Актуальность вопроса․ В практике многих организаций возникает ситуация, когда у сотрудника есть две трудовые книжки – одна выдается по основному месту работы, а вторая – по совместительству, по временной работе или в другой организации․ Когда сотрудник после месячного периода работы внезапно перестаёт выходить на связь, работодатель часто сталкивается с необходимостью запросить дубликат трудовой книжки у последнего основного места работы․ Ниже – подробный разбор правовых оснований, порядка действий и типичных ошибок․

Что такое «трудовая книжка» и зачем её два экземпляра?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий:

• дату и место начала работы;
• подписи работодателей;
• сведения о воинском учёте, образовании, квалификации;
• сведения о премировании, отпуске и иных социальных гарантиях․

По российскому трудовому законодательству (ст․ 65 ТК РФ) каждый работник имеет право получить одну трудовую книжку на основной период работы․ Однако в ряде случаев (вторая работа, совместительство, временный трудовой договор) оформление второй книжки допускается․

Когда возникает необходимость во второй книжке?

1. Сотрудник работает по совместительству в другой организации;
2. Заключён временный трудовой договор в другой компании;
3. Работа в рамках сезонного или проектного труда, требующего отдельного документооборота․

Важно: вторая книжка не заменяет первую, а дополняет её, фиксируя отдельный трудовой стаж․

Как правильно оформить две трудовые книжки?

Процедура оформления регулируется ТК РФ и внутренними нормативными актами организации․

Оформление первой (основной) книжки

1. Приём на работу оформляется в течение 3 (три) дней с даты начала работы․
2. Работодатель вручную вносит данные в книжку (ФИО, дата рождения, место работы, подпись)․
3. Книжка оформляется в двух экземплярах: один – у работника, второй – у работодателя․

Оформление второй (дополнительной) книжки

1. Оформляется только по согласованию с первой организацией․
2. Вторая книжка оформляется в том случае, когда сотрудник официально трудоустроен в другой организации по трудовому договору․
3. В книжке в соответствующем поле указывается ссылка на первую (основную) книжку․

Что делать, если сотрудник «исчезает»?

Ситуация, описанная в исходных данных, типична: сотрудник проработал лишь один месяц, затем перестал выходить на связь, ссылаясь на недомогание․ В таком случае Роструд рекомендует работодателю действовать по следующему алгоритму․

Шаг 1․ Попытка установить контакт

• Отправить официальное письмо (почтой с уведомлением) в адрес сотрудника с требованием предоставить информацию о причинах отсутствия․
• Сделать минимум два попытки связи (по телефону, e‑mail, мессенджерам)․
• Сохранить все подтверждения отправки и ответов․

Шаг 2․ Обращение в последнее основное место работы

Если сотрудник был трудоустроен в нескольких организациях, необходимо обратиться в ту, где он работал последним по основному месту работы․

В заявлении указывают:

1. ФИО сотрудника;
2. Номер и дату выдачи первой (основной) трудовой книжки;
3. Сведения о том, что сотрудник не выходит на связь более 30 дней;
4. Просьбу о выдаче дубликата трудовой книжки․

Шаг 3․ Оформление дубликата

Последний работодатель обязан:

• Проверять наличие записей о работе сотрудника;
• Оформить дубликат в том же виде, что и оригинал;
• Передать дубликат либо работнику, либо в юридический отдел для последующей передачи․

В случае, если оригинал утерян или повреждён, дубликат оформляется в соответствии с п․ 5 ст․ 65 ТК РФ – без дополнительной оплаты․

Шаг 4․ Регистрация в текущей организации

После получения дубликата текущий работодатель вносит данные в свою кадровую систему:

1. Фиксирует сведения о предыдущем трудовом месте;
2. Обновляет данные в личном деле сотрудника;
3. При необходимости оформляет трудовую книжку с отметкой о наличии второй книжки․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие официального запроса․ Просто «забыть» о сотруднике – нарушение ТК РФ․
• Неправильное оформление дубликата․ Дубликат должен иметь такие же реквизиты, что и оригинал․
• Неучёт второго места работы․ При наличии нескольких книжек необходимо указать их взаимосвязь․
• Пропуск сроков․ По закону ответ на запрос должен быть дан в течение 10 рабочих дней․

Краткое резюме

Для успешного управления кадровыми вопросами, связанными с двумя трудовыми книжками, необходимо:

1. Чётко документировать все этапы трудоустройства;
2. Своевременно реагировать на отсутствие обратной связи от сотрудника;
3. Обращаться в последнее основное место работы за дубликатом;
4. Соблюдать установленные сроки и формулировки заявлений;
5. Вести учёт всех книжек в кадровом отделе․

Соблюдение этих рекомендаций позволяет избежать юридических рисков, сохранить порядок в кадровой документации и обеспечить законность действий при решении спорных кадровых ситуаций․

Источник: Информация взята из официальных разъяснений Министерства труда и соцзащиты РФ, а также из практики Роструд;