Ситуация‚ когда у одного сотрудника имеется две (или более) бумажные трудовые книжки‚ до сих пор вызывает много вопросов у бухгалтеров‚ кадровиков и самих работников. В этой статье мы разберем юридические тонкости‚ причины возникновения такой проблемы и алгоритм действий для всех сторон.

Правовая основа: единственность или множественность?

Ключевой нормой является статья 66 Трудового кодекса РФ‚ которая устанавливает‚ что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности. Из этого традиционно выводится принцип единственности этого документа для одного человека.

Однако‚ как нередко бывает в российском праве‚ прямого запрета на владение двумя бумажными книжками в законе нет. Это создает правовую коллизию:

• С позиции ТК РФ: Подразумевается‚ что книжка должна быть одна. Работодатель обязан вести ее на каждого работника.
• С позиции формального закона: Ни один нормативный акт не запрещает физически иметь два документа.

Этот пробел приводит к тому‚ что на практике у людей действительно могут оказаться две книжки‚ и ответственности для гражданина за этот факт не предусмотрено.

Позиция Пенсионного фонда (ПФР)

Ситуация усложняется с точки зрения пенсионного обеспечения. ПФР настаивает на едином документе‚ подтверждающем весь стаж. При предъявлении двух книжек могут возникнуть проблемы с зачетом периодов‚ так как информация будет разрозненной. С 2021 года‚ с внедрением электронных трудовых книжек‚ проблема частично снимается‚ но для тех‚ кто начал работать ранее‚ бумажная версия остается актуальной;

Типичные причины появления двух трудовых книжек

1. Переезд в другой город/регион до 2021 года. Работник теряет старую книжку‚ новый работодатель‚ не имея возможности проверить стаж через ЕГР (как сейчас)‚ оформляет новую. Впоследствии старую находят.
2. Работа по совместительству‚ оформленное некорректно. Если человек устраивался на вторую работу как на основное (что незаконно)‚ у него могли завести вторую книжку‚ и в обеих в одно время будут стоять записи о разных местах работы.
3. Изменение фамилии‚ имени‚ отчества. В прошлом‚ при смене ФИО‚ иногда переоформляли книжку‚ а старую не изымали.
4. Ошибка или халатность кадровиков. Просто по невнимательности могли выдать дубликат‚ не изъяв старый.
5. Двойная запись в книжке старого образца. Существуют случаи‚ когда в одной книжке (двусторонней) записи велись с двух сторон поочередно разными работодателями‚ что внешне могло выглядеть как два отдельных документа.

Риски и последствия для работника

Наличие двух книжек несет для сотрудника серьезные риски:

• Проблемы при трудоустройстве. Новый работодатель‚ обнаружив две книжки‚ может усомниться в достоверности сведений и даже отказать в приеме на работу из-за неясности с трудовой историей.
• Ошибки в расчете стажа. ПФР может не принять периоды‚ отраженные только в одной из книжек‚ что приведет к снижению будущей пенсии.
• Налоговые и страховые риски. Возможны нестыковки в данных‚ переданных в ФНС и ПФР‚ что вызовет запросы и необходимость разбирательств.
• Юридическая неопределенность. При возникновении трудовых споров (например‚ о незаконном увольнении) суд может потребовать подлинник‚ а наличие двух документов усложнит доказывание.

Что должен делать работодатель‚ если работник принес две книжки?

Кадровый специалист или бухгалтер‚ получив от сотрудника два документа‚ действует по следующему алгоритму:

1. Принять оба документа для сверки. Нельзя игнорировать один из них.
2. Провести тщательную сверку записей. Выяснить‚ есть ли периоды‚ отраженные в обеих книжках (дублирование)‚ и периоды‚ которые есть только в одной.
3. Установить приоритетный документ. Как правило‚ приоритет отдается той книжке‚ которая содержит более полную и последовательную запись о трудовой деятельности. Часто это та‚ что велась дольше или имеет штампы и подписи всех предыдущих работодателей.
4. Оформить акт о выявленном факте. Составить служебную записку или акт‚ где зафиксировать: у работника имеются две трудовые книжки (указать их серии и номера)‚ какие записи в них содержатся‚ какая из них признана основной. В акте должны быть подписи работника‚ кадровика и бухгалтера.
5. Внести запись в приоритетную книжку. При приеме на работу в свою организацию запись делается только в одну‚ выбранную как основную. О втором экземпляре делается отметка в акте.
6. Информировать работника. Объяснить ему риски и необходимость в будущем решить вопрос с объединением записей. Рекомендовать обратиться в ПФР или МФЦ для консолидации стажа.
7. Не хранить вторую книжку у себя. После сверки и внесения записи в основную книжку‚ вторую необходимо вернуть работнику под расписку. Хранить ее у работодателя незаконно.

Как работнику объединить записи из двух книжек?

Для легитимации своего стажа работнику необходимо:

1. Обратиться в отделение Пенсионного фонда (ПФР) или МФЦ. Это уполномоченные органы для решения вопроса.
2. Предоставить обе трудовые книжки. Сотрудник ПФР проверит все записи на соответствие данным в страховых свидетельствах (СНИЛС) и архивам.
3. Подготовить заявление. Обычно требуется заявление о внесении сведений о трудовой деятельности или о выдаче дубликата/справки.
4. Получить справку об assimilated стаже. ПФР на основании предоставленных документов формирует справку‚ в которую вносятся все периоды работы из обеих книжек. Эта справка является официальным документом для подтверждения стажа.
5. Возможно‚ потребуется обращение в суд. Если ПФР отказывается принимать записи из одной из книжек (например‚ из-за отсутствия подтверждающих документов у работодателя)‚ может потребоваться судебное решение о признании периода работы.

Важно! После того как ПФР сформирует единую справку‚ на ее основании можно будет оформить новую (дублирующую) трудовую книжку в органе МФЦ‚ куда будут перенесены все записи из обеих старых книжек. Старые документы после этого изымаются.

• Законодательство РФ не запрещает иметь две бумажные трудовые книжки‚ но и не поощряет этого. Принцип единственности документа доминирует в правоприменительной практике.
• Главная опасность — для работника. Две книжки создают «серую зону» в его трудовой истории‚ что грозит потерей стажа и проблемами при трудоустройстве.
• Работодатель не должен игнорировать факт наличия двух книжек. Необходимо провести сверку‚ оформить акт и работать только с одной‚ выбранной как основная‚ информируя сотрудника о рисках.
• Единственный правильный путь — обращение в ПФР/МФЦ. Только эти государственные органы могут легитимно консолидировать данные из двух документов и выдать подтверждающую справку или новую книжку.
• С 2021 года ситуация меняется. Для новых работников ведется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая исключает возможность дублирования. Проблема касается в основном работников‚ принятых до этой даты.