Трудовая книжка — ключевой документ для подтверждения трудового стажа, необходимого для назначения пенсии, получения социальных выплат и при трудоустройстве. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально меняет порядок их ведения и выдачи дубликатов. Данная статья подробно разбирает, как сегодня получает копию (дубликат) трудовой книжки, какие нюансы связаны с электронным форматом и что делать в случае утери.

Ключевые изменения с 2026 года: электронная трудовая книжка становится основой

С 1 января 2026 года завершается переходный период. Это означает:

• Электронный формат становится основным. Сведения о трудовой деятельности всех работников, принятых на работу с 1 января 2021 года, хранятся исключительно в электронном виде в единой государственной системе (ЕГИС ТК).
• Бумажная трудовая книжка — по заявлению. Работник, принятый на работу после , имеет право получить на руки бумажный документ (выписку из ЭТК), но только если напишет соответствующее заявление об отказе от ведения исключительно электронного формата. Без этого заявления работодатель не обязан выдавать бумажный носитель;
• Для «старых» работников

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Подтвердить факт ведения ЭТК и получить сведения о стаже можно несколькими способами:

1. Через портал «Госуслуги». Получив электронную подпись (ЭЦП), можно заказать и получить выписку из электронной трудовой книжки в формате PDF. Этот документ имеет юридическую силу.
2. Через работодателя. По письменному заявлению работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности (выписку из ЭТК) в письменной форме на бумажном носителе.
3. В органе Пенсионного фонда России (ПФР). В отделении ПФР можно получить официальную выписку из сведений о трудовой деятельности, хранящихся в ЕГИС ТК. Это актуально, если нет доступа к порталу «Госуслуги» или сложности с работодателем.

Порядок получения дубликата (копии) при утере или порче

Процедура зависит от того, каким форматом велась трудовая книжка.

Утеря/порча БУМАЖНОЙ трудовой книжки (для работников, принятых до )

Дубликат выдается работодателем по последнему месту работы (или тем, у которого сохранились сведения о трудовой деятельности).

Шаги:

1. Подача заявления. На имя руководителя организации пишется заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Указываются данные утерянного документа (серия, номер, когда и кем выдан).
2. Оплата госпошлины. За выдачу дубликата взимается госпошлина в размере 1500 рублей (на 2026 год). Квитанция об оплате прилагается к заявлению.
3. Обработка заявления. Работодатель обязан в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления (и предоставления квитанции) выдать дубликат. В дубликате вносятся все сведения из оригинальной книжки на основании имеющихся у работодателя документов (приказов, личных дел).
4. Особенность: Если последний работодатель не имеет сведений о предыдущих местах работы (например, они были в других организациях, которые прекратили деятельность), то дубликат может быть выдан только на основании этих сведений. В таком случае для восстановления полного стажа потребуется обращаться в ПФР или архивы.

Утеря/порча ЭЛЕКТРОННОЙ трудовой книжки (для работников, принятых с )

Физического документа не существует. «Утеря» означает потерю доступа к выписке или сбои в системе. Восстановление происходит иначе.

1. Обращение в ПФР. Это основной орган, который хранит и ведет ЕГИС ТК. Нужно написать заявление о предоставлении выписки из электронной трудовой книжки.
2. Предоставление документов. Паспорт, СНИЛС, возможно, дополнительные документы для идентификации.
3. Получение выписки. ПФР выдает официальную выписку на бумажном носителе (которая являеться аналогом дубликата) или направляет ее в электронном виде (при наличии ЭЦП). Госпошлина за эту услугу не взимается.
4. Через работодателя. Можно также запросить у текущего (или последнего) работодателя выписку из ЭТК. Работодатель обязан ее предоставить.

Как подтвердить стаж, если документы утеряны и дубликат невозможен?

В сложных случаях, когда ни у работодателя, ни в ПФР нет полных сведений, стаж подтверждается иными документами. К ним относятся:

• Справки с места предыдущей работы (если организации еще существуют).
• Выписки из архивов (архивные справки, трудовые книжки, приказы).
• Свидетельства о пенсии (если она уже назначалась).
• Военный билет (для военного времени).
• Документы об образовании (если учеба включалась в стаж).
• Справки о заработке за конкретные периоды.

Все эти документы принимает Пенсионный фонд для установления стажа. Процесс может занять время и требовать самостоятельных запросов в архивы.

Важные выводы и рекомендации

• С 2026 года основной формат — электронный. Если вы начали работать после , у вас, скорее всего, нет бумажной книжки. Ваш «дубликат» — это официальная выписка из ЭТК, которую можно получить через «Госуслуги», работодателя или ПФР.
• Бумажный дубликат выдается только по заявлению и за плату (1500 руб.) владельцам утерянных бумажных книжек (принятым до 2021 года).
• Не откладывайте. При утере бумажной книжки или проблеме с доступом к ЭТК обращайтесь в ПФР или к работодателю как можно скорее. Сохраняйте все квитанции и заявления.
• Проверяйте записи. Получив любую выписку (бумажную или электронную), внимательно проверяйте правильность всех записей: даты, наименования организаций, должности, основания увольнения.