Дата публикации: 23:31:35 (ММ/ДД/ГГГГ ЧЧ:ММ:СС)

Ситуация, когда работник предъявляет две трудов книжки, встречается нечасто, но требует чёткого понимания нормативной базы и практических шагов. Ниже рассмотрены правовые основания, возможные причины появления второго документа и алгоритм действий для работодателя.

Правовая база ведения трудовых книжек

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) гласит, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ГАРАНТ, КонсультантПлюс).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек определён Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» с изменениями и дополнениями (Постановление № 132 от ) (Разъяснение Роструда).
• С действует новый бланк трудовой книжки, утверждённый Приказом Минтруда России от № 320н, однако его применение начинается с (Контур.Экстерн).
• Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) возможен только с согласия работника (Сбербанк, инструкция). При подаче заявления о переходе на ЭТК бумажную трудовую книжку необходимо выдать, сделав в ней запись о подаче заявления («Когда был переход на электронные трудовые книжки»).

Почему у сотрудника может быть две трудовые книжки?

1. Ошибка при оформлении – дубликат был выдан по ошибке (например, при утере первой книжки и последующем восстановлении).
2. Переход на электронный формат – работник получил бумажную книжку до 2021 года, а позже оформил ЭТК и сохранил оба документа.
3. Ведение параллельного учёта – в некоторых организациях практикуется ведение как бумажной, так и электронной версии для внутреннего контроля.
4. Многочисленные места работы – при simultaneous работе по нескольким трудовым договорам могут возникать отдельные книжки (хотя по закону ведётся одна основная книжка).

Действия работодателя при получении двух трудовых книжек

Установить, какой документ является основным

Согласно ст. 66 ТК РФ, основной документ – трудовая книжка установленного образца. Если одна из книжек оформлена до и соответствует старому бланку, а другая – новый бланк или электронная выписка, основной считается тот, который ведётся в соответствии с текущими требованиями («Трудовая книжка на бумаге: инструкция для работодателя»).

Проверить наличие противоречий в записях

Сравнить сведения о приёмах, переводах, увольнениях, наградах и поощрениях. Если расхождения обнаружены, необходимо:

• запросить у сотрудника пояснения;
• при необходимости направить запрос в предыдущие места работы для уточнения данных;
• внести исправления в основную книжку согласно установленному порядку (запись о исправлении делается под подписью ответственного лица и печатью организации).

Оформить переход на электронную трудовую книжку (если требуется)

Если сотрудник желает вести учёт исключительно в электронном виде, необходимо:

1. Получить письменное согласие на переход на ЭТК.
2. Выдать ему бумажную трудовую книжку (если она была оформлена до 2021 года) с записью о подаче заявления на переход («Когда был переход на электронные трудовые книжки»).
3. Обеспечить передачу сведений в Социальный фонд России через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или через ЭТК («С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России»).

Сохранить оба документа в личном деле сотрудника

Даже если одна из книжек признана недействительной, её следует хранить в личном деле работника в течение всего срока хранения трудовых книжек (75 лет) согласно требованиям Постановления № 225.

Особенности электронных и бумажных трудовых книжек в 2025‑2026 гг.

Согласно данным из открытых источников:

• В электронные трудовые книжки планируется включать больше данных (государственные награды, почетные грамоты), которые сейчас присутствуют только в бумажных версиях («В электронные трудовые книжки хотят включать больше данных»).
• В законодательстве пока нет чёткого понятия «электронная трудовая книжка»; она рассматривается как информационная система, а не как точная копия бумажного документа (УБРиР, 2025‑09‑30).
• К началу 2026 года более 73 тысяч жителей Петербурга и Ленобласти оформили ЭТК, что составляет свыше 67 % работающего населения региона («Почти 73 тысячи жителей Петербурга и Ленобласти оформили электронные трудовые книжки с начала 2026 года»).
• В Самарской области более 40 тысяч граждан начали использовать ЭТК в 2026 году («В 2026 году в Самарской области более 40 тысяч граждан начали использовать электронные трудовые книжки»).
• На Украине процесс оцифровки трудовых книжек продолжается до 10 июня 2026 года, после чего бумажные документы сохраняют юридическую силу («До 10 июня в Украине идет оцифровка трудовых книжек»).

Рекомендации для работодателей

1. Вести внутренний реестр сотрудников, указав формат их трудовой книжки (бумажная/электронная).
2. При приёме на работу запрашивать у кандидата информацию о наличии действующей трудовой книжки и согласия на переход на ЭТК.
3. Обеспечить обучение кадровых специалистов новым правилам ведения бланков (Приказ № 320н) и работе с электронными трудовыми книжками.
4. Хранить копии всех трудовых книжек (бумажных и электронных выписок) в защищённом архиве личного дела сотрудника.
5. При выявлении дубликатов проводить внутреннюю проверку и, при необходимости, вносить исправления в основной документ, фиксируя все действия в соответствии с внутренними нормативными актами.

Появление у сотрудника двух трудовых книжек требует внимательного анализа и соблюдения норм ТК РФ, Постановлений Правительства и приказов Минтруда. Основная задача работодателя – определить, какой документ является законным основанием для учёта трудовой деятельности, устранить возможные расхождения и, при желании сотрудника, оформить переход на электронный формат. Следуя предложенному алгоритму, организация minimизирует риски штрафов и обеспечит корректное ведение трудовых книжек в соответствии с актуальным законодательством.