Вопрос о возможности оформления и ведения двух трудовых книжек одним работником остается одним из самых обсуждаемых в кадровой практике. Несмотря на активное развитие цифровых сервисов и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ все еще играет важную роль, а путаница в законодательных нормах порождает множество мифов. Разберемся подробно, что говорит закон, какие существуют риски и как действовать работнику и работодателю.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Ключевой момент заключается в том, что законодательство исходит из принципа единой трудовой книжки для каждого гражданина.
Однако, если проанализировать текст закона внимательно, можно заметить важный нюанс: в ТК РФ нет прямого запрета на физическое наличие у человека двух бланков трудовых книжек. Также законодательство не содержит конкретных санкций (штрафов или наказаний) для самого работника, который каким-то образом получил на руки второй бланк.
Позиция экспертов и судов
Несмотря на отсутствие прямого запрета для работника, эксперты в области трудового права (включая издания вроде «Кадровик-практик») сходятся во мнении, что:
- Одновременное ведение двух трудовых книжек законом не предусмотрено.
- Факт владения двумя бланками часто рассматривается не как нарушение закона со стороны гражданина, а как злоупотребление правом.
- Цель введения трудовых книжек — обеспечение достоверного и непрерывного учета стажа. Наличие двух параллельных документов нарушает этот принцип.
Ситуация с совместительством
Часто вопрос о второй трудовой книжке возникает у работников, которые хотят оформить совместительство. Здесь важно помнить главное правило:
Работник имеет право работать по нескольким трудовым договорам, но трудовая книжка должна быть одна.
Согласно статье 66 ТК РФ, по желанию работника запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы. Для этого работнику достаточно предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа или справку), и основной работодатель сделает соответствующую запись.
Оформление второй трудовой книжки специально для того, чтобы там фиксировалось совместительство, является ошибочным действием и создает проблемы в будущем.
Риски и последствия для работника
Хотя прямого штрафа для работника за наличие двух книжек в КоАП РФ нет, последствия могут быть серьезными:
- Проблемы с пенсией. Социальный фонд России (СФР) при назначении пенсии анализирует непрерывность стажа. Наличие двух параллельно ведущихся книжек может вызвать вопросы у пенсионных инспекторов. Периоды, отраженные во «второй» книжке, могут быть не учтены, если будет выявлено дублирование времени или нарушение порядка ведения.
- Необходимость дубликата. Если вторая книжка была заведена взамен утерянной, а первая нашлась, то вторая автоматически становится недействительной. Использование недействительного документа может привести к отказу в подтверждении стажа.
- Сложности при трудоустройстве. Предоставление двух книжек новому работодателю ставит кадровую службу в затруднительное положение. Работодатель обязан убедиться в отсутствии действующего трудового договора в другом месте (для определенных категорий работников) и правильно оформить прием.
Что делать работодателю и кадровику?
Если при приеме на работу сотрудник предоставил две трудовые книжки, кадровому работнику следует действовать алгоритму:
- Выяснить причину. Почему у работника два документа? (Утеря первой, ошибка при выдаче, желание скрыть стаж и т.д.).
- Выбрать основную. Работник должен выбрать одну трудовую книжку, в которой будет вестись запись о новой работе. Обычно выбирается та, где стаж непрерывен или которая была выдана позже взамен утерянной.
- Оформить акт или заявление. Рекомендуется попросить работника написать заявление с указанием, какую именно трудовую книжку он просит использовать для внесения записей, и что он уведомлен об ответственности за достоверность сведений.
- Не вести вторую. Категорически нельзя вносить записи во вторую книжку параллельно с первой. Это нарушит принцип единства документа.
Важно: В письмах СФР и Минтруда (в т.ч. в разъяснениях 2023-2025 годов) подчеркивается, что при наличии сомнений в достоверности стажа, фонд вправе запросить дополнительные архивные справки. Наличие двух книжек лишь усложнит эту процедуру.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и двойной учет
С переходом на электронные трудовые книжки проблема «двух бланков» становится менее актуальной, но не исчезает полностью для тех, кто сохранил бумажный вариант. Все сведения о работе теперь агрегируются в единой базе данных СФР. Попытка «раздвоить» стаж в бумажных документах не скроет информацию от государства, так как отчетность (форма СЗВ-Т, теперь ЕФС-1) подается в электронном виде и привязана к СНИЛС (теперь — номеру застрахованного лица).
- Законодательство РФ не предусматривает возможность ведения двух трудовых книжек одновременно.
- Прямого штрафа для работника за наличие двух бланков нет, но это считается злоупотреблением правом.
- Для работы по совместительству заводить вторую трудовую не нужно — запись вносится в основную по желанию работника.
- При обнаружении двух книжек необходимо выбрать одну основную, а вторую изъять из оборота (или хранить как недействительную до момента утилизации/передачи в архив), чтобы избежать проблем с подтверждением стажа в будущем.
Соблюдение принципа «одна трудовая книжка — один работник» гарантирует защиту прав сотрудника при назначении пенсии и обезопасит работодателя от претензий контролирующих органов.