Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. К сожалению, жизненные ситуации бывают разные, и этот важный документ может быть утерян, украден или поврежден (например, сожжен или залит водой). В таких случаях на помощь приходит дубликат трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить и выписать дубликат при утере, какие документы для этого потребуются и как выглядит образец заполнения в 2026 году.

В каких случаях выдаеться дубликат?

Выдача дубликата трудовой книжки, это не просто право, а обязанность работодателя согласно ст. 65 ТК РФ. Чаще всего дубликат оформляют в следующих случаях:

• Утеря трудовой книжки самим работником или работодателем;
• Повреждение документа, делающее его непригодным для использования (сожжение, порча водой, обрыв страниц и т.д.);
• Кража документа;
• Выдача дубликата взамен неутраченной книжки (например, при признании записей недействительными из-за массовой ошибки).

Пошаговая инструкция по оформлению дубликата при утере

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю. Если вы работаете, обращаться нужно по последнему месту работы. Если до утери трудовой книжки гражданин больше нигде не работал, то дубликат можно оформить на основании данных, которые есть в его личном деле. В остальных случаях процесс восстановления выглядит так:

Шаг 1. Заявление работника

Сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата. В заявлении обязательно нужно указать причину: описание обстоятельств потери, кражи, сожжения, повреждения и т.д.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж. Если сотрудник работал в других организациях, ему нужно собрать справки, выписки из приказов, копии трудовых договоров или заверенные копии трудовых книжек от предыдущих работодателей. Если документы не сохранились, стаж можно подтвердить через архивы или в судебном порядке.

Шаг 3. Оформление и заполнение дубликата

На основании предоставленных документов работодатель заполняет новый бланк трудовой книжки.

Шаг 4. Выдача документа

Если оформляете дубликат взамен утерянной или утраченной трудовой книжки работающему сотруднику, документ выдайте ему на руки при увольнении. Если сотрудник уже уволен — дубликат выдается сразу после оформления.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

При заполнении дубликата необходимо строго соблюдать установленные правила:

1. Отметка «Дубликат». Самое главное, не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат» в правом верхнем углу ьного листа.
2. Отметка на оригинале. А если дубликат выдается взамен неутраченной книжке (например, при исправлении массовых ошибок), то на оригинале обязательно нужно прописать: «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
3. ьный лист. Заполняется по общим правилам (ФИО, дата рождения, образование, профессия). Дата заполнения ставится текущая.
4. Сведения о стаже. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде общего итога вписывается общий стаж работы до поступления к данному работодателю. Например: «Общий стаж работы составляет 10 лет 5 месяцев 15 дней».
5. Детализация стажа. После общего стажа отдельными строками вносятся сведения о каждом предыдущем месте работы, подтвержденном документами. В графе 4 обязательно указываются наименования, даты и номера документов, на основании которых внесены записи.

Образец заявления работника на выдачу дубликата

Для начала процедуры сотруднику необходимо написать заявление. Вот примерный образец:

Директору ООО «Мебельный дом»
Иванову И.И.
от менеджера Петровой М.В.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с утерей трудовой книжки (порчей/кражей), прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Последняя запись в мою трудовую книжку была внесена ООО «Мебельный дом». Документы, подтверждающие мой предыдущий стаж, прилагаю.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Дубликат заполняется по причине того, что бывшая сотрудница компании обратилась по своему последнему месту работы с заявлением о потере трудовой книжки. Пример заполнения раздела «Сведения о работе»:

• Графа 1: № записи (1)
• Графа 2: Дата (текущая дата внесения записи)
• Графа 3: В разделе «Сведения о работе» первым пунктом вносится запись: «Общий стаж работы составляет 7 лет 3 месяца 20 дней, в т.ч.:»
• Графа 4: Указывается документ, на основании которого внесен общий стаж (например, справки от предыдущих работодателей).

Далее пошагово вносятся данные о каждом предыдущем месте работы, подтвержденном справками.

Сроки оформления

Работодатель обязан оформить дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. При этом работодатель не имеет права требовать от работника сбора справок самостоятельно — кадровик должен сам направить запросы в организации, где ранее трудился сотрудник.

Потеря трудовой книжки — это неприятное, но решаемое событие. Главное правило: не паниковать и своевременно обратиться к работодателю с заявлением. Помните, что на дубликате обязательно должна стоять отметка «Дубликат», а все записи должны подтверждаться официальными документами. Скачивайте и забирайте в работу образцы заполнения трудовой книжки, которые стоит всегда держать под рукой, чтобы избежать ошибок при оформлении.