В современном мире, где трудовые отношения становятся все более гибкими, ситуация, когда у сотрудника обнаруживаются две трудовые книжки, становится все более распространенной. Хотя формально законодательство РФ не запрещает это, такая ситуация требует внимательного рассмотрения и грамотных действий со стороны работодателя. В данной статье мы подробно рассмотрим причины возникновения двух трудовых книжек, возможные последствия и шаги, которые необходимо предпринять в подобной ситуации.

Причины возникновения двух трудовых книжек

Прежде чем разбираться с последствиями, важно понять, почему у сотрудника может быть две трудовые книжки. Вот наиболее распространенные причины:

• Работа до 2021 года и наличие бумажной и электронной книжек: До введения обязательного перехода на электронные трудовые книжки (с 2021 года), многие организации вели учет труда сотрудников одновременно в бумажном и электронном форматах. Если сотрудник начал работать до 2021 года, у него может быть и бумажная, и электронная трудовая книжка.
• Утеря одной из трудовых книжек: Сотрудник мог потерять одну из трудовых книжек и оформить дубликат, не отказавшись от старой.
• Работа на двух местах: Сотрудник мог начать работать на втором месте, не предупредив об этом предыдущего работодателя и не оформив увольнение.
• Неправильное оформление при приеме на работу: В редких случаях, при приеме на работу, могли ошибочно оформить две трудовые книжки.
• Заведомая подделка: В крайне редких случаях, сотрудник мог намеренно создать вторую трудовую книжку для фальсификации трудового стажа.

Законность ситуации

Важно понимать, что формально в законе нет прямого запрета на то, чтобы у сотрудника были две бумажные трудовые книжки. Однако, согласно Трудовому кодексу РФ, у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую вносятся записи о его трудовой деятельности. Наличие двух трудовых книжек может указывать на нарушение трудового законодательства или на неправомерные действия сотрудника.

Последствия для работодателя

Ситуация с двумя трудовыми книжками может повлечь за собой ряд проблем для работодателя:

• Риск возникновения споров с сотрудником: При увольнении или при оформлении документов на пособия по временной нетрудоспособности или другие выплаты, может возникнуть спор о правильности расчета трудового стажа.
• Нарушение требований законодательства: Хотя прямого запрета нет, наличие двух трудовых книжек может рассматриваться как нарушение порядка ведения учета трудовой деятельности.
• Возможные штрафы: В случае выявления факта фальсификации трудового стажа, работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
• Сложности при взаимодействии с государственными органами: Наличие двух трудовых книжек может затруднить взаимодействие с Социальным фондом России (СФР) и другими государственными органами.

Что делать работодателю?

Если вы обнаружили, что у сотрудника две трудовые книжки, необходимо предпринять следующие шаги:

Провести внутреннее расследование: Узнайте у сотрудника причину наличия двух трудовых книжек. Важно выяснить, как возникла ситуация и какие записи содержатся в каждой из книжек.
Проверить записи в обеих трудовых книжках: Сравните записи в обеих книжках, чтобы выявить возможные расхождения или признаки фальсификации.
Уточнить ситуацию с предыдущим работодателем (если применимо): Если сотрудник работал ранее, необходимо связаться с предыдущим работодателем и уточнить, как была оформлена его трудовая книжка.
Составить письменное уведомление сотруднику: Обяжите сотрудника предоставить объяснения по поводу наличия двух трудовых книжек.
Принять решение о дальнейших действиях: В зависимости от обстоятельств, вы можете принять одно из следующих решений:

• Если причина возникновения двух трудовых книжек понятна и не связана с фальсификацией: Сохраните обе трудовые книжки и используйте записи из обеих книжек для расчета трудового стажа. Убедитесь, что в обеих книжках правильно указаны даты начала и окончания работы.
• Если одна из трудовых книжек является дубликатом, оформленным по ошибке: Аннулируйте дубликат и используйте записи из основной трудовой книжки.
• Если есть признаки фальсификации трудового стажа: Обратитесь в правоохранительные органы.

В случае увольнения: При увольнении сотрудника необходимо предоставить ему обе трудовые книжки (если они у вас есть) и оформить документы в соответствии с законодательством.

Электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все организации обязаны перевести учет труда сотрудников на электронный формат. При этом, можно одновременно использовать электронную и бумажную трудовые книжки, если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Ситуация с двумя трудовыми книжками требует внимательного и ответственного подхода со стороны работодателя. Важно выяснить причину возникновения двух книжек, проверить записи в обеих книжках и принять решение о дальнейших действиях в соответствии с законодательством. Внедрение электронных трудовых книжек упростит процесс учета труда сотрудников и снизит риск возникновения споров и проблем.

Важно: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В случае возникновения сложных ситуаций рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу.