В современной практике кадрового делопроизводства нередко встречаются ситуации‚ когда у сотрудника на руках оказываются две (а иногда и более) трудовые книжки. Причины могут быть разными: от банальной утери и оформления дубликата‚ который позже нашелся‚ до намеренного сокрытия факта совместительства или желания «начать с чистого листа». С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) проблема только усложнилась. Разберемся‚ как действовать работодателю‚ если работник предъявил две трудовые книжки‚ и как это влияет на расчет стажа.

Причины появления двух трудовых книжек

Ситуация‚ когда у физического лица есть два документа‚ подтверждающих стаж‚ не редкость. Чаще всего это происходит по следующим причинам:

• Утрачена и найдена. Работник потерял трудовую книжку‚ обратился к последнему работодателю за оформлением дубликата‚ а спустя время оригинал нашелся. В итоге на руках остаются оба документа.
• Работа по совместительству. Некоторые сотрудники скрывают от основного работодателя свою деятельность по совместительству и просят завести им новую трудовую книжку у второго работодателя.
• Ошибки предыдущих работодателей. Например‚ кадровик на новом месте не нашел бланк и завел новый‚ хотя старый не был утерян.

Законодательство: можно ли иметь две трудовые книжки?

Согласно трудовому законодательству РФ‚ ведение нескольких трудовых книжек одним работником не предусмотрено. Статья 66 ТК РФ прямо указывает‚ что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. При этом закон не содержит прямого запрета на наличие двух книжек‚ однако их одновременное ведение считается нарушением порядка ведения учета.

Если работник при трудоустройстве предъявляет две бумажные книжки‚ работодатель не имеет права отказать ему в приеме на работу только по этому основанию. Задача кадровика — правильно оформить прием и учесть стаж;

Электронные и бумажные трудовые книжки

С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Как напоминает Социальный фонд России (СФР)‚ электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица‚ которые формируются в единой базе СФР (ранее ПФР) на основании отчетов СЗВ-ТД.

Важно понимать:

1. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено и абсолютно законно‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
2. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там отражена.
3. С появлением ЭТК действует новый порядок записей‚ который несколько облегчает работу кадровиков‚ однако ошибок при передаче данных все равно следует избегать.

Как считать страховой стаж для больничного?

Один из самых частых вопросов: что делать с двумя трудовыми книжками при расчете пособия по временной нетрудоспособности? Ведь от стажа зависит процент оплаты больничного (60%‚ 80% или 100%).

Для определения трудового стажа при оплате больничного нужно учитывать записи всех предъявленных трудовых книжек. Об этом прямо заявляют в Фонде социального страхования (ФСС). Если периоды работы по двум книжкам не пересекаются‚ они просто суммируются. Если же выявляется пересечение (человек физически не мог работать в двух местах одновременно на полную ставку‚ и это не совместительство)‚ стаж за пересекающийся период засчитывается только один раз.

Подтверждение стажа по правилам СФР

В письме от № 09-20/140554 СФР подробно разъяснил порядок подтверждения страхового стажа при представлении работником при трудоустройстве одновременно двух и более трудовых книжек. Ключевые моменты:

• Работодатель обязан принять все предъявленные документы‚ содержащие сведения о стаже.
• Сведения о трудовой деятельности учитываются на основании всех предоставленных бумажных книжек‚ а также выписок из электронной базы СФР.
• Страховой стаж исчисляется в календарном порядке. Периоды работы‚ подтвержденные разными документами‚ складываются.

Что делать кадровику: пошаговая инструкция

Если к вам устраивается сотрудник с двумя трудовыми книжками‚ рекомендуется следующий алгоритм действий:

1. Попросить объяснение. Уточните у работника причину наличия двух документов (утеря‚ совместительство и т.д.).
2. Проверка на совместительство. Убедитесь‚ что пересечения во времени работы не являются скрытым внутренним совместительством или нарушением закона о труде.
3. Прием обеих книжек. Не отказывайте в приеме. Для внесения записи о приеме на работу выберите одну из книжек (как правило‚ ту‚ в которой запись о последнем увольнении или которая содержит более полный/актуальный стаж). Вторая книжка остается на руках у работника для предъявления при необходимости (например‚ для расчета стажа в будущем).
4. Подача отчета СЗВ-ТД. Помните‚ что данные в Социальный фонд подаются только по одному СНИЛС работника. Наличие двух бумажных книжек не означает‚ что нужно подавать двойные отчеты. Электронная база едина для гражданина.

Нюансы с печатями

При работе с бумажными трудовыми книжками часто возникают вопросы об удостоверении записей. Онлайнинспекция труда ранее разъясняла: можно ли при заполнении трудовой книжки ставить печать отдела кадров? Роструд считает‚ что можно. Если в трудовой книжке стоит печать кадровой службы‚ другая печать работодателя (например‚ общая печать организации) не требуется. Главное — чтобы печать заверяла подпись лица‚ ответственного за ведение книжек.

Статистика и тенденции

Переход на ЭТК продолжается. Только за первый квартал 2026 года почти 73 тысячи жителей двух регионов оформили электронные трудовые книжки. Традиционно бумажная трудовая книжка была практически единственным информационным источником‚ свидетельствующим об опыте работы для большинства жителей. Сейчас же цифровизация сводит проблему «двух книжек» на нет: в электронной базе СФР сведения дублироваться не могут‚ так как они привязаны к уникальному СНИЛС гражданина.

Наличие у работника двух трудовых книжек — это не приговор и не повод для штрафа‚ но ситуация требует внимательности. Главное правило для работодателя: учесть стаж по всем представленным документам для корректного расчета больничных и пенсий‚ а отчетность в СФР вести строго по одному СНИЛС. С постепенным переходом на электронный формат документооборота проблема физических дубликатов книжек со временем исчезнет сама собой‚ уступив место надежной и прозрачной цифровой базе данных.