В 2026 году порядок оформления дубликата трудовой книжки в Беларуси изменился. Наниматели и работники должны учитывать новые требования, использовать электронные сервисы и правильно оформить сведения о предыдущей работе. В этой статье собраны все актуальные сведения, подкреплённые официальными источниками.
Почему возникает необходимость в дубликате?
Дубликат трудовой книжки выдаётся в следующих случаях (п. 62 Инструкции по ведению трудовых книжек):
- Утеря оригинала;
- Повреждение документа;
- Требование работодателя о замене (например, при смене реквизитов);
- Прочие обоснованные причины, указанные в заявлении сотрудника.
После выдачи дубликата прежняя книжка возвращается работнику (п. 66 Инструкции). На первой странице прежней книжки делается отметка «Взамен выдан дубликат».
Основные изменения в 2024‑2026 годах
С 4 января 2024 года доступна электронная услуга Фонда по оформлению дубликата трудовой книжки (код 3.25.12). На портале https://platform.gov.by наниматели могут:
- Запросить информацию о трудовой деятельности сотрудника;
- Получить справку от предыдущих работодателей;
- Отправить форму запроса на оформление дубликата.
Начиная с нового года процесс заполнения дубликата состоит из двух этапов:
- Сбор сведений о предыдущей работе (справка от предыдущих нанимателей).
- Заполнение дубликата в соответствии с новыми требованиями.
Что именно нужно внести в раздел «Сведения о работе»
В графе 3 дубликата указывается общий трудовой стаж сотрудника до поступления на текущую должность. Важно помнить, что:
- Не требуется указывать непрерывный стаж – достаточно суммарного периода, подтверждённого документами.
- Стаж рассчитывается по всем документам, подтверждающим работу в предыдущей организации.
- Запись должна быть подтверждена соответствующими справками от предыдущих работодателей.
Пример оформления (по образцу 2020‑го года):
Графа 3: Общий стаж работы до поступления в данную организацию – 5 лет 3 месяца.
Пошаговый алгоритм заполнения дубликата
Шаг 1. Подготовка документации
Необходимы:
- Копия паспорта работника;
- Справка от предыдущего работодателя (период работы, должность, основные обязанности);
- Трудовая книжка (для отметки «Взамен выдан дубликат»);
- Заявление работника о выдаче дубликата.
Шаг 2; Заполнение электронной формы
На портале https://platform.gov.by выбираете раздел «Справочно‑информационные сервисы» → «Оформление дубликата трудовой книжки». Затем заполняете форму запросом информации о трудовой деятельности.
Шаг 3. Оформление в организации‑нанимателе
После получения подтверждения от Фонда наниматель:
- Вносит запись в раздел «Сведения о работе» дубликата;
- Указывает общий стаж, подтверждённый документами;
- Отмечает «Взамен выдан дубликат» на первой странице прежней книжки;
- Возвращает оригинальную книжку работнику.
Шаг 4. Подписание и выдача
После заполнения всех граф дубликат подписывается уполномоченным лицом организации и передаётся работнику.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли указывать непрерывный стаж? – Нет, достаточно суммарного периода, подтверждённого документально.
- Можно ли заполнить дубликат без справок от предыдущих работодателей? – Нет, такие сведения вносятся только по документам, подтверждающим работу.
- Как оформить дубликат, если работник менял несколько мест работы? – В графе 3 указывается общий стаж всех предыдущих мест, а в графе 4 (если предусмотрена) могут быть указаны отдельные периоды и места.
- Какие электронные сервисы доступны? – Через портал https://platform.gov.by можно запросить справку, отправить форму и отследить статус заявки.
Практические рекомендации для нанимателей
- Сохраняйте копии всех справок и подтверждающих документов минимум 5 лет.
- Регулярно проверяйте актуальность данных в электронном кабинете Фонда.
- Обучайте HR‑специалистов новым требованиям и процедурам заполнения.
- При возникновении вопросов обращайтесь в Минтруд или в региональный отдел соцзащиты.
Заполнение дубликата трудовой книжки в Беларуси требует соблюдения новых нормативных требований, использования электронных сервисов и правильного оформления сведений о предыдущей работе. При правильном подходе процесс проходит быстро и без ошибок, а работник получает официально подтверждённый документ, который сохраняет всю необходимую информацию о его профессиональном стаже.
Для более подробного ознакомления с официальными документами рекомендуется посетить сайт Минтруда и социальной защиты РБ: https://mintrud.gov.by.