать сведения в ЭТК.
Помните: Трудовая книжка — основной документ о трудовом стаже. При утере действуйте быстро, обращайтесь к последнему работодателю и требуйте оформления дубликата в строгом соответствии с законодательством.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Основана на Трудовом кодексе РФ, Правилах ведения трудовых книжек и Инструкции Минтруда России.