Ситуация, когда у сотрудника одновременно находятся две трудовые книжки, может возникнуть по разным причинам: смена места работы, потеря первой записи, ошибка при оформлении или переход в новую организацию. Главное – правильно разобраться, какие записи являются действительными, и как оформить документацию, чтобы избежать юридических проблем.
Почему может возникнуть двойное оформление
- Смена работодателя без закрытия предыдущей трудовой книжки.
- Потеря или порча первой книги.
- Ошибки в бухгалтерии или кадровом отделе при переносе данных.
- Переход в новую организацию, где требуется оформить электронную трудвую книжку.
Как правильно оформить две трудовые книжки
Ниже изложены шаги, которые помогут разрешить ситуацию в соответствии с Трудовым кодексом РФ и требованиями к электронным трудовым книжкам.
Проверка подлинности каждой книги
- Убедитесь, что обе книги имеют официальные печати и подписи.
- Сравните данные: ФИО, дата рождения, место рождения, сведения о вступивших в трудовые отношения.
- Если одна из книг содержит ошибки или несоответствия, её следует исключить из учёта.
Определение приоритетной записи
Обычно приоритет имеет первая трудовая книжка, в которой указано место и дата начала первой работы. Если первая книга была утеряна, то вторая книга может стать основной, но только после официального подтверждения.
Оформление переноса данных в электронную форму
С 2022 года в России допускается ведение электронных трудовых книжек. При наличии двух бумажных записей необходимо:
- Перевести данные из обеих книг в электронный формат.
- Убедиться, что в электронной книжке отображаются только актуальные сведения.
- Сохранить оригиналы обеих бумажных записей в архиве компании.
Оформление официального акта
Для юридической корректности рекомендуется оформить акт переноса трудовых книжек. В акте указываются:
- Номера и серии обеих книг.
- Дата и место выдачи каждой книги.
- Причины наличия двух записей (потеря, смена работодателя и т.д.).
- Подписи уполномоченных лиц.
Что делать, если одна из книг является электронной
Если одна из записей – электронная трудовая книжка, а другая – бумажная, то:
- Электронная запись считается основной, если она содержит полные сведения о трудовой деятельности.
- Бумажная книга может быть использована в качестве подтверждающего документа, но не должна дублировать данные.
- При необходимости в дальнейшем оформлении новых записей в электронной книжке следует использовать только одну актуальную версию.
Полезные рекомендации для работодателей
Чтобы избежать подобных ситуаций, следуйте этим простым правилам:
- Регулярно проверяйте актуальность данных в трудовых книжках сотрудников.
- При смене работодателя сразу оформите закрытие предыдущей книги и выдачу новой.
- Храните обе версии (бумажную и электронную) в защищённом архиве.
- При возникновении вопросов обращайтесь в Онлайн-инспекцию за консультацией.
Наличие двух трудовых книжек – не критическая проблема, но требует внимательного подхода. Главное – определить, какая запись является основной, правильно оформить перенос данных в электронную форму и зафиксировать процесс официальным документом. Соблюдая эти шаги, вы сможете сохранить юридическую чистоту отношений с сотрудником и избежать возможных проблем при проверках.
Если понадобится более детальная информация о настройке электронных трудовых книжек в вашей программе, см. раздел Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе на сайте Онлайн-инспекции.