Сегодня всё больше работников сталкиваются с ситуацией, когда у них имеется две трудовые книжки (или одна бумажная и одна электронная). Это может возникать по разным причинам и приводит к определённым юридическим и административным последствиям. В статье рассмотрены основные аспекты проблемы, приведены рекомендации по её решению и приведены актуальные статистические данные за 2023‑2026 годы.

Что такое трудовая книжка и её электронный вариант

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина, его стаж, должности, периоды работы и основания увольнения. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в единой информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР).

• Преимущества ЭТК: мгновенный доступ к данным, отсутствие риска потери документа, упрощённая передача информации между работодателями.
• Недостатки: необходимость доступа к интернету, возможные технические сбои в системе.

Несмотря на переход на электронный формат, многие организации и сотрудники продолжают использовать бумажные книжки, что иногда приводит к дублированию записей.

Почему у человека может быть две трудовые книжки

Основные причины появления двух трудовых книжек:

1. Потеря или повреждение оригинала: сотрудник получает дубликат у работодателя, а старый документ остаётся у него.
2. Переход на электронный формат: при оформлении ЭТК бумажная книжка не сдаётся, а остаётся на руках.
3. Ошибки при оформлении: неправильное внесение данных leads to issuance of a second book with corrected information.
4. Работа у нескольких работодателей одновременно: некоторые сотрудники ведут параллельную трудовую деятельность и получают отдельные книжки от каждого работодателя.
5. Мошеннические действия: подделка или получение второй книжки с целью завышения стажа.

Юридические аспекты и последствия

Наличие двух трудовых книжек само по себе не является нарушением, но может вызвать следующие проблемы:

• Сложности при подтверждении страхового стажа: при приёме на новую работу или назначении пенсии сотруднику может потребоваться предоставить оба документа, что усложняет процесс.
• Риск расхождения данных: если в книжках разные записи о периодах работы, это может привести к спорам с Пенсионным фондом.
• Административные штрафы: работодатель, выдавший дубликат без надлежащего оформления, может быть привлечён к ответственности за нарушение ведения трудовых книжек.
• Подозрения в мошенничестве: при выявлении подделки второй книжки возможны уголовные преследования по статье о мошенничестве.

Согласно письму СФР от № 09-20/140554, при представлении работником при трудоустройстве одновременно двух трудовых книжек необходимо подтверждать страховой стаж по каждому документу, сверяя данные с информацией в единой системе учёта застрахованных лиц.

Как подтвердить страховой стаж при наличии двух книжек

Для избежания недоразумений рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Сверка данных: сравнить записи в обеих книжках (бумажной и электронной) с выпиской из лицевого счёта в СФР.
2. Выбор основного документа: если данные совпадают, можно оставить одну книжку (обычно электронную) как основную, а другуе сдать в отдел кадров работодателя для аннулирования.
3. Внесение исправлений: при обнаружении расхождений обратиться в отдел кадров текущего или предыдущего работодателя для корректировки записей и выдачи исправленного документа.
4. Подача заявления в СФР: при необходимости подтвердить стаж для назначения пенсии подать заявление с приложением обеих книжек и выписки из лицевого счёта.
5. Хранение документов: одну книжку хранить в личном деле, другуе – в архиве работодателя или в электронном виде в личном кабинете на портале Госуслуг.

Практические рекомендации для работников и работодателей

Для работников:

• Регулярно проверять соответствие данных в бумажной и электронной трудовой книжке.
• При утере или повреждении оригинала сразу запрашивать дубликат у текущего работодателя и сдавать старый документ в отдел кадров.
• При переходе на ЭТК уведомить работодателя о необходимости сдачи бумажной книжки для аннулирования.
• Хранить копии всех трудовых книжек в надёжном месте (например, в зашифрованном облачном хранилище).

Для работодателей:

• Вести строгий учёт выдаваемых дубликатов трудовых книжек, фиксируя причины выдачи и даты.
• При получении от сотрудника двух книжек проводить сверку данных и, при необходимости, направлять запрос в СФР для подтверждения стажа.
• Обучать кадровых специалистов правилам работы с электронными трудовыми книжками и процедурам аннулирования бумажных экземпляров.
• При выявлении подделки или мошеннических действий немедленно информировать службу безопасности и правоохранительные органы.

Статистика и тенденции (данные за 2023‑2026 гг.)

Согласно информации СФР, за первый квартал 2026 года почти 73 тысячи жителей двух регионов оформили электронные трудовые книжки. Это свидетельствует о ускоренном переходе на цифровой формат, однако одновременно растёт число случаев, когда у граждан сохраняются обе версии документа.

Ключевые наблюдения:

• Рост числа ЭТК на 12 % квартал к кварталу в 2024‑2026 гг.
• Снижение числа запросов на выдачу дубликатов бумажных книжек на 8 % за тот же период, что указывает на улучшение информирования работников.
• Увеличение числа обращений в СФР по вопросам подтверждения стажа при наличии двух книжек на 15 % в 2025 году, что подчеркивает актуальность проблемы.

Эти данные показывают, что несмотря на успешную цифровизацию, вопрос двойных трудовых книжек остаётся важным и требует внимания как со стороны работников, так и со стороны работодателей и государственных органов.