Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. В ней каждая запись о приёме, переводе, увольнении или ином событии оформляется как отдельная «статья» (пункт) в соответствующем разделе. Иногда у работника оказывается две статьи в трудовой книжке одновременно – например, при оформлении дубликата, при наличии нескольких трудовых договоров или при ведении книжки на двух языках. Ниже подробно рассмотрены причины возникновения таких ситуаций, правовые основания и порядок действий для работодателя и сотрудника.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 77 (правила внесения записей).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 58н от ).
• Правила ведения трудовых книжек на двух языках – п. 6 Правил (возможность ведения на русском и языке республики).

Когда возникают две статьи в трудовой книжке?

Оформление дубликата трудовой книжки

Если оригинальная книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работник может запросить дубликат. По сути дубликат – это копия оригинала, но с отметкой «Дубликат». При выдаче дубликата в новой книжке делается запись:

1. В графе «Сведения о работе» указывается общий трудовой стаж, подтверждённый ранее выданными документами (трудовыми договорами, справками и т.д.).
2. Затем последовательно вносятся все последующие записи о работе, начиная с момента выдачи дубликата.

Таким образом, в дубликате оказывается две статьи: одна – о подтверждённом стаже, другая – о текущем месте работы.

Наличие нескольких трудовых договоров (двух основных мест работы)

Согласно ст. 282 ТК РФ, работник может одновременно иметь несколько трудовых договоров, если это не противоречит режиму работы и не ухудшает условия труда. В таком случае в трудовой книжке делаются две независимые статьи:

• Первая статья – запись о приёме на первую работу (должность, дата, основание – трудовой договор).
• Вторая статья – запись о приёме на вторую работу (аналогично).

При увольнении с одного места работы делаеться соответствующая запись об увольнении, а вторая трудовая деятельность продолжает отражаться в книжке.

Ведение трудовой книжки на двух языках

Если организация расположена на территории республики, имеющей свой государственный язык, трудовая книжка может вестись на двух языках: русском и языке республики. В этом случае каждая запись дублируется:

• Первая статья – запись на русском языке.
• Вторая статья – та же запись на языке республики.

Это не считается ошибкой, а является законным оформлением, предусмотренным п. 6 Правил.

Ошибочное ведение двух книжек у одного работника

Иногда у сотрудника оказывается две оригинальные трудовой книжки (например, одна оставлена дома после «неприятного» увольнения, а другая заведена у нового работодателя). Такая ситуация требует уточнения:

• Работник должен предоставить обе книжки для проверки.
• Кадровая служба определяет, какой документ является основным (обычно тот, в котором есть непрерывный стаж без пробелов).
• Вторая книжка может быть признана дубликатом или аннулирована после оформления официального дубликата.

Правила внесения двух статей в трудовую книжку

При оформлении любой записи (в т.ч. второй статьи) необходимо соблюдать следующие требования:

1. Язык записи – государственный язык РФ (русский). При двуязычном ведении – второй язык по выбору республики.
2. Формат даты – день, месяц, год цифрами (например, ).
3. Наименование организации – полное наименование без сокращений, если иное не предусмотрено внутренними документами.
4. Должность, профессия, специальность – указываются exatamente как в трудовом договоре.
5. Основание записи – ссылка на соответствующий пункт ТК РФ (например, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – увольнение по собственному желанию; п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – перевод).
6. Подпись и печать – подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печать организации.

Практический пример: две статьи при оформлении дубликата

Сотрудник Иванов И.И. потерял трудовую книжку . Обратился к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Кадровая служба выполнила следующие действия:

• Получила от сотрудника справки о предыдущих местах работы (трудовые договоры, выписки из ПФР).
• В новой трудовой книжке сделала запись:

1. Сведения о работе: Общий трудовой стаж – 5 лет 3 месяца (подтверждено справками от по ).
2. Приём на работу: Дата – ; должность – инженер; организация – ООО «ТехноСервис»; основание – трудовой договор № 45 от .

Таким образом, в книжке появились две статьи: первая – о подтверждённом стаже, вторая – о текущем приёме.

Что делать работодателю, если у сотрудника две трудовые книжки?

1. Запросить у сотрудника обе книжки и все подтверждающие документы (трудовые договоры, справки, выписки).
2. Проверить continuity трудового стажа: отсутствие пробелов, корректность дат и оснований.
3. Определить основную книжку (ту, где стаж непрерывный и подтверждён документально).
4. Если вторая книжка является дубликатом – оформить запись о выдаче дубликата в соответствии с п. 5.2 Инструкции № 58.
5. Если вторая книжка содержит достоверные сведения о работе, отсутствующие в первой – перенести недостающие записи в основную книжку, сделав пометку о переносе (например, «Запись перенесена из трудовой книжки № …»).
6. Аннулировать или вернуть сотруднику недействительную книжку под расписку.

Частые вопросы и ответы

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

Да, но только в случаях, предусмотренных законом: дубликат оригинала, ведение на двух языках или наличие нескольких основных мест работы. Любой другой вариант требует уточнения и, как правило, приводит к аннулированию одной из книжек.

Нужно ли ставить отметку «Дубликат»?

Да. При выдаче дубликата в графе «Наименование документа» делается запись «Дубликат трудовой книжки» с указанием даты выдачи и реквизитов организации, выдавшей дубликат.

Как указывать номер части статьи в трудовой книжке?

Номер части статьи указывается цифрами (например, «ч. 1», «п. 5»). Слова «часть», «пункт» пишутся сокращённо, как принято в нормативных актах.

Наличие двух статей в трудовой книжке – явление вполне закономерное и допустимое при соблюдении норм трудового законодательства. Оно возникает при оформлении дубликатов, ведении книжки на двух языках, simultaneous employment или при необходимости подтверждения общего трудового стажа. Работодатель должен внимательно проверять представленные документы, следовать инструкциям по заполнению и обеспечивать корректность каждой записи, чтобы избежать споров при последующем подтверждении трудового стажа или при назначении пенсии.

Соблюдение указанных правил гарантирует, что трудовая книжка останется надёжным документом, отражающим реальную трудовую деятельность гражданина.